Với nhiều tính năng thông minh, linh hoạt lại tiết kiệm chi phí, lợi ích tổng đài ảo dường như đã trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp “săn đón”nhất hiện nay. Theo đó, “vũ khí bí mật” này đã mang đến vô vàn lợi ích đột phá, giúp thay thế hoàn toàn công cụ truyền thống trước đây. Cùng tìm hiểu rõ hơn về thông tin này qua bài viết dưới đây nhé.

Lợi ích vượt trội từ tổng đài ảo Ai so với tổng đài truyền thống

Đối với những doanh nghiệp luôn quan tâm đến các giải pháp tối ưu trong việc chăm sóc khách hàng, cũng như tối giản “bộ máy” nhân sự mà vẫn mang đến hiệu quả cao thì không còn xa lạ với dịch vụ tổng đài ảo Ai. Đây là công cụ được sử dụng trên nền tảng điện toán đám mây, không cần lắp đặt các thiết bị cồng kềnh mà vẫn đảm bảo tính kết nối mọi lúc mọi nơi với khách hàng, chỉ cần có Internet cùng các thiết bị điện thoại, laptop,…

Những lợi thế này không chỉ nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng mà còn tối ưu chi phí hiệu quả. Đó cũng chính là lý do khiến nhiều doanh nghiệp chuyển dần từ việc sử dụng tổng đài truyền thống với chi phí đắt đỏ sang tổng đài Ai vô cùng tiện lợi lại không kém phần chuyên nghiệp, vừa quản lý được cuộc gọi, vừa quản lý được sale và khách hàng, cụ thể:

Giảm tối đa chi phí vận hành

Thay vì phải bỏ ra quá nhiều chi phí lắp đặt cồng kềnh hay đầu tư vào cơ sở hạ tầng viễn thông để đi dây rườm rà. Với tổng đài ảo AI, doanh nghiệp chỉ cần dùng smartphone hoặc máy tính là đã có thể sử dụng được phần mềm.

Không chỉ dễ dàng tiện lợi trong việc lắp đặt, chi phí vận hành của tổng đài ảo cũng vô cùng tiết kiệm khi cước phí gọi quốc tế khá thấp, còn gọi nội mạng thì hoàn toàn miễn phí, có thể tiết kiệm hơn 50% so với cước gọi điện thông thường.

Thêm một điểm nữa chỉ có ở Tổng Đài Ảo Ai chính là yếu tố tối ưu nhân sự và không tốn phí bảo dưỡng hay bảo trì thiết bị.

Không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào của khách hàng

Nếu dùng đổng đài truyền thống, khi số lượng cuộc gọi ngày càng nhiều và cùng lúc, sẽ khó tránh khỏi tình trạng bị bỏ sót khách hàng do máy bận hoặc nghẽn đường truyền.

Tuy nhiên, tổng đài ảo Ai thì lại khác, với tính năng chuyển tiếp cuộc gọi đến đúng bộ phận liên quan, số lượng cuộc gọi cùng lúc sẽ không bị giới hạn nên việc bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng là điều khó có thể xảy ra.

Đặc biệt với tổng đài ảo, dù ở đâu, chỉ cần sử dụng phương tiện điện tử như điện thoại, laptop, PC,… có internet là đều có thể truy cập nghe gọi trên ứng dụng Softphone ngoài văn phòng.

Do đó, việc báo cáo, thống kê cuộc gọi, quản lý đội ngũ telesale hay nghe lại ghi âm cuộc gọi để nâng cao chất lượng dịch vụ cũng đều trở nên dễ dàng.

Đặc biệt, hệ thống tổng đài ảo có tính chất mở nên dễ dàng tích hợp thêm nhiều tính năng vô cùng đơn giản, nhanh chóng mà lại không tốn phí. Doanh nghiệp có thể chuyển dời hệ thống bất cứ đâu nhưng vẫn đảm bảo giữ nguyên đầu số, không làm gián đoạn cuộc gọi.

