Đằng sau một chiến lược Marketing hiệu quả không thể kể đến “trợ thủ” đắc lực là tổng đài doanh nghiệp, một trong những công cụ vô cùng quan trọng trong việc quản lý, chăm sóc khách hàng. Để hiểu rõ hơn vai trò và nhiệm vụ của công cụ này, đừng bỏ qua những nội dung sau đây nhé.
Một số thông tin về tổng đài doanh nghiệp
Đây là hệ thống liên lạc giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối với khách hàng, đối tác hay kể cả là những phòng ban trong doanh nghiệp nhằm tư vấn, tiếp nhận, giải đáp thắc mắc hay phản hồi từ khách hàng một cách nhanh chóng.
Về tổng đài doanh nghiệp phổ biến hiện nay phải kể đến là tổng đài truyền thống và tổng đài ảo. Việc lựa chọn ứng dụng nào sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cũng như khả năng tài chính của từng doanh nghiệp.
Tuy nhiên, giải pháp được cho là hiện đại nhất và được nhiều doanh nghiệp “săn đón” nhất hiện nay phải kể đến tổng đài ảo. Với lợi thế không phải chi trả quá nhiều chi phí đầu tư vào phần cứng đắt đỏ như tổng đài truyền thống mà lại hoạt động cực kỳ linh hoạt, giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô khi cần thiết mà tổng đài ảo dường như đã trở thành cái tên được tìm kiếm nhiều nhất khi các doanh nghiệp lớn nhỏ có nhu cầu lắp đặt tổng đài doanh nghiệp. Cụ thể, một số ưu điểm từ tổng đài doanh nghiệp phải kể đến như:
Nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng
Tổng đài doanh nghiệp khi được tích hợp với hệ thống IVR, sẽ giảm thiểu khả năng phải chờ đợi của khách hàng. Theo đó, chỉ cần nhấn đúng phím, khách hàng sẽ hoàn toàn gặp đúng bộ phận để xử lý những yêu cầu đặt ra của mình. Việc này không chỉ nâng cao sự trải nghiệm của khách hàng mà còn tạo ấn tượng tốt về sự chuyên nghiệp, nhiệt tình của doanh nghiệp trong lòng khách hàng.
Tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động
Khi ứng dụng tổng đài ảo làm hệ thống tổng đài doanh nghiệp sẽ giúp tiết kiệm nhiều khoản chi phí, từ chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng ban đầu cho đến chi phí bảo trì thiết bị sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản lớn. Không chỉ tiết kiệm chi phí hệ thống tổng đài này cũng sẽ hoạt động hiệu quả hơn khi không làm mất nhiều thời gian chờ đợi của khách hàng. Từ đó dễ dàng xử lý cũng như hỗ trợ những bộ phận liên quan trong việc giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
Tiết kiệm thời gian, tăng cường tính linh hoạt
Không chỉ giảm thiểu thời gian chờ đợi từ khách hàng nhờ tính năng chuyển tiếp cuộc gọi đến đúng bộ phận, tổng đài doanh nghiệp còn có thể giúp nhân viên thực hiện cuộc gọi dù ở bất cứ đâu, chỉ cần có kết nối internet. Điều này rất quan trọng và đặc biệt hữu ích nhất là đối với những doanh nghiệp áp dụng phương thức làm việc từ xa.
Dễ dàng quản lý cuộc gọi
Với tính năng cho phép ghi âm cuộc gọi, phân tích dữ liệu cuộc gọi, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá chất lượng cuộc gọi. Thông qua đó, doanh nghiệp sẽ hiểu hơn về nhu cầu, mong muốn từ khách hàng để có phương án cải thiện dịch vụ một cách hiệu quả hơn.
Hỗ trợ mở rộng quy mô
Đối với tổng đài doanh nghiệp truyền thống, việc mở rộng quy mô là nỗi trăn trở lo lắng của doanh nghiệp bởi phải mất nhiều thời gian cũng như bỏ ra khoản chi phí khá lớn để đầu tư thiết bị mới hay thuê nhân viên cùng chi phí cơ sở hạ tầng phức tạp. Tuy nhiên, với tổng đài ảo lại khác, chỉ cần nâng cấp gói dịch vụ là có thể dễ dàng mở rộng số lượng nhân viên hay quy mô doanh nghiệp.
Quản lý khách hàng
Do có sự tích hợp cùng phần mềm CRM mà tổng đài doanh nghiệp mang đến nhiều lợi ích lớn trong việc quản lý khách hàng thông qua việc ghi nhận lịch sử cuộc gọi, tính năng lưu trữ thông tin và phân tích dữ liệu. Tất cả điều này đều là tư liệu quý giá giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, từ đó có sự cải thiện dịch vụ cũng như đưa ra các giải pháp cá nhân hóa nhằm mang đến sự hài lòng nhất có thể từ phía khách hàng.
Lợi ích của tổng đài doanh nghiệp trong Marketing
Đối với lĩnh vực Marketing, tổng đài doanh nghiệp mang đến nhiều lợi ích quan trọng trong việc:
Xây dựng thương hiệu phát triển
Áp dụng tổng đài doanh nghiệp sẽ giúp cho việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng một cách nhanh chóng, đồng thời dễ dàng giải quyết, xử lý khi khách hàng có yêu cầu. Từ đó mà tạo dựng nên sự tin tưởng và lòng trung thành của khách hàng đối với sản phẩm dịch vụ. Và dĩ nhiên, hình ảnh thương hiệu cũng dần dần in sâu trong tâm trí khách hàng và phát triển hơn bởi những yếu tố này.
Phân tích dữ liệu khách hàng
Để có một chiến dịch Marketing hiệu quả, việc phân tích dữ liệu khách hàng vô cùng quan trọng. Bởi thông qua đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt được nhu cầu, hành vi khách hàng từ việc thu thập dữ liệu về tần suất cuộc gọi, phản ánh tích cực hay tiêu cực,… để có thể tối ưu hóa chiến lược marketing, giúp cải thiện sản phẩm, dịch vụ, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Hỗ trợ các chương trình ưu đãi, khuyến mãi
Có thể nói, tổng đài doanh nghiệp là một kênh đặc biệt quan trọng để tuyên truyền những chiến dịch ưu đãi, khuyến mãi hay chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Điều này không chỉ gia tăng tỷ lệ bán hàng mà còn có thêm nhiều phương pháp để cải thiện chiến lược bán hàng thông qua những phản hồi từ khách hàng.
Một số lưu ý khi lựa chọn tổng đài doanh nghiệp
- Nên chọn tổng đài doanh nghiệp có tính năng linh hoạt, giúp bạn dễ dàng thay đổi cấu hình hay mở rộng quy mô.
- Chi phí cũng là một trong những yếu tố quan trọng khi lựa chọn hệ thống tổng đài doanh nghiệp. Nên xác định nhu cầu sử dụng cũng như ngân sách để lựa chọn được gói dịch vụ phù hợp nhất.
- Hãy chọn nhà cung cấp tổng đài uy tín, luôn nhiệt tình hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, đảm bảo giải quyết các sự cố kịp thời cũng như giữ cho tổng đài luôn hoạt động ổn định.
Với sự tiến bộ của công nghệ, các hệ thống tổng đài doanh nghiệp như tổng đài ảo không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn mang lại hiệu quả vượt trội trong công tác quản lý và chăm sóc khách hàng. Vì vậy, hãy đầu tư vào một hệ thống tổng đài phù hợp ngay hôm nay nhé.
Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
