Công nghệ ngày càng phát triển thì nhu cầu hệ thống liên lạc thông minh, tiết kiệm, hiệu quả lại trở thành xu thế hàng đầu của nhiều doanh nghiệp hiện đại. Đây cũng là lý do vì sao tổng đài ảo lại được ưa chuộng và dần thay thế cho tổng đài truyền thống. Để hiểu hơn về cách thức hoạt động của tổng đài ảo cũng như cách đăng ký đơn giản cho doanh nghiệp muốn triển khai. Cùng tìm hiểu chi tiết bài viết dưới đây nhé!

Một số thông tin về tổng đài ảo

Tổng đài ảo (Call Center AI) là hệ thống tổng đài hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây nên việc triển khai vô cùng dễ dàng và tiết kiệm vì không phải sử dụng đường dây điện thoại vật lý cũng như lắp đặt phần cứng cồng kềnh, phức tạp. Chỉ cần sử dụng thiết bị hoặc phần mềm có kết nối internet, hệ thống có thể hoạt động giúp người dùng có thể tiếp nhận cuộc gọi hoặc liên hệ tới khách hàng, đối tác mọi lúc, mọi nơi.

Cũng chính vì yếu tố cốt lõi của công nghệ này là việc truyền tải dữ liệu âm thanh qua kết nối internet nên tổng đài ảo cho phép thực hiện nhiều cuộc gọi đồng thời mà không ảnh hưởng tới tính kết nối ổn định cũng như tính bảo mật.

Tổng đài ảo hoạt động như thế nào?

Để có thể dễ dàng hiểu hơn về cách thức hoạt động của tổng đài ảo, bạn cần biết được 4 bước sau đây:

Bước 1 – Thiết lập hệ thống trên nền tảng đám mây (cloud): Có nghĩa là hạ tầng tổng đài được lưu trữ, xử lý toàn bộ trên nền tảng điện toán đám mây. Điều này có thể bỏ nhu cầu về thiết bị phần cứng tại chỗ.

Bước 2 – Sử dụng phần mềm gọi điện (Softphone) hoặc các thiết bị có kết nối internet như IP phone, máy tính, điện thoại để cài đặt tổng đài ảo là đã có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi.

Bước 3 – Gọi đi, tiếp nhận cuộc gọi hay chuyển cuộc gọi đều được thực hiện dễ dàng trên hệ thống tổng đài ảo. Đặc biệt, thông qua đường truyền internet, cuộc gọi có thể được chuyển tiếp đến bất kỳ thiết bị nào, hoặc tới số di động khi không có internet.

Bước 4 – Dễ dàng quản lý, phân tích qua giao diện web nhờ các tính năng lưu trữ cuộc gọi, ghi âm, báo cáo, giúp nhà quản lý đánh giá chính xác hiệu suất của từng nhân viên, đồng thời có thêm chiến lược cài đặt các kịch bản định tuyến thông minh một cách phù hợp nhất.

Như vậy, tổng đài ảo không chỉ cho phép doanh nghiệp sở hữu hệ thống liên lạc, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp mà còn vô cùng tiết kiệm ngay từ chi phí triển khai ban đầu.

Tính năng nổi bật của tổng đài ảo

Không tự nhiên mà tổng đài ảo ngày càng được ưa chuộng và trở thành xu thế liên lạc phổ biến được ứng dụng nhiều trong các doanh nghiệp. Tất cả nằm ở những tính năng vô cùng nổi bật của tổng đài ảo, vừa mang đến trải nghiệm tốt cho khách hàng, vừa tối ưu quy trình vận hành của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thể hiện được sự uy tín và tạo đà phát triển mạnh mẽ trên thị trường.

Một số điện thoại – thực hiện nhiều cuộc gọi

Với tổng đài ảo, chỉ cần một số điện thoại cố định duy nhất, bạn có thể gọi, tiếp nhận cuộc gọi từ nhiều khách hàng cùng lúc. Lợi thế này vô cùng hữu ích trong việc giảm thiểu tình trạng gián đoạn liên lạc và nâng cao hiệu suất làm việc.

Không giới hạn không gian làm việc

Hoạt động trên nền tảng internet nên không chỉ văn phòng, dù nhân viên ở vị trí nào hoặc đang di chuyển vẫn có thể làm việc hiệu quả với khách hàng như tại văn phòng. Tính năng lý tưởng này vô cùng lý tưởng đối với những doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa hoặc nhân viên không thường làm việc cố định tại văn phòng.

