Dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp là giải pháp toàn diện cho lĩnh vực bán hàng, chăm sóc khách hàng hay marketing. Với thời buổi công nghệ 4.0, tổng đài ảo cho doanh nghiệp đã trở nên rất phổ biến và không ngừng phát triển…. Hãy cùng Mắt Bão One tìm hiểu chi tiết về tổng đài ảo và dịch vụ tổng đài ảo ứng dụng AI dành cho doanh nghiệp nhé.

Dịch vụ tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp và lợi ích của nó

Định nghĩa dịch vụ ảo cho doanh nghiệp là gì?

Dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp được định nghĩa là một dịch vụ nghe gọi với công nghệ hiện đại phát triển dựa trên nền tảng đám mây(cloud computing), ứng dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol).. Mô hình dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp có thể hiểu đơn giản là một tổng đài điện thoại sử dụng mạng internet do bên thứ ba cung cấp. Vì vậy, các doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều trang thiết bị hoặc quá nhiều nhân sự như tổng đài truyền thống.

Dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp có thể giúp quản lý cuộc gọi, ghi âm, nghe lại và công cuộc chăm sóc khách hàng của từng nhân viên một cách hiệu quả thông qua sự đa dạng và linh hoạt của các tính năng. Chính vì những tính năng đa dang và linh hoạt như vậy thì dịch vụ tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp đã hiện diện trên 2000+ công ty. Ngoài ra nó còn được biết đến với các tên gọi khác như tổng đài VoIP, tổng đài IP

Ưu điểm và khuyết điểm của tổng đài ảo dành cho công ty, doanh nghiệp

Với thời đạng cộng nghệ internet phủ sóng không thiếu nơi đâu và luôn đổi mới thì dịch vụ tổng đài ảo cho công ty, doanh nghiệp không ngẫu nhiên trở thành người bạn đồng hành của họ. Vậy những ưu điểm và khuyết điểm của tổng đài ảo là gì? Ngay dưới đây sẽ giúp bạn có câu trả lời.

Ưu điểm của dịch vụ tổng đài ảo cho công ty và doanh nghiệp

Công nghệ mới và hiện đại: Không cần lắp đặt, tiết kiệm chi phí, hỗ trợ nhiều tính năng, mở rộng linh hoạt và giá thành thấp giúp mọi doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận.

Tích hợp hệ thống CRM: Giúp nhân viên có thể truy cập vào hệ thống CRM để nâng cao chất lượng dịch vụ, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng năng suất cho công ty, doanh nghiệp của bạn

Làm việc mọi lúc mọi nơi đa dụng: Dịch vụ tổng đài ảo dành cho công ty, doanh nghiệp có thể nhận cuộc gọi ở bất kỳ đâu có thiết bị thông minh kết nối internet. Ngoài ra nó còn có khả năng nhận và giải quyết nhiều cuộc gọi cùng lúc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Nâng cao trải nghiệm khách hang: Khi khách hàng gọi đến tổng đài, tình trạng máy bận sẽ không còn. Các tổng đài ảo có thể nhận cuộc gọi, chuyển hướng và thực hiện nhiều thao tác khác để cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Quản lý, chăm sóc dễ dàng:Tính năng ghi âm cuộc gọi, nghe loại đoạn ghi âm hay các thống kê, báo cáo vô cùng hữu ích.

Tiết kiệm chi phí: Tổng đài ảo không cần cài đặt thiết bị hay đi dây cáp. Tất cả những gì tổ chức của bạn cần là kết nối internet đến các thiết bị máy tính và điện thoại, các cuộc gọi nội bộ trên toàn quốc hoàn toàn miễn phí

Những hạn chế của dịch vụ tổng đài ảo bạn nên biết

Đồng cảm với khách hàng: Trong việc tương tác với khách hàng, không có sự tương tác cá nhân với cá nhân như khi gặp trực tiếp nhân viên chăm sóc khách hàng.

Xử lý các trường hợp phức tạp: Khi mà cần những giải đáp thông tin chi tiết thì hệ thống tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp, công ty có thể gặp khó khăn khi xử lý.

Phải cập nhật thường xuyên: Dịch vụ tổng đài ảo có thể hiểu không rõ hoặc trả lời không đầy đủ các câu hỏi hóc búa của khách hàng, do đó cần sự can thiệp của nhân viên để giải quyết và đồng thời hệ thống cần cập nhật thường xuyên để bổ sung những kiến thức cho hệ thống.

