Đối với lĩnh vực bán lẻ, thương mại, thu hút và giữ chân khách hàng chính yếu tố quan trọng để tăng trưởng kinh doanh. Tuy nhiên, để làm được điều này không phải là chuyện dễ dàng, nhưng cũng không quá khó khăn nếu biết cách áp dụng công nghệ vào quá trình hoạt động. Một trong những công cụ nổi bật đóng góp không nhỏ trong cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng và tiết kiệm chi phí phải kể đến tổng đài ảo, cùng tìm hiểu nhé.
Vì sao ngành bán lẻ, thương mại cần đến dịch vụ tổng đài ảo?
Nhờ vào sự đổi mới của công nghệ cũng như nhu cầu tiêu dùng cao, ngành bán lẻ, thương mại hiện nay ngày càng phát triển mạnh mẽ. Tuy nhiên, điều này lại kéo theo sự cạnh tranh không hề nhỏ.
Để có thể đáp ứng được yêu cầu khách hàng và phát triển bền vững trước thực trạng này, dịch vụ tổng đài ảo là công nghệ không thể thiếu trong việc cải thiện chất lượng dịch vụ và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Lý do là bởi, đây là hệ thống điện thoại sử dụng công nghệ VoIP có thể quản lý cuộc gọi của khách hàng qua Internet nên không yêu cầu các thiết bị phần cứng cồng kềnh như điện thoại cố định hay các hệ thống điện thoại phức tạp. Đặc biệt, tổng đài ảo có thể hoạt động qua các thiết bị di động, máy tính cùng các thiết bị thông minh khác miễn là có kết nối Internet. Do đó, đối với ngành bán lẻ, thương mại cần xử lý một lượng lớn cuộc gọi khách hàng thì tổng đài ảo là giải pháp tuyệt vời mang đến nhiều lợi ích như:
Cải thiện dịch vụ khách hàng 24/7
Không chỉ riêng ngành bán lẻ và thương mại, bất cứ khách hàng thuộc ngành nào cũng cần sự hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Và điều này đều được đáp ứng bởi công nghệ tổng đài ảo vì tính năng trả lời tự động cũng như phân phối cuộc gọi thông minh, giúp duy trì dịch vụ khách hàng 24/7 mà không cần sự can thiệp của đội ngũ nhân viên, từ đó tăng cường sự hài lòng và niềm tin của khách hàng.
Tiết kiệm chi phí vận hành
Khả năng tiết kiệm chi phí là một trong những lợi ích lớn nhất của việc ứng dụng tổng đài ảo. Bởi lẽ, doanh nghiệp không cần phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng, thiết bị, phần cứng đắt đỏ như tổng đài truyền thống mà vẫn đảm bảo vận hành trơn tru chỉ cần internet ổn định. Điều này vô cùng hữu ích với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc các chuỗi bán lẻ trong việc quản lý cuộc gọi hiệu quả mà không phải đầu tư quá nhiều.
Quản lý cuộc gọi hiệu quả
Ngành bán lẻ là nơi mà khách hàng thường xuyên gọi hỏi về sản phẩm, giá cả hoặc yêu cầu hỗ trợ liên quan,… Chính vì thế mà rất cần đến hệ thống công nghệ thông minh nhằm theo dõi và xử lý các yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác. Với những tính năng nổi trội như ghi âm, phân loại và lưu trữ thông tin lịch sử cuộc gọi, tổng đài ảo không chỉ giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi mà còn tăng cường hiệu quả giao tiếp.
Hỗ trợ đa kênh giao tiếp
Với khả năng tích hợp nhiều kênh giao tiếp khác nhau như email, chat trực tuyến, tin nhắn,… ngoài hỗ trợ gọi điện thoại, tổng đài ảo còn giúp cho quá trình chăm sóc khách hàng được linh hoạt và hiệu quả hơn, nhất là đối với ngành bán lẻ, ngành mà luôn có tệp khách hàng đặc thù, có thể liên lạc bằng nhiều phương thức khác nhau. Do đó, việc tích hợp này là thế mạnh để doanh nghiệp có thể phục vụ khách hàng cũng như giữ liên lạc với khách hàng một cách tốt hơn.
