Trong công nghệ hỗ trợ lĩnh vực chăm sóc khách hàng, tổng đài VoIP luôn là cái tên được quan tâm hàng đầu bởi nhiều tính năng ưu việt lại tiết kiệm chi phí. Để hiểu hơn về tổng đài VoIP cũng như cách thiết lập chuẩn chỉnh cho doanh nghiệp. Đừng bỏ qua những nội dung sau đây nhé!
Một số thông tin về tổng đài VoIP
VoIP là dịch vụ điện thoại, sử dụng trên nền tảng IP để kết nối liên lạc đến bất kỳ đầu số nào trên khắp thế giới. Bởi đây là tổng đài điện thoại được triển khai trên nền tảng internet, sử dụng các gói dữ liệu IP với thông tin được truyền tải là mã hóa âm thanh thay vì phải thi công đường dây riêng.
Dịch vụ này được lắp đặt bằng cách cần có thiết bị điện thoại IP hoặc tận dụng điện thoại analog có sẵn kết nối thiết bị VoIP sau đó kết nối với các phần mềm, cấu hình mà nhà cung cấp dịch vụ bàn giao là doanh nghiệp đã có thẻ sử dụng tổng đài ảo một cách nhanh chóng, hiệu quả mà không cần phải đầu tư hệ thống tổng đài vật lý tốn kém.
Không chỉ tiết kiệm chi phí ngay ở bước triển khai ban đầu, tổng đài ảo còn mang lại nhiều ưu điểm vượt trội như:
Dễ dàng cài đặt và bảo trì
Với VoIP, việc cài đặt trở nên dễ dàng hơn hẳn vì không cần đến các thiết bị phần cứng hay dây cáp phức tạp nào. Chỉ cần có kết nối internet, máy tính, tai nghe tổng đài là đã có thể sử dụng được. Do đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được khoản chi phí đáng kể về việc đầu tư vào thiết bị phần cứng ban đầu. Bên cạnh đó, sử dụng VoIP cũng không cần phải lo lắng về khoản chi phí bảo trì hay nâng cấp cũng như chi phí thuê kỹ sư quản lý thiết bị như ở tổng đài truyền thống.
Đầu số điện thoại linh động
Đây cũng là một trong những ưu điểm không thể bỏ qua của VoIP. Với đầu số điện thoại VoIP linh động, doanh nghiệp có thể nhận hay gọi đi bất cứ lúc nào, chỉ cần có mạng internet.
Chức năng tổng đài đa dạng
Chức năng này không thể thiếu đối với những công ty, doanh nghiệp muốn nâng cao sự uy tín, chuyên nghiệp cũng như mang lại trải nghiệm cho khách hàng một cách tốt nhất. Theo đó, VoIP cho phép thiết lập riêng các tính năng cài đặt thông báo, lời chào, phân phối cuộc gọi đến đúng bộ phận chuyên môn hay chuyển tiếp cuộc gọi sang số khác,…
Nâng cao hiệu suất và quản lý
Nếu tổng đài truyền thống khó có thể kiểm soát và nắm bắt được dữ liệu cuộc gọi thì tổng đài VoIP lại có thể hoàn toàn khắc phục được nhờ tính năng lưu trữ dữ liệu mọi cuộc gọi và cho phép người sử dụng truy cập dữ liệu bất cứ khi nào cũng như khi quản lý website, cần thuê website hosting để dữ liệu website được lưu trữ.
Cho phép tích hợp với các phần mềm quản trị như CRM, ERP,…
Mặc dù tổng đài VoIP có chức năng chính là gọi điện và nhận cuộc gọi, tuy nhiên để dễ dàng truyền tải dữ liệu cuộc gọi tới các bộ phận liên quan, tổng đài VoIP còn cho phép tích hợp với các phần mềm CRM hay những công nghệ tân tiến nhất hiện nay để doanh nghiệp vừa nâng cao chất lượng cuộc gọi vừa mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng.
Để lắp đặt tổng đài VOIP cần những gì?
Một số thiết bị phục vụ trong việc lắp đặt tổng đài VoIP phải kể đến như:
Đầu số Tổng đài
Đây là thành phần quan trọng giúp tổng đài có thể thực hiện các cuộc gọi vào và ra như đầu số cố định, đầu số 1900, 1800 hay đầu số công nghệ VoIP phổ biến, có cấu hình trực tiếp trên tổng đài IP thông qua Internet mà không cần thiết bị chuyển đổi.
Tổng đài IP
Đây là thành phần quan trọng có vai trò kết nối giữa đầu số và thiết bị đầu cuối nhằm tạo nên hệ thống hoàn chỉnh. Tùy thuộc vào nhu cầu về số lượng thiết bị, khách hàng có thể lựa chọn tổng đài IP cần sử dụng một cách phù hợp.
Thiết bị đầu cuối
Là những thiết bị mà người dùng có thể sử dụng trực tiếp và lựa chọn phù hợp với nhu cầu người dùng. Cụ thể:
Dùng điện thoại IP có dây mạng: Thiết bị này có giá thành phù hợp, chất lượng lại ổn định, nhiều dòng có tính năng hỗ trợ PoE, phù hợp với các vị trí có dây mạng hay hiểu một cách đơn giản hơn có nghĩa là, chỉ cần đặt vị trí điện thoại có chức năng share mạng thì có thể share lại cho máy tính sử dụng được.
Dùng điện thoại IP wifi (không dây) : Ngược lại với IP có dây mạnh, IP wifi không dây phù hợp với các vị trí không đi được dây mạng nên vô cùng hữu ích đối với những người sử dụng thường xuyên di chuyển trong văn phòng.
Dùng điện thoại IP cho tiếp tân: Là dạng điện thoại có bàn phím mở động giúp trong việc thao tác nhanh nên vô cùng phù hợp cho tiếp tân.
Dùng Softphone: Đây là phần mềm có chức năng tương tự như điện thoại IP nhưng ứng dụng sẽ được cài đặt trên điện thoại hoặc máy tính và cho phép bạn thực hiện cuộc gọi miễn phí, rất phù hợp với các bộ phận thường xuyên tiếp nhận cuộc gọi tư vấn, chăm sóc khách hàng hoặc với những người thường xuyên di chuyển nhiều nơi nhưng vẫn muốn việc liên lạc với đối tác được thuận lợi, không bị gián đoạn.
Nói chung mỗi loại tổng đài đều có ưu nhược điểm khác nhau, để chọn được phương án lắp đặt tổng đài tốt nhất thì nên căn cứ vào mục tiêu, nhu cầu, đặc điểm công ty cũng như những tiêu chí để lựa chọn tổng đài phù hợp như số lượng nhân viên chăm sóc khách hàng, mô hình hoạt động doanh nghiệp, số lượng chi nhánh, hình thức tư vấn.
Để đảm bảo lắp đặt tổng đài VoIP một cách hiệu quả, không còn lo ngại về vấn đề ổn định, vận hành, khắc phục sự cố hay tính ổn định, liên hệ ngay Mắt Bão One ngay hôm nay để trải nghiệm một dịch vụ khiến bạn hài lòng nhất nhé!