Tiết kiệm thời gian vận hành

Do hệ thống tổng đài ảo có sẵn CRM quản lý khách hàng, vì thế mà mọi cuộc gọi đều được chuyển qua CRM để lưu trữ thông tin cũng như phân bổ cho nhân sự sale một cách nhanh chóng. Đồng thời hệ thống này còn đảm bảo mọi cuộc gọi đều được chuyển tiếp thông minh cho nhân viên mà không qua tổng đài chăm sóc, vì thế mà mọi phản hồi khách hàng đều được xử lý nhanh, gọn, chính xác.

Có thể thấy, tính tự động của hệ thống giúp cho doanh nghiệp có thể giảm về mặt thuê nhân sự nhưng vẫn đáp ứng được cuộc gọi ra cho hàng trăm khách hàng cùng lúc trong thời gian ngắn.

Tham khảo:

• Bảng Giá Tổng Đài Ảo Tại Mắt Bão One
• Tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp nhanh chóng, tiết kiệm chi phí

Lợi ích tổng đài ảo Ai từ tính năng nổi bật của phần mềm 

Nhiều “bộ máy” doanh nghiệp vận hành trơn tru, đạt được nhiều kết quả đột phá trong quá trình chăm sóc khách hàng phải kể đến những tính năng tiên tiến, vượt trội của tổng đài ảo Ai như sau:

Không giới hạn khi mở rộng máy nhánh

Đối với những doanh nghiệp muốn phát triển và mở ra nhiều hoạt động kinh doanh với nhiều chi nhánh thuộc những vùng miền khác nhau thì việc mở rộng thêm máy nhánh là điều vô cùng cần thiết. Khi sử dụng hệ thống tổng đài ảo, doanh nghiệp sẽ không cần quá lo lắng về điều kiện mở rộng máy nhánh hay chi phí phát sinh vì tổng đài ảo Ai hỗ trợ việc này vô cùng đơn giản với chi phí rất thấp.

Trả lời tự động (IVR) – Điều hướng cuộc gọi thông minh

Có phải đối với nhiều doanh nghiệp lớn, khi bạn gọi đến sẽ được nghe những thông điệp chào mừng đến với công ty, sau đó hướng dẫn bạn nhấn phím số để gặp bộ phận mình muốn gặp không? Đây cũng chính là tính năng trả lời tự động của Tổng Đài Ảo nhằm mục đích tránh tình trạng khách gọi không được hoặc gặp trục trặc gì đó.

Với tổng đài ảo, bên cạnh lời chào có sẵn, doanh nghiệp cũng có thể tạo cho mình bất kỳ kịch bản nào ví dụ gặp tổng đài viên nào, giải đáp thắc mắc nào, chuyển đến máy nhánh liên quan nào,… Điều này sẽ giúp cho quá trình chăm sóc khách hàng trở nên chủ động và chuyên nghiệp hơn.

Đặc biệt, sau khâu trả lời tự động, tổng đài ảo sẽ điều hướng cuộc gọi đến sale gần nhất và đến đúng bộ phận chuyên môn để tiếp nhận, xử lý thông tin, chia máy nhánh để khách hàng bấm phím gặp trực tiếp.

Nhạc chờ doanh nghiệp (Music on Hold)

Thay vì những tiếng “tút tút” nhàm chán từ điện thoại, thì doanh nghiệp có thể phát nhạc chờ quảng cáo hay chương trình khuyến mãi đã được ghi âm sẵn. Đặc biệt, doanh nghiệp cũng có thể cài đặt lịch hẹn thông qua ghi âm để tự động gọi đến thuê bao khách hàng nhằm mục đích xác nhận lịch hẹn hoặc cài đặt bất cứ đoạn phát nào để chăm sóc khách hàng, xác nhận đơn hàng hay lấy ý kiến khách hàng đều vô cùng tiện lợi.

