Dịch vụ tổng đài ảo cho trung tâm tiếng anh đang dần là xu hướng mới trong chăm sóc khách hàng tại các trung tâm. Với những lợi ích vượt trội mà tổng đài ảo mang lại như: tăng cường khả năng tư vấn, quản lý lịch học rõ ràng, tối ưu hoá chi phí vận hành, nâng cao trai nghiệp học viên, phân tích và cải tiến dịch vụ sẽ giúp cho trung tâm tiếng anh tối ưu nhất về mặt chăm sóc khách hàng.

Vì sao cần trang bị tổng đài ảo cho Trung tâm Tiếng Anh?

Với thời buổi hiện đại và ngày càng phát triển, việc luôn luôn trau dồi kiến thức là điều cần thiết để phục vụ trong công việc và cuộc sống. Và để đáp ứng được nhu cầu người học, nhiều trung tâm Tiếng Anh mọc lên như nấm khiến cho tình trạng cạnh tranh ngày càng tăng cao. Nếu không có sự nâng cấp thường xuyên rất dễ bị thụt lùi so với thực trạng thị trường hiện tại.

Thực tế cũng cho thấy, một ngày sẽ có rất nhiều cuộc gọi hỏi cần tư vấn chương trình học, đặt lịch học thử hay những học viên đang trong quá trình học muốn điều chỉnh lịch học,… Tất cả đều cần sự phản hồi nhanh chóng, chính xác. Trong khi đó, nếu chỉ áp dụng theo cách làm truyền thống thì sẽ khó đáp ứng được điều này. 

Để duy trì hình ảnh uy tín, tạo sự tin tưởng trong mắt học viên và phụ huynh cũng như đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ một cuộc gọi của một học viên nào thì trung tâm Tiếng Anh cần có yếu tố nhanh chóng, chuyên nghiệp, đòi hỏi một hệ thống linh hoạt và tự động hóa cao. Theo đó, tổng đài ảo (Call Center Ai) ra đời được được ví như “vị cứu tinh” xử lý tất cả những vấn đề trên nhờ vận hành trên nền tảng đám mây, giúp trung tâm tiếng Anh thực hiện và quản lý các cuộc gọi một cách thông minh mà không cần đầu tư vào hạ tầng phức tạp. 

Tham khảo: Bảng giá dịch vụ tổng đài ảo

Lợi ích vượt trội của tổng đài ảo đối với trung tâm tiếng Anh

Tăng cường khả năng tư vấn, quản lý lịch học, tiết kiệm chi phí là ba trong nhiều lợi ích mà tổng đài ảo mang lại cho trung tâm tiếng Anh, cụ thể:

1. Tăng cường khả năng tư vấn và hỗ trợ học viên

Nhờ tính năng tự động hoá các cuộc gọi theo quy trình, tổng đài ảo có thể thay thế con người thực hiện 1 cách nhanh nhất, hiệu quả nhất với các hạng mục tư vấn và hỗ trợ học viên. Nếu như telephone Survey của tổng đài ảo nhằm khảo sát thị trường, lấy ý kiến khách hàng thì voice OTP của tổng đài ảo lại là cuộc gọi xác thực giúp nhắc lịch sự kiện hoặc cảm ơn ứng viên khi họ đã tham dự sự kiện nào đó do trung tâm tiếng Anh tổ chức.

Với nhiều lợi thế này, tổng đài ảo sẽ không để lỡ bất kỳ cuộc gọi nào, đồng thời giúp trung tâm tiếp nhận mọi cuộc gọi nhanh chóng giúp tăng cường khả năng tư vấn nhằm hỗ trợ học viên một cách hiệu quả nhất, cụ thể, khi phụ huynh muốn tư vấn về khóa học, sẽ được hệ thống trả lời tự động và phân loại, chuyển hướng cuộc gọi đến đúng bộ phận phụ trách chuyên môn, từ đó giúp học viên, phụ huynh nhận được thông tin kịp thời, chính xác. 

2. Quản lý lịch học dễ dàng

Thông qua tổng đài ảo, trung tâm có thể dễ dàng quản lý lịch học của học viên. Theo đó, hệ thống sẽ hỗ trợ đặt lịch học thử, sau đó gửi thông báo nhắc lịch qua SMS hoặc email, từ đó giúp giảm thiểu tình trạng quên lịch học.

Từ tính năng này, trung tâm có thể cài đặt ngày giờ mong muốn và yên tâm sử dụng với khả năng đáp ứng lên tới vài nghìn khách hàng trong 01 ngày. Đây là cách thực sự hữu ích cho những khóa học online, để đảm bảo học viên tham gia đầy đủ.