Cải thiện trải nghiệm khách hàng
Thông qua việc tối ưu hóa quy trình hỗ trợ bằng hệ thống trả lời tự động và phân phối cuộc gọi đúng nhân viên và bộ phận chuyên môn, tổng đài ảo là giải pháp tuyệt vời giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ cung cấp thông tin nhanh chóng về sản phẩm, dịch vụ, chương trình khuyến mãi, đồng thời giải quyết và xử lý nhanh chóng, chính xác yêu cầu của khách hàng. Đây là yếu tố giúp tăng sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ lâu dài.
Dễ dàng mở rộng và tùy biến
Một thế mạnh nữa từ tổng đài ảo trong lĩnh vực bán lẻ, thương mại phải kể đến là tính năng mở rộng và tùy biến. Với tính năng này, doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng quy mô, chi nhánh mà không gặp phải các vấn đề về cơ sở hạ tầng bởi tổng đài ảo có thể dễ dàng cấu hình cũng như thêm mới các số điện thoại. Vì vậy mà các chi nhánh hay bộ phận mới khi ứng dụng tổng đài ảo muốn mở rộng mạng lưới hoặc dịch vụ mà không cần phải thay đổi hoặc nâng cấp hệ thống phức tạp. Lợi thế này mang lại tính linh hoạt và tiết kiệm chi phí hiệu quả cho các doanh nghiệp bán lẻ.
Lý do ngành bán lẻ, thương mại cần ứng dụng Tổng đài ảo
Tối ưu quy trình đặt hàng và hỗ trợ khách hàng
Trong ngành bán lẻ, khách hàng thường gọi đến để yêu cầu hỗ trợ về việc đặt hàng, kiểm tra tình trạng đơn hàng, hoặc hỏi về các chính sách đổi trả. Tổng đài ảo giúp phân loại các cuộc gọi và chuyển hướng đến bộ phận phù hợp như bộ phận đặt hàng, hỗ trợ khách hàng, hoặc bộ phận vận chuyển. Điều này giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và đảm bảo rằng khách hàng nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng, làm tăng sự hài lòng và giữ chân khách hàng.
Quản lý các chương trình khuyến mãi và ưu đãi
Các chương trình khuyến mãi, ưu đãi hay những sự kiện đặc biệt là một trong những yếu tố thu hút và giữ chân khách hàng hiệu quả. Vì vậy, việc quản lý các chương trình ưu đãi, khuyến mãi là vô cùng quan trọng đối với ngành bán lẻ, thương mại nhằm giải đáp, cung cấp thông tin và chuyển tiếp yêu cầu đến bộ phận hỗ trợ xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đồng thời giảm tải công việc cho nhân viên mà vẫn đảm bảo cải thiện trải nghiệm của khách hàng trong những chiến dịch marketing.
Xử lý khiếu nại phản hồi
Trong ngành bán lẻ và thương mại dù có quy trình tốt đến đâu cũng khó tránh khỏi việc khiếu nại, phản hồi từ khách hàng. Để xử lý vấn đề này sẽ cần đến hệ thống phân loại cuộc gọi đến đúng bộ phận chuyên trách nhằm giải quyết vấn đề nhanh chóng, hiệu quả. Tổng đài ảo là công nghệ có thể đáp ứng tiêu chí này nhờ tính năng ghi âm, lưu trữ, giúp doanh nghiệp dễ dàng tham khảo lại khi cần thiết, từ đó cải thiện các quy trình, chính sách dịch vụ khách hàng.
Với khả năng tích hợp đa kênh giao tiếp và quản lý cuộc gọi hiệu quả, đồng thời hỗ trợ mở rộng quy mô, tổng đài ảo sẽ là công cụ hữu ích giúp các doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng, gia tăng sự hài lòng, từ đó thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh, mang lại lợi thế cạnh tranh lớn trong thị trường bán lẻ ngày càng khốc liệt.
Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
