Tổng đài ảo hiện đang là giải pháp giao tiếp tối ưu cho mọi doanh nghiệp bởi tính linh hoạt, tiết kiệm và mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng. Tuy nhiên, để tránh biến lợi thế của công nghệ trở thành gánh nặng trong vận hành, hãy lưu ý 5 sai lầm phổ biến trong việc chọn nhà cung cấp tổng đài ảo sau đây

Sai lầm khi chọn nhà cung cấp tổng đài ảo chỉ vì giá rẻ

Một nhà cung cấp tổng đài ảo với giá rẻ hẳn là điều luôn hấp dẫn nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ, mới khởi nghiệp còn hạn chế ngân sách. Thế nhưng, giá rẻ chưa hẳn đã là giải pháp tốt nếu đi kèm với chất lượng kém, hệ thống tổng đài không được ổn định, thường xuyên gián đoạn, tín hiệu chập chờn, mang lại dịch vụ thiếu chuyên nghiệp trong chăm sóc khách hàng. 

Trong khi đó, tổng đài lại là công cụ liên hệ vô cùng quan trọng, đóng vai trò là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng. Nếu hệ thống liên tục trục trặc không chỉ gây mất niềm tin từ khách hàng mà còn là nguyên nhân ảnh hưởng trầm trọng đến doanh thu của doanh nghiệp.

Do đó, để lựa chọn được nhà cung cấp uy tín, hãy dừng việc xét một yếu tố duy nhất mà còn phải nhìn tổng quan những thế mạnh mà nhà cung cấp đó có được, như kinh nghiệm triển khai, sự đánh giá tích cực từ khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, nhanh chóng.

Sai lầm khi không đánh giá khả năng mở rộng của hệ thống

Có không ít doanh nghiệp khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài thường sẽ nhìn vào nhu cầu hiện tại mà quên mất đi những định hướng trong tương lai. Ví dụ như khi công ty muốn mở rộng quy mô, khi số lượng cuộc gọi gia tăng, khi hệ thống cũ không còn đáp ứng,… để vạch ra con đường tốt nhất cho mình.

Nếu bạn không muốn gặp phải tình huống khó khăn trong tương lai, hãy định hình ngay một hệ thống tổng đài ảo có thể dễ dàng mở rộng bằng các dấu hiệu như: Hệ thống đó phải hỗ trợ tích hợp CRM, chatbot, AI, không giới hạn nhân viên trực tuyến, có thể tạo báo cáo chi tiết và tùy biến giao diện người dùng. Việc chọn tổng đài ảo có khả năng mở rộng linh hoạt và có lộ trình nâng cấp rõ ràng sẽ vô cùng thuận tiện cho doanh nghiệp trong hành trình phát triển của mình.

Sai lầm khi bỏ qua yếu tố bảo mật dữ liệu

Vấn đề rò rỉ dữ liệu khách hàng dẫn đến tình trạng lộ thông tin cá nhân khách hàng, bị đối thủ khai thác thông tin nội bộ, mất dữ liệu ghi âm, cuộc gọi,… là một trong những rủi ro lớn của tổng đài ảo nếu ngay từ đầu doanh nghiệp không chú trọng yếu tố bảo mật dữ liệu khi chọn nhà cung cấp dịch vụ. Từ đó, tạo điều kiện cho hacker tấn công, thậm chí mọi thông tin quan trọng có thể bị bán cho bên thứ ba gây ra nhiều thất thoát và tổn hại cho doanh nghiệp.

Để khắc phục điều này, tốt nhất hãy lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế và có hệ thống mã hóa dữ liệu đầu cuối, tường lửa mạnh với chính sách bảo mật rõ ràng.

Sau lầm khi không kiểm tra tính tương thích và tích hợp

Không kiểm tra xem tổng đài có tích hợp tốt với hệ thống hiện tại của doanh nghiệp cũng là một sai lầm dễ gặp phải ở nhiều doanh nghiệp. Kết quả là họ phải quản lý thông tin trên các nền tảng rời rạc, vừa mất nhiều thời gian, vừa dễ gây sai sót.

Không muốn mình cũng gặp phải trường hợp trên, hãy chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo hỗ trợ tích hợp đa nền tảng như CRM, phần mềm quản lý bán hàng như chatbot, email, mạng xã hội cũng như có tài liệu API rõ ràng tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận IT dễ dàng triển khai.

Sai lầm khi không chú trọng dịch vụ hậu mãi và hỗ trợ kỹ thuật

Chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo, không đơn thuần là chọn lựa việc “cài đặt hệ thống” mà còn là chọn lựa sự đồng hành hỗ trợ khi bạn cần nâng cấp, xử lý lỗi kỹ thuật hay tư vấn các tính năng mới,… giúp cho quá trình sử dụng hệ thống luôn được trơn tru mượt mà nhất.

Do đó, hãy xem xét thật kỹ đối với những đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo không có nhân viên hỗ trợ 24/7, thời gian phản hồi chậm và không có sự hướng dẫn chi tiết khi sử dụng dịch vụ.

Thay vào đó, nên ưu tiên những đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo có đội ngũ kỹ thuật chuyên trách, luôn hỗ trợ tận tâm 24/7 và có hotline rõ ràng giúp bạn giải quyết các vấn đề sự cố gặp phải một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp trong quá trình sử dụng.

Đây là những tiêu chí mà Mắt Bão One luôn có được, điều này sẽ giúp cho quá trình sử dụng tổng đài ảo của bạn đạt hiệu suất tốt nhất, đồng thời mang lại trải nghiệm cao cho khách hàng và nâng cao uy tín thương hiệu trên thị trường.

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.