Ai cũng biết chất lượng cuộc gọi hiện nay là yếu tố cốt lõi nâng cao trải nghiệm khách hàng cũng như tạo dựng lợi thế cạnh tranh của một doanh nghiệp, thế nhưng không phải ai cũng biết về giải pháp nâng tầm chất lượng cuộc gọi thông qua Tổng đài ảo. Đặc biệt là những lợi ích vô cùng nổi trội được đề cập sau đây.
Tổng đài ảo và những lợi ích kiểm soát chất lượng cuộc gọi hiệu quả
Để có thể dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động của đội ngũ chăm sóc khách hàng dựa trên những phân tích, đánh giá khách quan và có được chiến lược triển khai phù hợp giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh.
Tổng đài ảo hiện đang là giải pháp viễn thông hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây mang lại hiệu quả cao trong việc giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ cuộc gọi một cách linh hoạt, tiết kiệm thời gian nhờ tích hợp nhiều tính năng thông minh như theo dõi, ghi âm và đánh giá chất lượng cuộc gọi.
Đặc biệt, triển khai tổng đài ảo lại vô cùng tiện lợi, nhanh chóng, mọi thao tác đều có thể thực hiện từ xa một cách dễ dàng, chỉ cần thiết bị có kết nối Internet. Một số lợi ích của tổng đài ảo trong việc kiểm soát chất lượng cuộc gọi phải kể đến như:
Kiểm soát cuộc gọi thông qua tính năng ghi âm
Đây là một trong những tính năng quan trọng trong việc kiểm soát chất lượng cuộc gọi. Với tính năng ghi âm cuộc gọi, mọi cuộc gọi đến hay đi đều được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống. Từ kho dữ liệu này, nhà quản lý có thể dễ dàng nhận xét, đánh giá thái độ, hiệu suất làm việc của nhân viên, đào tạo và nâng cao kỹ năng thực tế trong các tình huống giao tiếp cho đội ngũ, sử dụng trong trường hợp có tranh chấp, khiếu nại để đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong mọi quy trình chăm sóc khách hàng.
Phân phối cuộc gọi thông minh
Để đảm bảo nhân viên có thể phục vụ khách hàng một cách chuyên nghiệp, cuộc gọi không bị gián đoạn và giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào, rất cần đến một hệ thống hoạt động ổn định và có chức năng phân phối cuộc gọi thông minh. Ưu thế mà tổng đài ảo có được. Cũng bởi nhờ chức năng phân phối cuộc gọi thông minh đến các máy nhánh phù hợp mà doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian mà còn tăng mức độ hài lòng của khách hàng hiệu quả.
Gọi nội bộ miễn phí – tăng hiệu quả phối hợp
Khả năng hỗ trợ gọi nội bộ miễn phí giữa các phòng ban, chi nhánh hay các nhân viên được xem là một ưu điểm lớn của tổng đài ảo. Với thế mạnh này, việc giao tiếp nội bộ trở nên hiệu quả hơn, đặc biệt là với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, địa điểm, vị trí làm việc khác nhau vẫn có thể liên hệ, trao đổi thông qua điện thoại, laptop hay máy tính bảng, chỉ cần có kết nối Internet.
Chuyên nghiệp hóa dịch vụ chăm sóc khách hàng
Chìa khóa giữ chân khách hàng lâu dài chính là một dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Với tổng đài ảo, sự chuyên nghiệp này thể hiện rõ rệt ở những tính năng ưu việt như: tính năng trả lời tự động IVR, tính năng phân tuyến cuộc gọi thông minh đến đúng bộ phận, chuyển máy tự động khi nhân viên bận và ghi nhận thông tin khách hàng một cách khoa học, có trật tự trên hệ thống. Những tiện ích này không chỉ mang đến trải nghiệm tốt hơn cho người gọi mà còn tối ưu quy trình làm việc một cách hiệu quả cho doanh nghiệp.
Giảm chi phí cước gọi hàng tháng
Doanh nghiệp có thể chi trả hàng triệu đồng mỗi tháng cho cước gọi với tổng đài truyền thống, nhất là đối với cuộc gọi ngoại tỉnh hoặc quốc tế. Tuy nhiên, với tổng đài ảo, nhờ hoạt động trên nền tảng internet cùng các gói cước linh hoạt mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí liên lạc đáng kể, đặc biệt là những cuộc gọi nội bộ hoặc giữa các phòng ban, chi nhánh.
Các tính năng nổi bật khác của tổng đài ảo
Ngoài những tính năng cốt lõi đã đề cập ở trên, tổng đài ảo còn tích hợp nhiều chức năng nâng cao như: Thiết lập kịch bản trả lời tự động một cách cá nhân hóa, phân phối cuộc gọi tự động theo lịch làm việc, báo cáo chi tiết cuộc gọi, bao gồm thời lượng, tần suất và kết quả cuộc gọi, ghi âm không giới hạn và có thể quản lý từ xa như đang ở văn phòng.
Nhờ vậy nên tổng đài ảo không chỉ là công cụ liên lạc đơn thuần mà còn là hệ thống quản trị thông minh để doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát hoạt động và chăm sóc khách hàng toàn diện.
Việc kiểm soát chất lượng cuộc gọi trong môi trường kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn mà còn là cơ hội giúp quy trình vận hàng từ bán hàng, chăm sóc khách hàng đến vận mãi được tối ưu hiệu quả, từ đó giúp tăng khả năng cạnh tranh cũng như giữ vững vị thế trên thị trường.
Chính vì vậy, kiểm soát chất lượng cuộc gọi với Tổng đài ảo được xem là bước đi chiến lược trong hành trình hiện đại hóa quy trình chăm sóc khách hàng và nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp.
Do đó, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tổng đài thông minh, linh hoạt và tiết kiệm chi phí, hãy liên hệ ngay Mắt Bão One để được tư vấn và trải nghiệm nhiều tính năng ưu việt của tổng đài ảo nhé!
