Ai cũng biết một công cụ cần thiết trong hỗ trợ tư vấn online chính là hệ thống tổng đài, nhưng không phải ai cũng biết đâu mới là cách để tăng cường chất lượng dịch vụ từ hệ thống đó. Câu trả lời nằm ở tổng đài ảo – “bí kíp” được nhiều doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau lựa chọn nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng. Vậy tổng đài ảo là gì? làm sao có thể giúp tối ưu công tác tư vấn. Hãy cùng Mắt Bão One tìm hiểu ngay nhé!
Vai trò của tổng đài ảo trong hỗ trợ tư vấn
Tổng đài ảo hiện nay đã không còn quá xa lạ với nhiều doanh nghiệp bởi mức độ phổ biến và ứng dụng rộng rãi. Điều này hoàn toàn dễ hiểu khi tổng đài ảo hội tụ nhiều lợi thế, ưu điểm vượt bậc hơn hẳn so với tổng đài truyền thống từ cách vận hành hoạt động đơn giản, tiết kiệm chi phí, có thể sử dụng trên bất kỳ thiết bị thông minh nào chỉ cần kết nối internet cho đến những tính năng nổi bật, thực sự hữu ích phục vụ cho việc nghe, gọi như tính năng: trả lời tự động, ghi âm, hỗ trợ ngôn ngữ, phân phối cuộc gọi, thống kê, báo cáo,…
Trong hỗ trợ tư vấn, ứng dụng tổng đài ảo càng là một lợi thế lớn đối với nhiều doanh nghiệp bởi quy trình tiếp nhận và xử lý yêu cầu tự động hóa nhanh chóng, giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và nâng cao chất lượng dịch vụ rõ rệt. Đặc biệt, sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ AI cùng nhiều tính năng nổi trội từ tổng đài ảo không chỉ mang đến thông tin cần thiết, sự hỗ trợ 24/7 mà còn giảm tải công việc cho nhân viên hỗ trợ hiệu quả nhưng vẫn đảm bảo tạo ra trải nghiệm mượt mà cho khách hàng.
Tổng đài ảo hỗ trợ như thế nào trong tư vấn?
Với ưu thế trên, tổng đài ảo là công cụ đắc lực hỗ trợ những “nhiệm vụ” quan trọng trong tư vấn như:
Tư vấn sản phẩm và dịch vụ
Hầu hết ngành nghề nào cũng cần đến khâu tư vấn sản phẩm và dịch vụ, đặc biệt là những lĩnh vực chiếm thời gian nhiều nhất ở công đoạn này chính là ngành bảo hiểm, bán lẻ, ngân hàng, công nghệ,…
Nếu chỉ ứng dụng hệ thống tổng đài thông thường sẽ khó có thể đáp ứng hết các yêu cầu cần giải đáp từ khách hàng, thậm chí bỏ lỡ khách hàng chỉ vì những lý do chờ đợi, quá tải, nghẽn mạng,…sự cố thường gặp ở tổng đài truyền thống.
Đối với tổng đài ảo thì ngược lại, hệ thống có tính năng phân loại cuộc gọi theo từng nhóm sản phẩm, dịch vụ. Khi khách hàng gọi đến sẽ được chuyển tiếp cho nhân viên, bộ phận chuyên môn phù hợp. Do đó, khách hàng sẽ nhận được thông tin chính xác, kịp thời, đáp ứng được những yêu cầu mà họ cần giải đáp.
Giải quyết các vấn đề kỹ thuật sau bán hàng
Không chỉ hỗ trợ tự vấn, sau khi khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ có vấn đề hoặc sự cố, tổng đài ảo có thể giúp xử lý hiệu quả nhờ tính năng chuyển cuộc gọi đến bộ phận hỗ trợ kỹ thuật, giúp giải quyết vấn đề chính xác, nhanh chóng, hiệu quả.
Tư vấn giáo dục đào tạo
Với những công ty, tổ chức giáo dục, đào tạo sẽ thường có những khóa học, chương trình học và quy trình tuyển sinh cần được phổ cập đến học viên, phụ huynh hay những người quan tâm đến khóa học của trường, trung tâm đào tạo. Cách nhanh nhất giúp tiết kiệm thời gian, công sức, nhân lực, chi phí để thực hiện điều này chính là ứng dụng tổng đài ảo. Công nghệ không chỉ giúp các tổ chức giáo dục tạo sự chuyên nghiệp, ấn tượng tốt với khách hàng mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ hiệu quả.