Xử lý tình huống khẩn cấp: Đối với những trường hợp khẩn cấp hoặc khi cần hỗ trợ người thật, dịch vụ tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp có thể không mang lại hiệu quả cao như việc trao đổi trực tiếp với nhân

Xem thêm: Bảng giá dịch vụ tổng đài ảo

Địa chỉ cung cấp dịch vụ tổng đài ảo uy tín cho doanh nghiệp

Dịch vụ tổng đài ảo cho công ty, doanh nghiệp đang sử dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol) để kết nối các thiết bị thông minh với mạng internet. Mỗi khi có cuộc gọi đến, hệ thống tổng đài ảo sẽ tiếp nhận và xử lý cuộc gọi theo các cài đặt được định sẵn. Vấn đề này cho phép khách hàng được chuyển hướng đến các bộ phận trong doanh nghiệp.

Cách thức hoạt động của tổng đài ảo

Bên cạnh đó, dịch vụ tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp còn có tính năng ghi âm và lưu trữ cuộc gọi, giúp bạn có thể sử dụng lại các cuộc gọi để hướng dẫn hoặc kiểm tra chất lượng phục vụ của nhân viên.

Tính năng của tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp

IVR (Interactive Voice Response): Cho phép lựa chọn các tùy chọn bằng cách nhấn phím trên bàn phím điện thoại của khách hàng.

ACD (Automatic Call Distribution): Phân phối cuộc gọi theo một quy tắc được cài đặt trước đến các nhân viên.

Voicemail: Lưu giữ và chuyển tiếp tin nhắn thoại của khách hàng khi bận.

Conference Call: Có thể có nhiều người tham gia trong cuộc gọi cùng một lúc.

Caller ID: Hiển thị thông tin người gọi cho nhân viên trước.

Call Forwarding: Chuyển tiếp cuộc gọi đến số điện thoại khác nếu nhân viên chưa kịp tiếp nhận cuộc gọi.

Báo cáo để đánh giá hiệu quả marketing: Mọi chi tiết cuộc gọi đều được ghi nhận để lập báo cáo, thống kê. Đặc biệt, tính năng báo cáo theo thời gian thực giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả chiến dịch marketing.

Kết nối nhiều đầu số bao gồm 1800, 1900, số di động,….: Đầu số 1800 và 1900 dành cho các doanh nghiệp dùng tổng đài để chăm sóc khách hàng. Ngay cả khi đã dùng tổng đài ảo thì bạn vẫn có thể sử dụng lại số Hotline của mình.

Không bị giới hạn, chi phí thấp: So với mô hình tổng đài truyền thống, tổng đài ảo không bị giới hạn về việc mở rộng. Chi phí thấp, không phát sinh các vấn đề cài đặt, thiết bị, đi dây, nên không mất nhiều thời gian.

Quy trình báo giá và triển khai lắp đặt giải pháp tổng đài

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu khách hàng, hẹn thời gian đến khảo sát

Bước 2: Tư vấn cho khách hàng các giải pháp tổng đài phù hợp với nhu cầu của công ty

Bước 3: Lên báo giá chi tiết vật tư, trang thiết bị

Bước 4: Thực hiện và bàn giao

Bước 5: Nghiệm thu

Bước 6: Chăm sóc khách hàng sau dịch vụ

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn giải pháp về tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp, cũng như dịch vụ lắp đặt tổng đài với giá tốt nhất.

Dịch vụ tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp từ Mắt Bão One

Tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp Call Center AI của Mắt Bão One được ứng dụng công nghệ VoIP. Sản phẩm được nghiên cứu và phát triển để phục vụ nhu cầu của mọi quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Giải pháp tổng đài AI giúp tiết kiệm chi phí, miễn phí gọi nội bộ, chi phí đầu tư và vận hành. Khả năng tích hợp các nền tảng CRM, ERP, OA, Zalo, Microsoft Teams giúp nâng cao hiệu quả quản trị và kinh doanh.

Chưa dừng lại ở đó, Mắt Bão One còn cung cấp Mini CRM miễn phí để quản lý dữ liệu khách hàng. Hệ thống hỗ trợ trích xuất dữ liệu, thống kê và báo cáo theo thời gian thực trực quan và chi tiết. Đến nay, đã có hơn 2000++ khách hàng tin tưởng và sử dụng tổng đài Call Center AI. Đặc biệt, với chi phí cực kỳ cạnh tranh, dưới đây là bảng giá tổng đài ảo AI của Mắt Bão One.

Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây đã giúp các bạn hiểu được khái niệm và tầm quan trọng của tổng đài ảo đối với doanh nghiệp của bạn. Mọi thông tin và câu hỏi cần được giải đáp vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc email one@matbao.com.