Trong triển khai tổng đài ảo, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí ban đầu cho hạ tầng và phần cứng đắt đỏ mà còn tận hưởng nhiều lợi thế mà công nghệ này mang lại, trong đó có tính năng quản lý cuộc gọi. Vậy tổng đài ảo giúp quản lý cuộc gọi hiệu quả như thế nào? Hãy cùng đi lời giải đáp qua những nội dung sau đây.
Một vài thông tin về tổng đài ảo
Đây là hệ thống công nghệ tổng đài được xây dựng và vận hành trên nền tảng điện toán đám mây thay vì phải sử dụng các phần cứng vật lý cồng kềnh mà vẫn đáp ứng được các hoạt động liên lạc như gọi và nhận cuộc gọi, định tuyến, ghi âm, báo cáo,…Tất cả đều được thực hiện và lưu trữ qua internet.
Khác với tổng đài truyền thống, tổng đài ảo chỉ cần có kết nối mạng là người dùng có thể sử dụng ở bất vị trí nào, thậm chí là đang di chuyển. Đặc biệt, tổng đài ảo còn là giải pháp tiết kiệm chi phí, linh hoạt và mở rộng quy mô dễ dàng, cụ thể:
– Tiết kiệm chi phí: Do triển khai tổng đài ảo không yêu cầu đầu tư hệ thống máy móc hay dây cáp phức tạp, đồng thời cũng không cần phải thuê nhân viên kỹ thuật thường trực. Vì vậy mà doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi phí này đáng kể.
– Linh hoạt, mở rộng nhanh chóng: Khi muốn mở rộng quy mô, chi nhánh, doanh nghiệp có thể dễ dàng thêm mới hay loại bỏ số máy nhánh một cách nhanh chóng mà không gặp khó khăn nhiều.
– Làm việc mọi nơi: Như đã chia sẻ, sử dụng tổng đài ảo, nhân viên không nhất thiết phải ngồi tại văn phòng mới có thể làm được việc, dù ở bất kỳ địa điểm nào, nhân viên vẫn có thể làm việc hiệu quả, chỉ cần có kết nối internet.
– Nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng: Tổng đài ảo có lưu lại toàn bộ lịch sử cuộc gọi, ghi âm, mọi cuộc gọi vào và ra được quản lý một cách thống nhất. Chính vì thế mà hiệu quả chăm sóc khách hàng cũng vượt trội hơn.
Tổng đài ảo giúp quản lý cuộc gọi hiệu quả như thế nào?
Sở hữu những tính năng ưu việt, tổng đài ảo quản lý cuộc gọi hiệu quả nhờ:
Tính năng phân phối cuộc gọi thông minh
Với tính năng này, để cuộc gọi được định tuyến đúng nhân viên, đúng bộ phận chuyên trách, doanh nghiệp có thể cài đặt sẵn theo tiêu chí mong muốn như khung giờ làm việc, nhân viên phụ trách, khu vực địa lý, mã vùng, kỹ năng nhân viên. Điều này sẽ tạo lợi thế thuận tiện cho việc kết nối nhanh chóng, giúp tăng sự hài lòng của khách hàng vì loại bỏ được “thời gian chờ” để được tư vấn.
Ghi âm và lưu trữ lịch sử cuộc gọi
Tại nền tảng điện toán đám mây, các cuộc gọi đến hay đi đều được ghi âm, lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra chất lượng chăm sóc khách hàng, xử lý tranh chấp, khiếu nại khi xảy ra. Đồng thời đây còn là dữ liệu quý giá để đào tạo nhân viên mới một cách chuyên nghiệp thực tế hơn và tạo sự minh bạch trong giao tiếp với khách hàng. Yếu tố minh chứng cho một doanh nghiệp uy tín, đáng tin cậy.
Báo cáo chi tiết và phân tích hiệu suất
Tổng đài ảo cung cấp hệ thống báo cáo trực quan, bao gồm số lượng cuộc gọi đến và đi theo thời gian thực, tỷ lệ cuộc gọi bị nhỡ và tỷ lệ nghe máy, thời gian trung bình cho mỗi cuộc gọi cũng như hiệu suất từng nhân viên. Dựa vào điều này, nhà quản lý sẽ có cái nhìn thực tế, đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của đội ngũ và có phương án điều chỉnh nhân sự hay chiến lược chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả hơn.