Những lợi ích của tổng đài ảo trong hỗ trợ tư vấn
Tiết kiệm chi phí, tăng cường dịch vụ 24/7, cải thiện chất lượng dịch vụ, hỗ trợ đa ngôn ngữ, tính linh hoạt dễ dàng mở rộng và tích hợp hiệu quả với công cụ quản lý khách hàng là những lợi ích nổi bật mà tổng đài ảo có được, giúp cho việc hỗ trợ tư vấn trở nên đơn giản, dễ dàng hơn bao giờ hết, cụ thể:
Tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa chiến lược quản lý cuộc gọi
Tiết kiệm chi phí là một trong những lợi ích lớn nhất của tổng đài ảo vì hệ thống tổng đài này chỉ cần kết nối internet ổn định cùng phần mềm quản lý cuộc gọi là đã có thể hoạt động thay vì phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng cũng như phần cứng đắt đỏ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi phí mua sắm, lắp đặt cũng như bảo trì thiết bị hiệu quả, đặc biệt rất hữu ích đối với những doanh nghiệp nhiều chi nhánh hoặc có quy mô lớn luôn phải xử lý lượng lớn cuộc gọi mỗi ngày.
Tăng cường dịch vụ khách hàng 24/7
Đối với những ngành nghề đặc thù cần được hỗ trợ tư vấn nhiều không chỉ trong phạm vi giờ hành chính mà kể cả ngoài khung giờ điển hình như ngành du lịch, bảo hiểm, công nghệ… Doanh nghiệp sẽ khó cạnh tranh được trên thị trường nếu không đảm bảo dịch vụ chất lượng 24/7.
Trong khi đó, yếu tố này hoàn toàn có thể đáp ứng bởi hệ thống tổng đài ảo vì công cụ này có tính năng trả lời tự động, xử lý hiệu quả những yêu cầu cơ bản của khách hàng, đồng thời có chức năng chuyển tiếp đến bộ phận nhân viên chuyên trách khi cần thiết.
Do đó, ngoài việc duy trì hoạt động liên tục, tổng đài ảo còn là hệ thống nghe gọi tuyệt vời, giúp khách hàng hài lòng mọi thời điểm vì có trải nghiệm ngày càng tốt hơn.
Cải thiện cuộc gọi, nâng cao hiệu quả tư vấn
Nhờ hội tụ nhiều tính năng thông minh của quản lý cuộc gọi như ghi âm, lưu trữ, phân phối cuộc gọi thông minh của tổng đài ảo mà các doanh nghiệp có thể theo dõi, quản lý một cách dễ dàng các cuộc gọi tư vấn. Nguồn dữ liệu quan trọng hỗ trợ cho việc phân tích yêu cầu phổ biến của khách hàng, từ đó tối ưu hóa chiến lược chăm sóc khách hàng tốt hơn, đồng thời luôn đảm bảo cung cấp những thông tin giải đáp chính xác, kịp thời.
Hỗ trợ đa ngôn ngữ
Sự phát triển thị trường toàn cầu khiến nhiều doanh nghiệp không chỉ phục vụ khách hàng trong nước mà còn tiến xa hơn ở nhiều quốc gia khác nhau. Chính vì vậy, việc hỗ trợ đa ngôn ngữ vô cùng quan trọng, là yếu tố để doanh nghiệp có thể yên tâm phát triển và mở rộng, tiếp cận nhiều khách hàng quốc tế, mang đến cơ hội kinh doanh lớn mà không lo ngại về vấn đề “rào cản” ngôn ngữ.
Tính linh hoạt, dễ dàng mở rộng
Tính linh hoạt cũng là một lợi thế lớn tổng đài ảo có được, là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp lựa chọn công cụ này thay thế cho một hệ thống tổng đài truyền thống. Đây là điều dễ hiểu bởi khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô hay tăng trưởng cũng sẽ dễ dàng hơn. Bởi lúc này doanh nghiệp chỉ cần thay đổi thiết lập, cấu hình thay vì phải đầu tư, nâng cấp hạ tầng, phần cứng. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà doanh nghiệp cũng sẽ yên tâm không gặp phải những phức tạp liên quan đến hệ thống tổng đài truyền thống.
Dễ dàng tích hợp với các công cụ quản lý khách hàng CRM
Với sự tích hợp cùng phần mềm quản lý khách hàng (CRM), tổng đài ảo góp phần hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ thông tin cuộc gọi cũng như lịch sử tư vấn của khách hàng hiệu quả hơn. Nhờ đó mà việc tra cứu thông tin để cung cấp dịch vụ của nhân viên cũng trở nên dễ dàng hơn. Hơn nữa, tổng đài ảo còn giúp doanh nghiệp đo lường, đánh giá hiệu quả các chiến lược dựa trên báo cáo chi tiết về các cuộc gọi có trên hệ thống để từ đó cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Tóm lại, trong hỗ trợ tư vấn, tổng đài ảo là công cụ vô cùng cần thiết giúp cải thiện quy trình tư vấn, nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng. Một yếu tố vô cùng quan trọng để doanh nghiệp nâng cao tính cạnh tranh và là cơ sở để phát triển trong môi trường kinh doanh hiện đại.
Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
Tham khảo:
