Thi công tổng đài điện thoại như thế nào? Hướng dẫn từ A – Z

Lắp đặt thi công hệ thống này đã trở nên phổ biến với các doanh nghiệp nhằm phục vụ nhu cầu liên lạc nội bộ và ra bên ngoài. Tuy nhiên, nhiều người không biết phải bắt đầu từ đâu vì mọi thứ quá mới mẻ. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về quy trình lắp đặt thi công tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp.

Xác định thiết bị cần thi công

Thiết bị đầu cuối như điện thoại, máy tính…vô cùng quan trọng

Hiểu rõ cách lắp đặt, thi công tổng đài điện thoại sẽ giúp triển khai hệ thống điện thoại cho doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Xác định các thiết bị cần thi công là bước đầu tiên trong lắp đặt thi công hệ thống này. Theo đó, các thiết bị bao gồm: tổng đài điện thoại, điện thoại đấu nối, hệ thống đường dây. Đặc biệt, bạn cần lựa chọn điện thoại đầu cuối phù hợp dựa theo mức độ và quy mô sử dụng. 

Cho những ai chưa biết thì một trong những thiết bị cần có để thi công tổng đài điện thoại là thiết bị đầu cuối (Terminal Equipment). Nó là một thiết bị truyền thông giúp kết nối hệ thống giao thông mạng được cài đặt ở 2 đầu dây. Ngoài ra, thiết bị đầu cuối sẽ thu và phát các tín hiệu nhận hoặc truyền đi. Cụ thể hơn:

• Các thiết bị đầu có nhiệm vụ chuyển đổi các dữ liệu dạng thô bao gồm giọng nói, hình ảnh, … sang tín hiệu để truyền đi.
• Các thiết bị cuối sẽ giải mã các tín hiệu được gửi đến thành giọng nói và hình ảnh như ban đầu để người nhận có thể hiểu thông tin.
• Thiết bị đầu cuối tương tự như một công cụ mã hóa và giải mã thông tin giúp chúng được truyền tải đến người nhận nhanh hơn.

Các thiết bị đầu cuối thường thấy là máy tính, điện thoại, máy Fax, ti vi…Riêng đối với điện thoại tổng đài, bạn nên chọn loại phù hợp theo tình hình thực tế, gồm có: điện thoại dành cho quầy tiếp tân; điện thoại dành cho khối quản lý (ban chủ tịch, giám đốc, trưởng phòng); điện thoại dành cho nhân viên 

Một số thiết bị cơ bản cần có để thi công tổng đài điện thoại

Chọn cáp 2 đôi dùng cho máy lẻ trong quá trình lắp đặt thi công

Sau khi xác định các thiết bị đầu cuối, bạn phải tiến hành chọn các thiết bị cơ bản khác. Một số thiết bị cơ bản trong hệ thống này như: 

• Dựa vào địa hình lắp đặt để chọn cáp 2 đôi (dùng cho máy lẻ) hay cáp nhiều đôi (dùng kết nối điện thoại giữa các tầng trong tòa nhà) cho phù hợp;
• Hộp cáp: nối các trục cáp giữa các tòa nhà, giữa các tầng;
• Wallplate: tương tự như ổ điện, dùng để cắm các đầu điện thoại vào;
• Gen cáp: không cần đục tường, chạy nổi để tăng tính thẩm mỹ; 
• Ống chôn cáp: chạy ngầm hay chạy hệ thống thoại khi tòa nhà đi vào quá trình hoàn thiện. Thường sử dụng cho tòa nhà cao ốc.

Các thiết bị phụ trợ cần có để thi công tổng đài điện thoại bao gồm:

• Bộ lưu điện, sử dụng trong những trường hợp xảy ra sự cố mất điện;
• Thiết bị ghi âm: sử dụng để ghi âm nội dung cuộc gọi;
• Card voicemail: được sử dụng trong trường hợp người dùng muốn để lại lời nhắn khi đi vắng hoặc ngoài giờ làm việc;
• Card trả lời tự động: cho phép khách hàng bấm trực tiếp máy lẻ;
• Phần mềm tính cước: Sử dụng để thống kê cước phí máy lẻ;
• Các phần mềm phụ trợ khác như phần mềm gọi điện trên máy tính…

Cách lắp đặt thi công tổng đài điện thoại

Nhà cung cấp sẽ cấu hình lời chào nếu bạn có nhu cầu

Sau khi xác định nhu cầu, và liên hệ với nhà cung cấp uy tín, chúng ta sẽ bắt đầu lắp đặt thi công tổng đài điện thoại. Theo đó, người lắp đặt thi công sẽ triển khai dây chạy mạng máy lẻ và chạy hệ thống dây cáp.

Nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập tổng đài hoạt động. Đáp ứng các yêu cầu mà khách hàng đưa ra. Chẳng hạn như cài đặt lời chào tự động. Cài đặt tự động trả lời hộp thư thoại, cài đặt cấm máy lẻ… Sau đó, họ sẽ tiến hành kiểm tra sự tương thích và ổn định của hệ thống. Và cuối cùng là nghiệm thu và bàn giao hệ thống cho doanh nghiệp.

Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp hệ thống tổng đài mà bạn có thể lựa chọn. Trong đó, hệ thống tổng đài ảo CloudFone của ODS là cái tên mà bạn nên tham khảo. Đây là dịch vụ thoại trên nền tảng IP hiện đại. Cung cấp các cuộc gọi chất lượng và chi phí thấp. Bạn chỉ cần trang bị một thiết bị đầu cuối có IP chuẩn SIP, hoặc Smartphone, PC, Tablet,…để sử dụng tính năng của một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp.

Trên đây là cách lắp đặt thi công tổng đài điện thoại mà bạn có thể tham khảo. Để từ đó có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình khi cần thiết.