Hướng Dẫn Cài Đặt Và Sử Dụng Nextcloud Chi Tiết

Nếu bạn không sử dụng Dropbox và Google Drive nhưng vẫn muốn tạo đám mây tự lưu trữ (Self-hosted) riêng cho nhóm hoặc doanh nghiệp thì Nextcloud là một giải pháp lý tưởng.

Vậy Nextcloud là gì? Cách cài đặt và sử dụng ra sao? Hãy cùng ODS tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

NextCloud là gì?

Nextcloud là một mã nguồn mở và là chương trình hỗ trợ lưu trữ và đồng bộ dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây. Với Nextcloud bạn có thể xây dựng cho tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân một nền tảng lưu trữ dữ liệu và đồng bộ dữ liệu tương tự như Google Drive, Dropbox, Onedrive…

Vì sao nên sử dụng Nextcloud?

Nextcloud có thể hỗ trợ trên nhiều nền tảng phổ biến hiện nay, từ các nền tảng di động cho đến máy tính để bàn. Bạn có thể tải về các ứng dụng dụng gốc cho hầu hết các hệ điều hành. Đồng thời bạn hoặc nhóm của bạn có thể làm việc từ bất kỳ thiết bị và địa điểm nào. Do đó, nó tiết kiệm tối đa chi phí cơ sở hạ tầng.

Nextcloud cung cấp nhiều tính năng để tạo ra một đám mây riêng, cụ thể như:

• Tự động lưu trữ: Bạn có thể truy cập Nextcloud gần như mọi lúc mọi nơi và bạn có toàn quyền việc kiểm soát lưu trữ dữ liệu.
• Chia sẻ dễ dàng: Nextcloud cho phép chia sẻ File rất an toàn, với bất kỳ ai hoặc ngoài đám mây khi sử dụng đường dẫn được bảo vệ bằng mật khẩu và các thành viên trong mạng có thể chia File lên Nextcloud.
• Ưu tiên bảo mật: Nextcloud tích hợp các phương pháp bảo mật tiêu chuẩn bao gồm tính năng mã hóa đầu cuối. Nó hỗ trợ các chương trình xác thực, kiểm soát và sơ đồ cấp phép phổ biến.
• Rất nhiều tích hợp: Nextcloud đi kèm với hỗ trợ tích hợp – ứng dụng và dịch vụ để mở rộng chức năng của Cloud. Ví dụ, bạn có thể quản lý công việc, chỉnh sửa dữ liệu trong Markdown và nhiều tác vụ khác.

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Nextcloud trên PC

Cài đặt ứng dụng Nextcloud trên Desktop (Window OS)

Tiến hành cài đặt và sử dụng App Nextcloud trên Desktop, đầu tiên, bạn truy cập vào đường dẫn: https://nextcloud.com/ trên trình duyệt Web. Sau đó chọn “Get Nextcloud” và “Download for Desktop” và chọn hệ điều hành (OS) mà bạn đang sử dụng.

Sau khi đã hoàn tất tải ứng dụng về máy tính, bạn tiếp thực hiện các tiến trình Setup như hình sau:

Kết nối vào tài khoản Cloud Server File

Khi quá trình Setup đã hoàn tất, ứng dụng sẽ hiện bảng yêu cầu đăng nhập ứng dụng. bạn hãy chọn “Log in” và điền các thông tin đăng nhập sau đây:

• Server Address: Truy cập https://files.ods.vn/ sau đó chọn “Next”, giao diện Login vào file.ods.vn sẽ hiện lên trình duyệt Web.

• Username or Email: Tài khoản được ODS cung cấp.
• Password: Mật khẩu tương ứng với tài khoản được ODS cung cấp.
• Sau đó nhấn chọn “Grant Access”

Quản lý File

Giao diện của ứng dụng

Sau khi đã hoàn tất các bước trên, ứng dụng sẽ chuyển tiếp sang Setup Folder với 2 Option như sau:

• Sync everything from server: Đồng bộ tất cả các dữ liệu từ Server
  • Hiển thị yêu cầu xác nhận trước khi tiến hành đồng bộ các thư mục lớn hơn.
  • Hiển thị yêu cầu xác nhận trước khi đồng bộ hóa kho bên ngoài
• Choose what to Sync: Tùy chọn mục dữ liệu để đồng bộ từ Server.

