Trong ngành du lịch, giải trí, yếu tố “ăn điểm”, nâng cao sự cạnh tranh mạnh mẽ chính là dịch vụ khách hàng. Thế nhưng, muốn đảm bảo dịch vụ khách hàng chất lượng, mang lại sự hài lòng cao nhất cho khách hàng thì lại rất cần đến sự hỗ trợ của công nghệ, và tổng đài ảo là một trong những công cụ được ứng dụng nhiều nhất bởi đáp ứng tiêu chí này.
Tổng đài ảo là gì? Tại sao ngành du lịch, giải trí cần đến dịch vụ tổng đài ảo
Tổng đài ảo (Call Center AI) là hệ thống điện thoại hoạt động dựa trên công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol) cho phép doanh nghiệp tiếp nhận cũng như quản lý những cuộc gọi đến từ khách hàng qua Internet mà không cần các phần cứng cồng kềnh, phức tạp.
Cũng chính vì hoạt động trên điện toán đám mây mà tổng đài ảo có thể vận hành trên nhiều thiết bị khác nhau từ điện thoại, máy tính cho đến tablet, vì thế mà doanh nghiệp không những tối ưu hóa khả năng vận hành mà còn tiết kiệm chi phí hiệu quả.
Chưa hết, nhờ tích hợp các tính năng phân phối cuộc gọi, ghi âm, trả lời tự động, báo cáo, thống kê,…tổng đài ảo còn là giải pháp hữu ích trong ngành du lịch giải trí, giúp các công ty du lịch, khu nghỉ dưỡng, công viên, khách sạn… nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm chi phí vận hành và tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng hiệu quả. Sau đây là một số lý do cụ thể cho thấy sự cần thiết và quan trọng của tổng đài ảo đối với ngành du lịch, giải trí:
Hỗ trợ đặt tour và dịch vụ
Ngành du lịch, giải trí luôn phải thường xuyên tiếp nhận và giải đáp thông tin cho khách hàng về lịch trình chuyến bay, khách sạn, các tour du lịch hay dịch vụ giải trí,… Do đó, rất cần đến hệ thống tổng đài có thể tự động phân phối cuộc gọi đến đúng nhân viên và bộ phận chuyên môn để giúp cho quá trình tư vấn trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
Tổng đài ảo là công cụ có thể đáp ứng được tiêu chí này, đồng thời, hệ thống này còn có thế mạnh kết nối với những phần mềm quản lý đặt chỗ, do đó mà nhân viên có thể cung cấp thông tin tình trạng dịch vụ một cách chính xác nhất.
Hỗ trợ khách hàng trực tiếp tại các điểm đến
Cũng nhờ tính năng chuyển hướng cuộc gọi đến đúng bộ phận phù hợp của tổng đài ảo mà các ngành du lịch, giải trí có thể dễ dàng hỗ trợ khách hàng trực tiếp tại các điểm đến như khu nghỉ dưỡng, công viên giải trí hay khu du lịch,… Cụ thể, khi có vấn đề cần giải đáp thắc mắc tại điểm du lịch, nghỉ dưỡng, khách hàng có thể gọi đến tổng đài ảo để được trợ giúp nhanh chóng, từ đó nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng cho khách hàng.
Xử lý khiếu nại và phản hồi
Những tình huống phát sinh như phản hồi, khiếu nại của khách hàng là điều khó tránh khỏi đối với ngành du lịch, giải trí. Nếu không có sự hỗ trợ của công nghệ, việc giải quyết sẽ trở nên khó khăn hơn, đôi khi còn là nguyên nhân “biến” vấn đề nhỏ thành vấn đề lớn, làm ảnh hưởng tới uy tín của doanh nghiệp.
Trong khi đó, tổng đài ảo với tính năng phân loại cuộc gọi khiếu nại sẽ hỗ trợ chuyển đến đúng bộ phận chuyên nghiệp, giúp xử lý vấn đề nhanh chóng, hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, thêm tính năng ghi âm của cuộc gọi tích hợp vào tổng đài ảo cũng là “căn cứ” chính xác để doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, đánh giá, giúp cho việc cải thiện quy trình khiếu nại được tốt hơn.
