Một trong những công nghệ nổi bật giúp ngành vận tải, kho bãi tối ưu quy trình vận hành, cải thiện hoạt động, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tiết kiệm chi phí hiệu quả chính là Tổng đài ảo. Để hiểu rõ hơn về công cụ thông minh này trước khi đưa ra quyết định nên ứng dụng hay không, hãy cùng khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.

Tổng đài ảo và lợi ích trong ngành vận tải, kho bãi

Ngành vận tải kho bãi là một lĩnh vực đặc thù, cần có sự liên kết chặt chẽ giữa nhà cung cấp dịch vụ với khách hàng hay các đội ngũ vận hành. Vì vậy mà rất cần đến hệ thống tổng đài có thể đơn giản hóa quy trình giao tiếp, giúp nhân viên quản lý nhiều cuộc gọi cùng lúc mà không gặp cản trở về sự gián đoạn hay bị sai sót trong quy trình vận hành.

Thuộc hệ thống điện thoại dựa trên công nghệ điện toán đám mây, tổng đài ảo không cần sử dụng phần cứng hay kết nối điện thoại cố định như tổng đài truyền thống mà vẫn có thể giúp doanh nghiệp xử lý mọi cuộc gọi từ khách hàng hiệu quả thông qua Internet, đồng thời vận hành trên nhiều nền tảng, từ điện thoại di động cho đến máy tính và các thiết bị khác.

Đặc biệt, thêm một ưu điểm không thể không nhắc đến của công nghệ Tổng đài ảo chính là sự tích hợp đa tính năng, điển hình như ghi âm, trả lời tự động, chuyển hướng cuộc gọi, phân bổ cuộc gọi,…từ đó giúp ngành vận tải, kho bãi cải thiện dịch vụ khách hàng cũng như tối ưu quy trình giao tiếp hiệu quả.

Một số lợi ích của tổng đài ảo trong ngành vận tải, kho bãi phải kể đến như:

Giảm chi phí vận hành

Với tổng đài ảo, doanh nghiệp làm trong lĩnh vực vận tải, kho bãi không cần phải đầu tư vào hệ thống hạ tầng đắt đỏ mà chỉ cần kết nối internet là đã có thể đưa vào vận hành. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí mua sắm cũng như bảo trì thiết bị và cước phí điện thoại hiệu quả.

Tăng cường khả năng quản lý cuộc gọi

Từ những tính năng ghi âm, lưu trữ và phân phối cuộc gọi mà tổng đài ảo có được, việc quản lý cuộc gọi trong ngành vận tải, kho bãi liên quan đến kiểm tra đơn hàng, đặt dịch vụ hay hỗ trợ khi có sự cố cũng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ quá trình phân loại, xử lý yêu cầu nhanh chóng, chính xác.

Tăng cường dịch vụ khách hàng

Với tổng đài ảo, doanh nghiệp không cần phải duy trì đội ngũ nhân sự lớn mà vẫn có thể cung cấp dịch vụ khách hàng liên tục 24/7, giúp khách hàng được hỗ trợ nhanh chóng mà không cần nhân viên trực nhờ tính năng trả lời tự động cũng như chuyển hướng cuộc gọi. Lợi thế này vô cùng hữu ích đối với ngành vận tải và kho bãi, lĩnh vực mà luôn cần được cung cấp thông tin và hỗ trợ liên tục.

Tối ưu quy trình làm việc

Không chỉ đơn giản là hệ thống nghe gọi thông minh và tiết kiệm chi phí, tổng đài ảo còn có một lợi ích đáng chú ý chính là khả năng tích hợp được với các phần mềm quản lý của doanh nghiệp, điển hình như phần mềm theo dõi kho bãi, phần mềm quản lý đơn hàng hay hệ thống quản lý vận tải. Do đó mà các công việc xử lý yêu cầu khách hàng vừa tiết kiệm thời gian, công sức vừa mang lại quá trình mượt mà, chính xác hơn.

Dễ dàng mở rộng và tùy biến

Đây cũng là ưu điểm cực kỳ nổi trội chỉ có ở tổng đài ảo, cụ thể, khi doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường, chi nhánh, doanh nghiệp sẽ không gặp phải các khó khăn về cơ sở hạ tầng vì phải thay đổi hoặc nâng cấp phần cứng. Do đó, việc phát triển và mở rộng cũng sẽ trở nên linh hoạt và dễ dàng hơn.

Tính bảo mật và an toàn

Bảo mật thông tin khách hàng, đơn hàng, thanh toán hay lịch trình vận chuyển là một trong những mối quan tâm lớn của các doanh nghiệp trong lĩnh vực vận tải, kho bãi. Và tính năng này đều có ở tổng đài ảo, sẽ đảm bảo mọi thông tin, dữ liệu đều được mã hóa và bảo vệ an toàn thông tin, tránh các rủi ro về vấn đề bảo mật.

Ứng dụng thực tế tổng đài ảo trong quản lý vận tải và kho bãi

Với những tính năng và lợi thế mà Tổng đài ảo có được, việc ứng dụng thực tế tổng đài ảo trong quản lý vận tải và kho bãi sẽ mang lại nhiều lợi thế như:

Hỗ trợ quản lý lịch trình vận chuyển

Khi ứng dụng tổng đài ảo, các cuộc gọi liên quan đến việc đặt lịch dịch vụ vận chuyển sẽ được tổng đài ảo tiếp nhận và xử lý hiệu quả bằng cách ghi nhận yêu cầu và tự động gửi thông tin cho bộ phận liên quan để xác nhận lịch trình cũng như tình trạng xe nếu có khách hàng gọi đến yêu cầu dịch vụ. Yếu tố này góp phần giảm thiểu sai sót, đồng thời giúp cho việc quản lý lịch trình vận chuyển tăng tính chính xác hơn.

Quản lý kho bãi tốt hơn

Việc theo dõi hàng hóa và giải quyết yêu cầu khách hàng trong ngành kho bãi là yếu tố vô cùng quan trọng. Với tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể xử lý nhanh chóng và chính xác các yêu cầu kiểm tra tình trạng hàng hóa, đặt lịch giao nhận hay báo cáo về sự cố từ khách hàng nhờ tính năng chuyển hướng tự động đến bộ phận phù hợp một cách nhanh chóng.

Tối ưu hóa công tác giao nhận

Nhờ tính năng phân loại cuộc gọi từ hệ thống tổng đài ảo, các cuộc gọi liên quan đến giao nhận hàng hóa, khiếu lại hay yêu cầu kiểm tra đơn hàng sẽ được chuyển đến đúng bộ phận phù hợp để xử lý nhanh chóng, hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Với khả năng tích hợp linh hoạt, dễ dàng mở rộng, tổng đài ảo được xem là giải pháp công nghệ hiện đại và vô cùng hữu ích trong việc phát triển ngành vận tải, kho bãi giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, mang đến hiệu quả cao trong công việc và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.