Trong kinh doanh, việc lưu giữ thông tin liên lạc là rất quan trọng nhằm giúp doanh nghiệp có thể quản lý, thống kê và phân tích cuộc gọi, từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng. Hãy cùng Mắt Bão One tìm hiểu về những lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng tính năng ghi âm cuộc gọi qua bài viết sau đây.

Tính năng ghi âm cuộc gọi của tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là giải pháp thoại được Mắt Bão One nghiên cứu và phát triển trên nền tảng Voice over IP (VoIP), giúp Doanh nghiệp dễ dàng thực hiện/ tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng hoặc gọi nội bộ với nhau thông qua mạng Internet.

Với Tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 50% cước phí điện thoại hàng tháng so với tổng đài thông thường, đặc biệt Tổng đài ảo dễ dàng tích hợp lên Website, CRM, ERP, Zalo OA, Microsoft Teams và các đầu số cố định/ di động/ 1900/ 1800 của nhà mạng viễn thông.

Tính năng ghi âm cuộc gọi của tổng đài ảo là gì và hoạt động như thế nào?

Tổng đài ảo sẽ tự động ghi âm lại toàn bộ nội dung trao đổi của các cuộc gọi ra/ vào nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, đánh giá chất lượng, đào tạo hoặc giải quyết khiếu nại khi cần. Tất cả tập tin ghi âm sẽ được lưu trữ không giới hạn thời gian trên hệ thống tổng đài ảo của Mắt Bão One.

Giao diện quản trị tính năng ghi âm cuộc gọi trên tổng đài ảo của Mắt Bão One

Tính năng ghi âm cuộc gọi trên Tổng đài ảo của Mắt Bão One hoạt động như sau:

• Tự động ghi âm tất cả các cuộc gọi ra/ vào hoặc gọi nội bộ của tất cả các máy nhánh trong doanh nghiệp.
• Thời lượng ghi âm và lưu trữ lên đến 40.000 phút. Nếu có nhu cầu ghi âm nhiều hơn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể mở rộng thêm.
• Doanh nghiệp có thể tùy chọn cài đặt loại bỏ một số máy nhánh/ phòng ban không muốn ghi âm (ví dụ phòng Giám đốc, quản lý,…).
•  Tổng đài ảo của Mắt Bão One không giới hạn thời lượng ghi âm. Tất cả cuộc gọi dù vài giây hay vài tiếng đồng hồ đều được ghi lại đầy đủ nội dung.

5 lợi ích của tính năng ghi âm cuộc gọi trên tổng đài ảo của Mắt Bão One

Tính năng ghi âm trên Tổng đài ảo của Mắt Bão One là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý thông tin liên lạc với khách hàng một cách hiệu quả. Việc sử dụng tính năng này có rất nhiều lợi ích, trong đó có 5 lợi ích đáng kể như sau:

Kiểm soát và đánh giá năng lực nhân viên

Đặc thù công việc của bộ phận Bán hàng/ CSKH/ Support thường xuyên phải thực hiện hay tiếp nhận nhiều cuộc gọi từ khách hàng, với tính năng ghi âm trên tổng đài ảo của Mắt Bão One sẽ giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát tất cả nội dung thoại và đánh giá năng lực phục vụ của tổng đài viên, từ đó biết được nhân viên và khách hàng đã trao đổi những gì? Nhân viên có tư vấn đúng quy trình? hỗ trợ khách hàng tốt hay chưa? để có những biện pháp khắc phục và điều chỉnh kịp thời.

Hướng dẫn và đào tạo nhân viên

Khi sử dụng ghi âm cuộc gọi trên Tổng đài ảo của Mắt Bão One, doanh nghiệp có thể dễ dàng hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới bằng việc sử dụng chính những file ghi âm của nhân viên xuất sắc để làm case study. Thông qua đó chỉ ra những điểm tốt, chưa tốt, cần cải thiện của nhân viên.

Đây có thể xem là kịch bản đào tạo cụ thể, sinh động và hiệu quả nhất.

Giải quyết khiếu nại

Ghi âm cuộc gọi trên Tổng đài ảo của Mắt Bão One là bằng chứng đầy đủ và xác thực nhất nếu không may doanh nghiệp gặp khiếu nại hoặc xảy ra tranh chấp. Đây được xem là cánh tay đắc lực giúp doanh nghiệp có thể giải quyết những sự cố ngoài ý muốn.

Cải thiện chất lượng sản phẩm/ dịch vụ

“Những khách hàng không hài lòng nhất chính là nguồn kiến thức lớn nhất cho bạn để học tập” – Bill Gates.

Phản hồi từ khách hàng chính là công cụ giúp chúng ta có được nghiên cứu thị trường chính xác nhất. Qua những file ghi âm, doanh nghiệp sẽ nhận ra những vấn đề cần cải thiện đối với chất lượng sản phẩm/ dịch vụ hoặc quy trình tư vấn bán hàng/ chăm sóc khách hàng.

Phân tích cuộc gọi tự động

Có thể thấy việc nghe lại file ghi âm mang đến nhiều lợi ích và giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều vấn đề, tuy nhiên việc này cũng phải đánh đổi nhiều thời gian và công sức để thực hiện.

Nhằm giải quyết vấn đề trên, Mắt Bão One đã phát triển tính năng “Phân tích cuộc gọi tự động” và tích hợp vào Tổng đài ảo, bằng cách ứng dụng công nghệ nhận dạng giọng nói (Voice recognition), chuyển đổi thành văn bản (Speech-to-Text) và trí tuệ nhân tạo AI tự động phân tích, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy vấn những cuộc gọi có nội dung hài lòng hoặc chưa hài lòng từ khách hàng

Giờ đây tất cả cuộc gọi đều được giám sát hoàn toàn tự động, không lo bỏ sót nếu phải thực hiện thủ công. Với tổng số lượng cuộc gọi lên tới hàng trăm/ nghìn, đây sẽ là tính năng hữu ích giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí.

Trên đây là những thông tin về Tổng đài ảo của Mắt Bão One và tính năng ghi âm cuộc gọi mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng vào hoạt động kinh doanh. Nếu có bất kỳ thắc mắc hãy liên hệ với Mắt Bão One qua hotline (028) 7300 7788 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.