Vì sao doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chuyển sang tổng đài ảo?

Với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổng đài ảo được xem là một trong những giải pháp giúp nâng cao hiệu quả vận hành, tối ưu chi phí và cải thiện dịch vụ khách hàng tốt nhất. Sau đây là những thông tin giúp bạn hiểu rõ hơn lý do công nghệ này chính là một chiến lược mà các doanh nghiệp nhỏ không nên bỏ qua. Cùng tìm hiểu nhé!

Vì sao doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chuyển sang tổng đài ảo?

Tổng đài ảo là một hệ thống liên lạc, chăm sóc khách hàng được vận hành trên nền tảng điện toán đám mây, có ưu điểm là không cần đầu tư thiết bị phần cứng cũng như đường dây riêng biệt mà doanh nghiệp vẫn có thể dễ dàng quản lý cuộc gọi đến đi, tận hưởng nhiều tính năng thông minh như phân phối cuộc gọi, ghi âm, trả lời tự động,…

Chỉ cần có kết nối internet thông qua các phần mềm, điện thoại IP, thậm chí là smartphone mà doanh nghiệp không cần lắp đặt phức tạp. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ những tính năng ưu việt được tích hợp cùng tổng đài ảo, cụ thể:

Tiết kiệm chi phí tối đa

Đây là một lợi thế cực kỳ lớn đối với những doanh nghiệp SME – khi ngân sách còn đang bị hạn chế. Tổng đài ảo ra đời có thể khắc phục được hoàn toàn vấn đề này nhờ hệ thống hoạt động trên nền tảng internet. Doanh nghiệp có thể loại bỏ được nhiều khoản phí đầu tư thiết bị phần cứng đắt đỏ như máy chủ, dây điện thoại, bộ tổng đài vật lý,…

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng không phải tốn kém chi phí duy trì nhân sự kỹ thuật riêng để vận hành hệ thống, tất cả mọi thứ đều được đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý trên nền tảng cloud.

Chưa kể đến, so với tổng đài cố định truyền thống, chi phí các cuộc gọi cũng thấp hơn đáng kể, nhất là với các cuộc gọi đường dài hoặc quốc tế.

Linh hoạt theo quy mô và nhu cầu

Không giống với mô hình tổng đài cố định, tùy theo quy mô doanh nghiệp mà tổng đài ảo có thể linh hoạt theo nhu cầu. Ví dụ như có thể bắt đầu với 1 – 2 người dùng và mở rộng hơn khi doanh nghiệp phát triển mà không cần phải thay đổi hệ thống.

Một ví dụ dễ hiểu hơn, khi bạn có nhu cầu mở thêm chi nhánh, bạn sẽ không phải lo lắng về vấn đề tốn kém chi phí lắp đặt phức tạp, chỉ cần vài thao tác đơn giản là đã có thể thêm số máy nhánh và mở rộng vùng hỗ trợ.

Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hơn

Khi ứng dụng tổng đài ảo, một doanh nghiệp nhỏ sở hữu các tính năng chuyên nghiệp như tổng đài lớn là hoàn toàn có thể, bởi tổng đài ảo có đầy đủ các tính năng thông minh như chuyển hướng cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, hàng đợi cuộc gọi, tự động chào mừng, định tuyến khách hàng, báo cáo và thống kê chi tiết hiệu suất cuộc gọi. Tất cả những điều này sẽ góp phần giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ đó tăng độ tin tưởng và giữ chân khách hàng hiệu quả hơn.

Làm việc từ xa dễ dàng hơn bao giờ hết

Làm việc từ xa dường như đã trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong những năm gần đây, khi biết được mô hình này cũng mang lại nhiều sự tiện lợi và lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Tổng đài ảo được xem là một công cụ không thể thiếu khi áp dụng mô hình này, giúp duy trì hoạt động giao tiếp mượt mà ngay cả khi nhân viên không có mặt tại văn phòng.

Bởi chỉ cần một thiết bị điện thoại có kết nối internet, nhân viên bán hàng hay chăm sóc khách hàng đều có thể nhận và thực hiện cuộc gọi như tại văn phòng. Lợi thế này giúp doanh nghiệp điều hành linh hoạt hơn, tiết kiệm chi phí vận hành hơn và có thể dễ dàng mở rộng nguồn nhân lực toàn quốc.

Nâng cao khả năng quản lý và kiểm soát

Nhà quản lý sẽ dễ dàng theo dõi mọi hoạt động liên lạc của doanh nghiệp, biết được nhân viên nào làm việc hiệu quả, biết được tỷ lệ cuộc gọi nhỡ, thời gian phản hồi và phân bổ các cuộc gọi hợp lý phù hợp với khung giờ cao điểm thông qua bảng điều khiển trực quan của tổng đài ảo.

Qua đó, doanh nghiệp vừa và nhỏ không cần thuê người giám sát hay bộ phận riêng mà vẫn đảm bảo nâng cao hiệu suất hoạt động.

Tăng khả năng cạnh tranh với chi phí hợp lý

Trải nghiệm dịch vụ là yếu tố được khách hàng đánh giá rất cao, chưa cần biết quy mô công ty nhiều hay ít, một tổng đài hoạt động hiệu quả với quy trình rõ ràng sẽ tạo sự ấn tượng chuyên nghiệp cùng niềm tin trong mắt khách hàng, yếu tố để doanh nghiệp có thể tạo sự cạnh tranh với nhiều đối thủ lớn trên thị trường.

Lợi ích thực tế từ doanh nghiệp SME

Nhờ ứng dụng tổng đài ảo, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tăng trưởng doanh sô và mở rộng quy mô dễ dàng:

– Với các doanh nghiệp phân phối: Tổng đài ảo giúp tăng khả năng tiếp cận khách hàng trên toàn quốc, từng nhân viên có thể dễ dàng quản lý hàng chục cuộc gọi mỗi ngày nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát chất lượng hiệu quả.

– Với startup công nghệ: Có thể làm việc từ xa nhưng vẫn đảm bảo chăm sóc khách hàng 24/7 như tại văn phòng.

– Với chuỗi cửa hàng nhỏ: Có thể dùng chung một đầu số hotline cho nhiều chi nhánh, đảm bảo sự chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí quản lý.

Có thể thấy, tổng đài ảo không chỉ là giải pháp công nghệ, mà còn là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành và chăm sóc khách hàng, đồng thời dễ dàng mở rộng quy mô linh hoạt, tạo sự cạnh tranh với các doanh nghiệp lớn.

Do đó, nếu bạn cũng là một chủ doanh nghiệp SME, việc chuyển đổi sang tổng đài ảo là một giải pháp không nên bỏ lỡ để nắm bắt nhiều cơ hội tăng trưởng, bứt phá với chi phí tiết kiệm nhất trong thời đại số ngày nay.