Giao diện Web

Main Menu

Menu chính gồm 2 mục là quản lý File (Files) và Log ghi nhận thao tác hoạt động (Activity). trong đó, mục “Files” có các Tab như sau:

• All Files: Nơi hiển thị tất cả các thư mục, tập tin đang được lưu trữ.
• Recent: Hiển thị các thư mục, tập tin được sắp xếp theo thời gian thao tác gần nhất.
• Favorites: Tab này chứa các thư mục, tập tin được người dùng chọn làm Favorites của ứng dụng.
• Shares: Hiển thị các thư mục, tập tin được chia sẻ với bạn.
• External Storages: Nơi chứa các thư mục, tập tin từ kho bên ngoài.

Upload File/Folder

Từ trình duyệt Web vào đường dẫn: https://files.ods.vn/. Trên màn hình lúc này sẽ hiển thị giao diện chính của ứng dụng. Để lưu trữ File lên hệ thống Cloud File Server, hãy Click vào dấu cộng được đánh dấu như hình.

• Để tải lên các File đang có trong máy, bạn chọn vào “Upload File”.
• Chọn “New Folder”, để tạo thư mục mới để thuận tiện hơn cho việc phân chia và quản lý File.
• Các mục còn lại và tính năng tiện ích như soạn thảo văn bản (Word). trang tính (Excel) và trình chiếu (Powerpoint).
• Có thể thao tác “kéo – thả” File từ máy vào khung giao diện để Upload.

Ngoài ra, còn có các tính năng khác như:

• Toggle grid view: Để thay đổi các Folder hay File theo dạng ô lưới hay dạng danh sách.
• Chọn vào Sort (Name, Size or Modified) để sắp xếp hiển thị các Folder và tập tin theo ý muốn.

Chia sẻ File/Folder và các tùy chọn khác:

• Chọn Copy direct link: Chỉ Những người nhận được Link mới truy cập được vào File/Folder này.
• Kích hoạt Share File để có thể cài đặt chi tiết quyền truy cập và thao tác trên File/Folder được Share:

• • Share Link: Bao gồm các tùy chọn như cho phép người nhận chỉnh sửa (Allow Editing), không hiển thị mục Download File/Folder (Hide Download), khởi tạo mật khẩu bảo mật có thời hạn (Password Protect), ghi chú cho người nhận (Note to Recipient, xóa Link có chức năng tạo thêm đường dẫn mới với cài đặt khác dành cho mỗi đối tượng nhận Link.
  • Add to Project: Để liên kết với các File/Folder có liên quan với nhau, thuận tiện cho việc tìm kiếm File/Folder.

Click vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm ngang ở mỗi File/Folder để mở Menu của thư mục hoặc tập tin đó:

• Add to Favorites: Thêm File/Folder vào Folder Favorites của ứng dụng.
• Details: Xem các thông tin liên quan đến File như ngày tạo, ngày cập nhật gần nhất, chia sẻ và Link chia sẻ.
• Rename: Thay đổi tên File/Folder.
• Move or Copy: Di chuyển/sao chép File đến Folder khác.
• Download: Tải dữ liệu xuống máy.
• Delete: Xóa File/Folder.

Trường hợp cần thực hiện thao tác xóa, di chuyển hay download… nhiều thư mục, tập tin cùng lúc thì Click vào ô Check rồi chọn Actions.

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Nextcloud trên Android

Cài đặt ứng dụng Nextcloud trên thiết bị Android

Để cài đặt App Nextcloud cho thiết bị Android, hãy tìm kiếm với từ khóa “Nextcloud” tại Play Store/CH Play. Sau đó nhấn chọn Install/Cài đặt.

Kết nối vào tài khoản Cloud File Server

Khi mở ứng dụng Nextcloud lần đầu tiên, ứng dụng sẽ yêu cầu đăng nhập. Hãy nhấn “Login” và điền các thông tin đăng nhập dưới đây:

• Server address https://files.ods.vn.com/. Sau đó chọn “Yes”.

• Username or Email: Tài khoản được ODS cung cấp.
• Password: Mật khẩu tương ứng với tài khoản được ODS cung cấp.
• Sau đó, nhấn chọn “Grant Access”.

Quản lý File

Giao diện chính

Sau khi đăng nhập thành công, trên màn hình thiết bị sẽ hiển thị giao diện chính của ứng dụng. Để tải File lên hệ thống Cloud File Server, hãy nhấn vào dấu cộng ở góc bên phải phía dưới màn hình.