Quản lý khách hàng (CRM Mini)

Việc quản lý khách hàng thông qua tổng đài ảo sẽ vô cùng dễ dàng nhờ tính năng lưu trữ cuộc gọi, thông tin khách hàng, ghi chú số lần gọi. Từ đó nhân viên sẽ hiểu hơn về nhu cầu khách hàng, hỗ trợ cho việc giao tiếp thuận tiện cũng như tăng tỉ lệ chốt sale hơn.

Phễu chăm sóc khách hàng

Phễu chăm sóc khách hàng với công dụng phân loại khách hàng theo thứ tự ưu tiên, ví dụ khách đã ký hợp đồng, chưa ký hợp đồng, đã giới thiệu,… từ đó doanh nghiệp sẽ đưa ra những giải pháp phù hợp hơn trong quá trình làm việc với khách hàng.

Chuyển hướng cuộc gọi vào số di động

Bên cạnh việc điều hướng cuộc gọi thông minh thì một tính năng cực kỳ hữu dụng của tổng đài ảo đó là chuyển hướng cuộc gọi vào máy di động của nhân viên cực nhanh khi toàn bộ máy nhánh không online. Vì vậy, với tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm ngay cả khi sự cố xảy ra với mạng internet  thì vẫn đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào.

Đảo số cuộc gọi ra

Hầu hết các nhà mạng như Viettel, Mobifone, Vinaphone, FPT, CMC,… đều được tổng tài ảo tích hợp các đầu số. Theo đó, bằng cách đảo đầu số tổng đài khác nhau của nhiều nhà mạng để cho ra thành quả chung một nhà mạng với số thuê bao mà doanh nghiệp muốn gọi. Hay nói một cách dễ hiểu hơn, tính năng này “biến” mọi cuộc gọi đều là nội mạng nên giúp cho việc tiết kiệm chi phí cước thoại của doanh nghiệp rất nhiều.

SMS Brandname chăm sóc tự động bằng tin nhắn

Việc doanh nghiệp muốn gửi lời chúc vào mỗi dịp sinh nhật khách hàng hay gửi lời cảm ơn hoặc gửi thông tin khuyến mãi đến khách hàng,… là cách làm khá phổ biến và vô cùng hiệu quả, giúp doanh nghiệp có thể giữ mối quan hệ với khách hàng lâu bền. Tuy nhiên, thay vì soạn từng tin, gửi bằng tay cho từng khách hàng sẽ rất mất thời gian, công sức thì ngày nay doanh nghiệp có thể sử dụng tổng đài ảo để thay thế tất cả những điều đó.

Ghi âm cuộc gọi – báo cáo theo thời gian thực

Tính năng ghi âm cuộc gọi sẽ giúp cho doanh nghiệp thấu hiểu khách hàng hơn, từ đó cải thiện chất lượng chăm sóc của nhân viên cũng như nâng cao chất lượng dịch vụ ngày một tốt hơn.

Bên cạnh đó, mọi cuộc gọi cũng đều được lưu trữ và báo cáo thời gian thực, từ đó giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ hơn, dễ dàng báo cáo chi phí hàng tháng hoặc đối soát hay xuất hóa đơn và quản lý từ sale cho đến telesale một cách thông minh và vô cùng tiện lợi.

Quản lý giám sát nhân viên

Bằng cách nghe lại các file ghi âm cuộc gọi, truy xuất báo cáo hiệu suất làm việc từ phía nhân viên, quản lý có thể dễ dàng nắm bắt thông tin cả khách hàng lẫn nhân viên. Qua đó sẽ đánh giá lại chất lượng dịch vụ chăm sóc của nhân viên đồng thời giúp cho công tác giao việc đến sale hoặc telesale hoàn thành thuận tiện hơn.

Thông qua bài viết trên, có thể thấy lợi ích của tổng đài ảo của các doanh nghiệp hiện nay là không quá khó hiểu. Do đó, trong hành trình xây dựng hệ thống chuyên nghiệp, tiện lợi cũng như tối ưu chi phí, việc trang bị cho mình một thiết bị thông minh như tổng đài ảo là hoàn toàn cần thiết.

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.