Khác với tổng đài truyền thống, tổng đài IP được vận hành trên nền tảng đám mây nên không chỉ tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu mà còn mang lại hiệu quả cao trong quá trình vận hành bởi tính linh hoạt và dễ mở rộng. Vậy lắp đặt tổng đài IP cần chuẩn bị những gì? Cùng đi tìm đáp án qua nội dung sau đây nhé!
Cần chuẩn bị gì để lắp đặt tổng đài IP?
Để hệ thống tổng đài có thể truyền tải tất cả các cuộc gọi, đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, cần chuẩn bị những thiết bị sau:
Tổng đài điện thoại IP và thiết bị đầu cuối
Có thể chuẩn bị điện thoại bàn IP hoặc Softphone ( điện thoại mềm) được cài đặt trên máy tính hoặc thiết bị điện thoại di động. Tiếp theo đó không thể thiếu tai nghe, phụ kiện để hỗ trợ cho nhân viên trong việc tư vấn, chăm sóc khách hàng. Nếu cần, có thể chuẩn bị thêm Switch mạng PoE (nếu cần) để thông qua cổng mạng có thể cấp nguồn trực tiếp cho điện thoại IP.
Bộ chuyển đổi Gateway
Một thiết bị quan trọng đảm nhiệm vai trò kết nối trung gian giữa tổng đài IP và mạng nội bộ phải kể đến bộ chuyển đổi Gateway. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tích hợp hệ thống điện thoại analog cũ vào hệ thống IP mới nếu cần.
Dây cáp mạng chất lượng
Dây cáp mạng chất lượng cũng là thiết bị cần thiết nên chuẩn bị để đảm bảo sự kết nối giữa các thiết bị với hệ thống tổng đài cũng như hệ thống mạng LAN được ổn định nhất.
Phần mềm Softphone
Đây là phần mềm vô cùng hữu ích và cần thiết đối với công ty có đội ngũ thường xuyên làm việc từ xa. Bởi với phần mềm Softphone này, doanh nghiệp có thể cài ở bất kỳ thiết bị máy móc nào có kết nối internet như laptop, điện thoại thông minh,… là đã có thể làm việc với khách hàng từ xa nhưng mang lại hiệu quả như tại văn phòng.
Hệ thống mạng tốc độ cao
Cần chuẩn bị băng thông tối thiểu từ 10Mbps trở lên và router, modem chất lượng để đảm bảo độ trễ thấp, giúp cuộc gọi luôn hoạt động ổn định, không bị gián đoạn.
Đối với tổng đài IP phần cứng
Với doanh nghiệp lựa chọn phương án lắp đặt tổng đài IP tại chỗ, cần chuẩn bị thêm:
- Máy chủ tổng đài IP: Vì đây là bộ não giúp xử lý toàn bộ cuộc gọi, ghi âm, quản lý người dùng, báo cáo…
- Máy chủ lưu trữ dự phòng để đảm bảo mọi dữ liệu cuộc gọi luôn được sao lưu đầy đủ cũng như cấu hình hệ thống khi có sự cố kỹ thuật.
- Hệ thống điện dự phòng để đảm bảo hệ thống không bị gián đoạn cuộc gọi khi gặp phải sự cố mất điện đột ngột.
- Chuẩn bị đường truyền internet chuyên dụng, không chia sẻ băng thông với các thiết bị khác để đảm bảo về tính ổn định của đường truyền.
Đối với tổng đài IP Cloud
Đối với tổng đài IP trên nền tảng đám mây hay còn gọi là một dạng tổng đài ảo hiện đang là lựa chọn phổ biến bởi tính linh hoạt vì không cần đầu tư hạ tầng cũng như máy chủ tại chỗ. Để có thể triển khai hệ thống tổng đài này, chỉ cần:
Máy chủ lưu trữ Cloud: Thông thường, dịch vụ này sẽ được cung cấp bởi nhà cung cấp tổng đài ảo và có ưu điểm nổi trội là có thể truy cập mọi nơi cùng độ bảo mật cao.
Thiết bị đầu cuối: Một số thiết bị có kết nối internet như điện thoại IP, điện thoại di động, laptop sẽ được kết nối trực tiếp với hệ thống tổng đài ảo.
Thiết bị hỗ trợ và đường truyền Internet ổn định để đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục, kể cả khi có sự cố về mạng.
Lợi ích khi lắp đặt tổng đài IP Cloud
Một số lợi ích điển hình khi lắp đặt tổng đài IP phải kể đến như:
Tiết kiệm chi phí: Vì được miễn phí hoàn toàn các cuộc gọi nội bộ, dù là giữa các chi nhánh ở xa, các cuộc gọi liên tỉnh, quốc tế cũng “nhẹ phí” hơn rất nhiều so với mạng điện thoại cố định truyền thống.
Dễ dàng mở rộng: Khi muốn mở rộng quy mô, chi nhánh, doanh nghiệp không cần kéo dây mới mà vẫn dễ dàng mở rộng chỉ trong vài phút. Do đó vô cùng phù hợp với nhiều doanh nghiệp quy mô lớn nhỏ khác nhau.
Quản lý và trích xuất dữ liệu dễ dàng: Hệ thống có giao diện web trực quan, thao tác dễ, có đầy đủ tính năng thống kê, ghi âm, xuất báo cáo theo thời gian thực.
Tích hợp CRM, chăm sóc khách hàng: Chính vì việc kết nối với các phần mềm quản lý khách hàng, website, chatbot một cách dễ dàng nên có thể hỗ trợ việc chăm sóc khách hàng, telesales của nhân viên tư vấn nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Làm việc từ xa hiệu quả: Với tổng đài ảo, dù ở bất kỳ đâu, nhân viên cũng có thể tiếp nhận cuộc gọi và tư vấn khách hàng tại laptop hoặc điện thoại cá nhân.
Đâu là đơn vị triển khai uy tín cần lựa chọn?
Trước thực trạng có nhiều đơn vị cung cấp giải pháp tổng đài IP. Thế nhưng, để đảm bảo quá trình sử dụng hệ thống ổn định, vận hành dễ dàng và luôn được hỗ trợ kịp thời, bạn có thể đặt niềm tin đến Mắt Bão One, một nhà cung cấp uy tín được lòng rất nhiều đối tác, khách hàng bởi mang đến giải pháp lắp đặt tổng đài IP với nhiều ưu thế nổi trội như:
- Hạ tầng mạnh, có tính bảo mật cao
- Chi phí triển khai vô cùng hợp lý
- Luôn sẵn sàng hỗ trợ dịch vụ một cách tận tâm, nhanh chóng
- Có nhiều chính sách ưu đãi hấp dẫn cho khách hàng khi triển khai hệ thống liên lạc
Tóm lại, chỉ cần chuẩn bị kỹ lưỡng về thiết bị, mạng lưới, việc lắp đặt tổng đài IP sẽ không quá phức tạp, nhất là khi bạn “chọn mặt gửi vàng” đúng địa chỉ cung cấp dịch vụ chất lượng, việc triển khai hệ thống tổng đài ảo sẽ không chỉ tối ưu hiệu quả vận hành mà còn tiết kiệm chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng hiệu quả.
Nếu bạn cũng đang quan tâm đến giải pháp tổng đài IP Cloud chuyên nghiệp nhưng không kém phần linh hoạt và tiết kiệm, hãy liên hệ với Mắt Bão One ngay hôm nay để được tư vấn tận tình nhất.