Lợi ích của tổng đài ảo trong ngành du lịch giải trí
Chỉ với 3 lý do trên đủ để thấy được tầm quan trọng của tổng đài ảo trong ngành du lịch giải trí, đặc biệt doanh nghiệp sẽ càng thấy tổng đài ảo thực sự cần thiết vì những lợi ích mang lại sau:
Cải thiện dịch vụ khách hàng 24/7
Dù là bất kỳ lĩnh vực nào thì dịch vụ khách hàng luôn là điều cần chú trọng, quan tâm hàng đầu, đôi khi chỉ cần một lý do đơn giản như nghẽn mạng, chưa kịp bắt máy,… cũng khiến khách hàng rời bỏ doanh nghiệp. Đặc biệt, với ngành du lịch, giải trí thì nhu cầu cần hỗ trợ lại càng tăng cao, khách hàng có thể cần được hỗ trợ bất cứ lúc nào, thậm chí là ban đêm hoặc ngày lễ tết.
Nếu không có sự hỗ trợ của tổng đài ảo, doanh nghiệp khó có thể duy trì dịch vụ liên tục 24/7, bởi để đảm bảo duy trì sẽ cần đến một đội ngũ nhân viên lớn có thể trực ca đêm hay làm việc trong những ngày nghỉ.
Thế nhưng, với hệ thống tổng đài ảo, công nghệ này có thể hỗ trợ trả lời tự động và phân phối cuộc gọi thông minh giúp mọi yêu cầu của khách hàng đều được tiếp nhận, hỗ trợ và xử lý kịp thời dù là bất kỳ thời gian nào, kể cả khi không có nhân viên trực.
Giảm chi phí vận hành
Hệ thống tổng đài ảo vận hành trên điện toán đám mây với kết nối internet ổn định nên doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khoản chi phí lớn vì không phải đầu tư vào hạ tầng, phần cứng hay mua sắm, bảo trì thiết bị.
Giải pháp này vô cùng hữu hiệu đối với những công ty trong lĩnh vực du lịch, giải trí với quy mô hoạt động lớn hoặc có nhiều chi nhánh. Nếu không có tổng đài ảo sẽ khó tránh khỏi phải tốn kém cho việc duy trì tổng đài truyền thống.
Tăng cường quản lý cuộc gọi và chăm sóc khách hàng
Đối với ngành du lịch, giải trí có ứng dụng tổng đài ảo, cuộc gọi đến từ khách hàng sẽ được phân loại theo từng nhóm như đặt vé, đặt tour, hỗ trợ kỹ thuật, khiếu nại… Chức năng thông minh này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý cuộc gọi, đồng thời giảm thiểu được tình trạng bỏ sót những cuộc gọi quan trọng, từ đó mang lại sự hài lòng cho khách hàng vì các vấn đề đều được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả.
Hỗ trợ đa ngôn ngữ
Đối tượng khách hàng trong ngành du lịch giải trí không chỉ riêng những người trong nước mà còn thuộc nhiều quốc gia khác nhau. Vì thế, việc hỗ trợ đa ngôn ngữ có trong tổng đài ảo là điều quan trọng để khách hàng dù đến từ đâu cũng có thể được trợ giúp một cách dễ dàng.
Điều này vừa mang đến trải nghiệm tốt cho khách hàng, vừa là cơ hội để doanh nghiệp mở rộng kinh doanh, giúp cho lĩnh vực du lịch giải trí ngày càng được biết đến rộng rãi và phát triển mạnh mẽ hơn.
Tính linh hoạt và dễ dàng mở rộng
Khi ứng dụng tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng quy mô để cung cấp dịch vụ ở địa phương khác hoặc thêm chi nhánh mới mà không phải lo lắng về vấn đề thay đổi hoặc nâng cấp cơ sở hạ tầng đắt đỏ.
Tích hợp với các hệ thống quản lý khách hàng CRM
Khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý CRM cũng là một trong những lợi ích vượt trội của tổng đài ảo. Bởi khi có hệ thống này, tổng đài ảo sẽ tự động lưu trữ thông tin cuộc gọi cũng như những yêu cầu của khách hàng. Dựa trên dữ liệu đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi và đưa ra chiến lược chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả hơn.
Với tính linh hoạt cùng khả năng mở rộng dễ dàng, kết hợp thêm lợi thế hỗ trợ đa ngôn ngữ, tổng đài ảo sẽ là công cụ đắc lực trong ngành du lịch, giải trí giúp đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Để biết thêm thông tin về tổng đài ảo, đừng quên liên hệ ngay đến Mắt Bão One để được tư vấn, ứng dụng tổng đài ảo mang lại hiệu quả cao về mặt kinh tế cũng như giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh vượt trội trên thị trường nhé.