Hạn chế tối đa cuộc gọi nhỡ
Đây là một trong những tính năng khiến tổng đài ảo luôn được lựa chọn và “săn đón” hàng đầu của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trên thị trường. Sở dĩ tổng đài ảo có thể mang lại được lợi thế này là bởi, công nghệ có tích hợp tính năng trả lời tự động và chuyển tiếp cuộc gọi sang máy nhánh đang trống, đồng thời gửi thông báo cuộc gọi nhỡ qua SMS/email hay lập danh sách gọi lại khách hàng theo thời gian.
Tích hợp với CRM và phần mềm bán hàng
Nhờ sự tích hợp hoàn hảo này mà mọi dữ liệu khách hàng được đồng bộ hiệu quả, giúp nhân viên có thể nhìn thấy ngay thông tin người gọi khi có cuộc gọi đến để dễ dàng tư vấn đúng trọng tâm, phù hợp với nhu cầu, sở thích khách hàng, thúc đẩy hành vi mua hàng nhanh chóng.
Bên cạnh đó, nhân viên cũng có thể ghi chú cuộc gọi vào hồ sơ khách hàng, gửi SMS, email tự động sau cuộc gọi mang lại sự hài lòng cho khách hàng vì tính chu đáo của doanh nghiệp.
Từ những điều này, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc chăm sóc khách hàng một cách cá nhân hóa và tăng khả năng giữ chân khách hàng gắn bó lâu dài cùng doanh nghiệp.
Các ngành nghề nên sử dụng tổng đài ảo
So với tổng đài truyền thống, tổng đài ảo có chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn do không tốn kém vào hạ tầng cùng các thiết bị phần cứng cồng kềnh, khả năng mở rộng cũng dễ dàng hơn, hỗ trợ làm việc từ xa tốt hơn, việc quản lý và báo cáo theo thời gian thực một cách chi tiết hiệu quả, tích hợp sẵn ghi âm, lưu trữ cùng các phần mềm khác như CRM mang lại hiệu quả cao trong chăm sóc khách hàng.
Chính vì thế mà nhiều lĩnh vực, ngành nghề có thể ứng dụng tổng đài ảo mang lại hiệu quả cao trong công việc, chẳng hạn như:
Với doanh nghiệp bán lẻ hay ngành thương mại điện tử: Có thể ứng dụng tổng đài ảo để gọi xác nhận, quản lý đơn hàng và hỗ trợ giao hàng tiện lợi, nhanh chóng.
Với ngành bất động sản: Có thể ứng dụng tổng đài ảo để tư vấn, đồng thời quản lý cuộc gọi của nhân viên kinh doanh dễ dàng hơn.
Với ngành tài chính, ngân hàng: Chăm sóc khách hàng, tư vấn khoản vay, nhắc lịch thanh toán là hạng mục ứng dụng tổng đài ảo vô cùng phù hợp.
Với trung tâm chăm sóc khách hàng: Việc tiếp nhận khiếu nại, tư vấn, đánh giá chất lượng chính xác, hiệu quả hơn nhờ tổng đài ảo.
Với doanh nghiệp SMEs: Tổng đài ảo sẽ là giải pháp linh hoạt, tiết kiệm nhưng không kém phần chuyên nghiệp.
Sở hữu nhiều tính năng vô cùng cần thiết cho doanh nghiệp trong việc quản lý cuộc gọi như lời chào tự động, chuyển máy thông minh, miễn phí gọi nội bộ, softphone & app mobile,… không quá lời khi nói tổng đài ảo chính là “chìa khóa” nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như giữ chân khách hàng hiệu quả.
Vì vậy, nếu bạn cũng đang muốn xây dựng một hệ thống chăm sóc khách hàng một cách linh hoạt nhưng không kém phần chuyên nghiệp và hiệu quả, đừng bỏ qua giải pháp công nghệ vô cùng ưu việt đến từ tổng đài ảo thuộc đơn vị cung cấp Mắt Bão.One nhé!