Chuyển hướng cuộc gọi thông minh

Đối với tổng đài truyền thống, sẽ khó tránh khỏi tình trạng bỏ lỡ khách hàng khi nhân viên bận. Tuy nhiên, hệ thống tổng đài ảo lại có thể dễ dàng khắc phục được điều này bằng cách chuyển cuộc gọi tự động đến nhân viên khác, thậm chí khi bị mất kết nối internet, hệ thống vẫn có thể xử lý bằng cách chuyển cuộc gọi đến số di động để đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào từ khách hàng.

Ghi âm – báo cáo – lưu trữ chuyên nghiệp

Với tính năng ghi âm và lưu trữ toàn diện lịch sử tương tác, mọi cuộc gọi đều được báo cáo theo thời gian thực. Dựa trên những dữ liệu quý giá từ tổng đài ảo này, doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá chất lượng chăm sóc khách hàng và có chiến lược tối ưu quy trình vận hành tốt hơn.

Tích hợp đa kênh: Voice – SMS – CRM

Tổng đài ảo có thể kết nối hoàn hảo với hệ thống chatbot, CRM, SMS Marketing. Vì thế mà việc đồng bộ dữ liệu khách hàng cũng trở nên đơn giản hơn, tạo điều kiện trong quá trình xây dựng quy trình chăm sóc đa kênh được chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Lợi ích khi sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Chuyển sang ứng dụng tổng đài ảo không đơn thuần chỉ là nâng cấp một công nghệ hiện đại hơn, hợp xu hướng hơn mà còn đáp ứng được nhiều lợi ích thiết thực như:

• Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí lên tới 70% so với tổng đài truyền thống.
• Giảm tải chi phí nhân sự vì không cần thuê nhân viên trực tổng đài cố định.
• Khi có nhu cầu phát triển doanh nghiệp, dễ dàng mở rộng quy mô, chi nhánh.
• Nhờ tốc độ phản hồi nhanh, không gián đoạn liên lạc mà mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng, là yếu tố giữ chân khách hàng lâu dài với doanh nghiệp.

Làm sao để đăng ký dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp?

Chỉ với 3 bước cơ bản, bạn đã có thể đăng ký tổng đài ảo cho doanh nghiệp mình, cụ thể:

• Bước 1: Đăng ký đầu số SIP:Tùy thuộc vào nhu cầu, bạn có thể chọn đầu số 1900, 1800 hoặc đầu số cố định. Đây cũng là đầu số đại diện “gương mặt” thương hiệu của bạn.
• Bước 2: Cài đặt phần mềm / thiết bị: Có thể cài đặt phần mềm Softphone trên điện thoại, máy tính hoặc sử dụng thiết bị IP Phone cho quầy lễ tân, phòng chăm sóc khách hàng hoặc dùng VoIP để tận dụng điện thoại truyền thống sẵn có.
• Bước 3: Sử dụng và vận hành: Sau khi hoàn tất việc đăng ký sẽ cấu hình hệ thống, phân quyền người dùng, định tuyến cuộc hoặc tích hợp CRM nếu cần. Chỉ sau 24 – 48h là hệ thống đã có thể hoạt động.

Mắt Bão One – Đối tác cung cấp dịch vụ tổng đài ảo tin cậy cho mọi doanh nghiệp

Với nhiều năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ Tổng đài ảo, Mắt Bão One luôn là một trong những đơn vị hàng đầu được đánh giá cao vì cung cấp nền tảng hệ thống tổng đài hiện đại, dễ sử dụng, chi phí lại vô cùng linh hoạt, đáp ứng hiệu quả về việc:

• Triển khai hệ thống tổng đài ảo nhanh chóng, chuyên nghiệp
• Luôn hỗ trợ kỹ thuật tận tình 24/7
• Hệ thống tổng đài ảo dễ dàng nâng cấp, mở rộng khi cần
• Tính bảo mật dữ liệu cùng chất lượng cuộc gọi luôn được bảo đảm tốt nhất.

Sự đồng hành của Mắt Bão One cùng nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam trong quá trình chuyển đổi hạ tầng liên lạc, mang lại hiệu quả kinh doanh tối ưu. Lựa chọn dịch vụ tổng đài ảo tại Mắt Bão One hứa hẹn sẽ mang đến giải pháp chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hơn, vận hành linh hoạt hơn.

Do đó, nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống tổng đài ảo tiết kiệm, dễ sử dụng và không kém phần hiện đại, liên hệ ngay đến Mắt Bão One để được tư vấn và trải nghiệm hệ thống tổng đài ảo tiên tiến hàng đầu thị trường hiện nay nhé!