Với sự linh hoạt lại tiết kiệm chi phí, tổng đài VoIP đang dần trở thành xu hướng thiết yếu trong quản trị doanh nghiệp, thay thế các hệ thống điện thoại truyền thống. Để có câu trả lời chính xác về việc nên hay không sử dụng tổng đài VoIP, trước hết hãy cùng tìm hiểu các nội dung được đề cập dưới đây nhé!

Sự khác biệt của tổng đài VoIP

VoIP được biết đến là công nghệ truyền giọng nói qua mạng Internet mà không cần qua các đường dây điện thoại cố định truyền thống. Vì thế mà doanh nghiệp muốn triển khai VoIP cũng không cần phải đầu tư đắt đỏ vào hệ thống cáp đồng mà vẫn đảm bảo việc tiếp nhận, chuyển tiếp cuộc gọi một cách tiện lợi, nhanh chóng thông qua đường truyền Internet.

Không chỉ vậy, VoIP còn có khả năng giúp doanh nghiệp có thể quản lý hoạt động giao tiếp nội bộ cũng như đối ngoại một cách toàn diện nhờ tích hợp nhiều tính năng thông minh như định tuyến cuộc gọi, ghi âm, báo cáo, nhận dạng khách hàng,… Một số lợi thế khác biệt của tổng đài VoIP phải kể đến như:

Tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp

VoIP có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí từ 40 – 70% chi phí liên lạc hàng tháng so với tổng đài truyền thống. Lý do là bởi, tất cả các cuộc gọi nội bộ, dù thuộc chi nhánh nào trên toàn quốc cũng đều được miễn phí hoàn toàn, giảm thiểu chi phí đáng kể các cuộc gọi ngoại mạng vì sử dụng internet thay cho viễn thông. 

Không tốn kém chi phí đầu tư hạ tầng, thiết bị hay phí bảo trì hệ thống vì VoIP hoạt động trên nền tảng đám mây, có thể quản lý từ xa. Đây là một trong những ưu điểm nổi trội khiến VoIP luôn là sự lựa chọn hàng đầu trong việc triển khai hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp.

Tăng tính linh hoạt – làm việc từ bất cứ đâu

Mô hình làm việc từ xa đang ngày càng trở nên phổ biến, chính vì vậy mà rất cần đến một công cụ có thể giao tiếp linh hoạt như VoIP để nhân viên dù ở bất kỳ vị trí nào cũng có thể hoàn thành công việc tư vấn hay chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất như tại văn phòng. Miễn là đảm bảo sử dụng thiết bị có kết nối internet như điện thoại, máy tính,… 

Bên cạnh đó, VoIP còn giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tổng đài, quản trị viên hay nhân sự một cách thuận tiện thông qua giao diện thông qua giao diện web hoặc ứng dụng di động.

Nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng

Không chỉ là công cụ liên lạc đơn thuần, VoIP còn là nền tảng chăm sóc khách hàng thông minh nhờ sở hữu nhiều tính năng hỗ trợ vượt trội như hệ thống phân phối cuộc gọi tự động đến nhân viên phù, bộ phận chuyên trách phù hợp, tính năng CRM giúp ghi nhận lịch sử tương tác, giao dịch và hiển thị thông tin khách hàng khi gọi đến, tính năng ghi âm, phân tích cuộc gọi giúp doanh nghiệp có thể đánh giá chất lượng dịch vụ một cách khách quan, đồng thời là cơ sở để đào tạo nhân viên tốt hơn.

Ngoài ra, không thể bỏ qua tính năng báo cáo trực quan, giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác về mức độ hài lòng, thời gian gọi, tần suất để có được chiến lược cải thiện trải nghiệm khách hàng một cách tốt nhất.

Bảo mật và ổn định – không còn lo mất liên lạc

Với VoIP, mọi dữ liệu, cuộc gọi sẽ được bảo mật cấp cao, không dễ bị đánh cắp hay nghe lén. Đặc biệt, việc sử dụng tổng đài VoIP trên nền tảng đám mây còn giúp duy trì tính kết nối ngay cả khi mất điện cục bộ, dễ dàng sao lưu cũng như khôi phục dữ liệu và cập nhật phần mềm mà không lo ảnh hưởng tới quá trình vận hành.

Tối ưu hiệu suất vận hành nội bộ

Thêm một ưu điểm khiến VoIP càng trở nên quan trọng và cần thiết đối với nhiều doanh nghiệp đó là tối ưu hiệu suất vận hành nội bộ. Điều này thể hiện ở sự kết nối đa nền tảng, giúp cải thiện hiệu quả làm việc giữa các nhân viên, phòng ban thông qua làm việc nhóm, họp online, gọi nhóm, chuyển cuộc gọi nội bộ mà không cần bấm số phức tạp,…

Bên cạnh đó, nhân viên tiếp tân cũng được giảm tải công việc đáng kể nhờ tính năng tạo kịch bản thoại tự động (IVR) và phân loại cuộc gọi thông minh của VoIP.

Dễ dàng triển khai, bảo trì

Không giống với hệ thống tổng đài truyền thống, muốn triển khai hệ thống tổng đài bắt buộc cần phải có kỹ thuật viên lắp đặt, bảo trì. Trong khi đó, hệ thống VoIP được triển khai một cách nhanh chóng với giao diện quản lý đơn giản trực quan, lại dễ dàng tích hợp với các phần mềm thứ 3 như CRM, ERP, phần mềm kế toán… 

Doanh nghiệp nào nên dùng tổng đài VoIP?

Tổng đài VoIP phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp cần đến hệ thống tổng đài để phục vụ công việc. Tuy nhiên, sẽ rất cần thiết đối với những doanh nghiệp trong trường hợp sau đây:

• Doanh nghiệp mới khởi nghiệp muốn sở hữu hệ thống chuyên nghiệp mà vẫn tiết kiệm chi phí.
• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, muốn liên lạc nội bộ xuyên suốt mà không tốn cước.
• Doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa, cần công cụ quản lý liên lạc một cách minh bạch, hiệu quả.
• Doanh nghiệp chuyên về dịch vụ chăm sóc khách hàng, cần thường xuyên đo lường và tối ưu hiệu suất làm việc.
• Doanh nghiệp muốn nâng cấp hệ thống vận hành hiện đại,…

Mắt Bão One – Đối tác triển khai VoIP chuyên nghiệp cho doanh nghiệp Việt

Với kinh nghiệm triển khai tổng đài VoIP cho nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam, Mắt Bão One luôn mang đến sự hài lòng cho các đối tác khách hàng bởi:

• Mắt Bão One luôn tư vấn giải pháp VoIP phù hợp theo quy mô, ngân sách cũng như mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp
• Cam kết triển khai nhanh, hỗ trợ kỹ thuật 24/7 và có chính sách bảo hành dài hạn
• Dễ dàng tích hợp với tổng đài hiện có, phần mềm doanh nghiệp, CRM,…
• Đảm bảo tính bảo mật, hệ thống hoạt động ổn định.

Như vậy, đến đây hẳn bạn đã có câu trả lời về việc doanh nghiệp mình có nên sử dụng tổng đài VoIP rồi chứ ? Có thể thấy, VoIP không chỉ là lựa chọn thông minh mà còn là khoản đầu tư chiến lược trong chăm sóc khách hàng, quản lý nhân sự và tối ưu chi phí, giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như ngày nay.

Do đó, nếu bạn cũng đang quan tâm về hệ thống tổng đài VoIP, hãy để Mắt Bão One đồng hành cùng bạn trong hành trình nâng cấp hệ thống liên lạc và xây dựng doanh nghiệp ngày một phát triển nhé!