3. Tối ưu hóa chi phí vận hành

Không yêu cầu đầu tư vào hạ tầng phức tạp hay đội ngũ kỹ thuật vận hành lớn, các trung tâm tiếng Anh chỉ trả phí theo nhu cầu sử dụng, điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa nguồn lực.

4. Nâng cao trải nghiệm học viên

Học viên có thể cảm nhận được sự chuyên nghiệp ngay từ khâu tư vấn và chăm sóc. 

Cụ thể, ngay từ bước gọi ra từ dịch vụ tổng đài ảo, điều đầu tiên là hiển thị tên thương hiệu trung tâm tiếng Anh đến học viên. 

Những học viên có nhu cầu khi nhận được cuộc gọi hiển thị tên này sẽ dễ dàng bắt máy và thấy được sự chuyên nghiệp từ trung tâm, đồng thời tránh bị đánh giá nhầm là cuộc gọi Spam.

Bên cạnh đó, tổng đài ảo tích hợp tính năng lưu trữ thông tin từng học viên, giúp nhân viên tư vấn dễ dàng truy cập lịch sử học tập và đưa ra lời khuyên phù hợp.

Nói một cách dễ hiểu hơn, nếu một học viên từng tham gia khóa luyện thi IELTS, hệ thống sẽ gợi ý các khóa học nâng cao phù hợp để nhân viên tư vấn kịp thời.

5. Phân tích và cải tiến dịch vụ

Về số lượng cuộc gọi thành công, cuộc gọi thất bại, thời gian xử lý trung bình và các chỉ số hiệu suất khác sẽ luôn được hệ thống tổng đài ảo thống kê và báo cáo chi tiết. Qua đó, trung tâm có thể đánh giá hiệu quả vận hành, nhận diện vấn đề, đồng thời cải thiện chất lượng dịch vụ.

Tham khảo: Dịch vụ tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp

Tổng đài ảo tại Mắt Bão One – Địa chỉ vàng trong “làng” trung tâm Anh Ngữ

Với hơn 10 năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ tổng đài ảo, Mắt Bão One không chỉ nhận được sự tin tưởng của hơn 2,000++ khách hàng mà còn được cộng đồng doanh nghiệp CNTT Việt Nam đánh giá cao.

Tổng đài ảo cho trung tâm tiêng anh của Mắt Bão One mang lại

Tổng đài ảo Call Center AI của Mắt Bão One được nghiên cứu và phát triển kỹ lưỡng ứng dụng công nghệ VoIP tiên tiến, không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tối ưu hóa vận hành với hàng loạt tính năng vượt trội như:

• Miễn phí gọi nội bộ.
• Giảm thiểu chi phí đầu tư và vận hành.
• Dễ dàng kết nối với các nền tảng như CRM, ERP, OA, Zalo, Microsoft Teams.
• Tăng cường hiệu quả quản trị và quản lý khách hàng.

Điểm nhấn độc quyền chỉ có tại Mắt Bão One

• Mini CRM miễn phí: giúp quản lý dữ liệu khách hàng dễ dàng. Đồng thời hỗ trợ trích xuất dữ liệu, thống kê và báo cáo trực quan theo thời gian thực
• Khởi tạo nhanh chóng: hệ thống sẵn sàng sử dụng chỉ trong 15 phút, đáp ứng kịp thời nhu cầu cấp thiết.
• Công nghệ vượt trội: Với 100% bản quyền phần mềm hạ tầng Network (Cisco), máy chủ (Dell).
• Công nghệ điện toán đám mây Hyper-V (Microsoft) đảm bảo kết nối ổn định, mượt mà.
• Dịch vụ hoàn hảo: Với đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm, đạt chứng chỉ chuyên môn, hỗ trợ 24/7.
• Cam kết hoàn tiền nếu phát sinh vấn đề không thể khắc phục trong quá trình sử dụng.

Có thể thấy, không chỉ là một công cụ hỗ trợ, tổng đài ảo còn là nền tảng giúp trung tâm tiếng Anh nâng cao chất lượng dịch vụ, xây dựng uy tín và giữ chân học viên. Áp dụng giải pháp này chắc chắn sẽ là bước đi chiến lược để trung tâm dẫn đầu thị trường.

Nếu bạn muốn trung tâm tiếng Anh của mình trở thành sự lựa chọn hàng đầu của học viên và phụ huynh, hãy bắt đầu từ một hệ thống tổng đài thông minh, chuyên nghiệp và hiệu quả ngay hôm nay!​

Tham Khảo: Tổng đài ảo cho ngành thẩm mỹ