• Để tải lên các File đang có sẵn trong thiết bị, bạn chọn Upload.
• Để tải các File từ ứng dụng Android khác. bạn chọn Upload content from other apps.
• Để chụp hình và tải hình lên trực tiếp từ Camera của thiết bị, chọn Upload from Camera. Lưu ý rằng, để sử dụng tính năng này, bạn hãy cho phép ứng dụng Nextcloud truy cập đến Camera của thiết bị.
• Chọn Create new Folder, để tạo thư mục chứa File mới, nhằm thuận lợi cho việc phân chia và quản lý File

.Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm thẳng đứng ở góc trên cùng bên phải của màn hình để mở Menu của User.

• Chọn Refresh Account để đồng bộ dữ liệu trên thiết bị với Cloud File Server. Việc đồng bộ dữ liệu này cũng có thể thực hiện trên thiết bị với Cloud File Server. Việc đồng bộ dữ liệu này cũng có thể thực hiện bằng cách nhấn giữ và vuốt từ trên xuống màn hình tại giao diện chính của ứng dụng. Ứng dụng cũng sẽ tự động thực hiện đồng bộ dữ liệu khi mở ứng dụng hoặc khi tải File mới lên.
• Chọn Grid view (List view) để thay đổi hiển thị các Folder hay File theo dạng ô lưới hay dạng danh sách.
• Chọn Sort để sắp xếp hiển thị các Folder và tập tin theo ý muốn.

Menu chính

Nhấp vào biểu tượng Menu ở góc trên cùng của màn hình để mở ra Menu chính của ứng dụng Nextcloud Menu này hiển thị User đang sử dụng ứng dụng, đường dẫn đến các Folder File (All Files, Favorites, Photo, Shared, On Device), mục Uploads và cài đặt Settings của ứng dụng.

Tại mục Uploads sẽ hiển thị trạng thái của các File đang được tải lên hệ thống Cloud File Server, hoặc tùy chọn Retry để tải lên lại các File bị gián đoạn ở lần tải lên trước. Nếu việc tải lên bị lỗi do User đang dùng không có việc truy cập vào Folder được chọn để tải File vào, sẽ có thông báo “Permissions Error”. Để khắc phục, hãy kiểm tra lại quyền truy cập của User vào Folder cần tải lên sau đó thử lại, hoặc thử tải Files lên một Folder khác.

Tải xuống File/Folder

Tất cả các File mà User đang dùng có quyền truy cập đến sẽ hiển thị trên ứng dụng, nhưng chưa tải xuống thiết bị cho đến khi được chọn tải xuống. Các File đã tải xuống thiết bị sẽ có đánh dấu màu xanh lá.

Để tải File xuống và xem, nhấn chọn vào File đó. Sau đó, nhấp chọn vào biểu tượng Menu ở góc trái trên cùng màn hình và chọn Download.

Bên cạnh đó, tại đây có thể thực hiện các chia sẻ File (Send/Share), xóa File (Delete).

Chia sẻ File/Folder và các tùy chọn khác

Tại giao diện chính của ứng dụng, chọn biểu tượng ngoài cùng bên phải của mỗi File/Folder để thấy các tùy chọn:

• Add to Favorite: Thêm File/Folder vào Folder Favorites của ứng dụng.
• Details: Xem các thông tin liên quan đến File như ngày tạo, ngày cập nhật gần nhất, chia sẻ File và Link chia sẻ File.
• Rename: Thay đổi tên File.
• Move: Di chuyển File đến Folder khác.
• Copy: Copy File vào một Folder khác.
• Open with: Mở File bằng ứng dụng khác trên thiết bị.
• Sync: Đồng bộ File với hệ thống Cloud File Server.
• Delete: Xóa File.

Nhấn vào biểu tượng chia sẻ của File để chia sẻ File. File có thể được chia sẻ cho User khác hoặc chia sẻ bằng liên kết.

• Nhấn vào biểu tượng bên cạnh tên File/Folder
• Chọn Share

• Nhập vào tên User muốn chia sẻ File đến và chọn User đó.
• Tại đây, có thể cho phép User được chia sẻ File có quyền thay đổi File hay không, tạo Password (Set Password), đặt ngày hết hạn chia sẻ File (Set Expiration date), ngừng chia sẻ File (Unshare) hoặc tạo ghi chú (Note to recipient).

Bên cạnh đó, bạn có thể chia sẻ File bằng đường liên kết, bằng cách nhấp vào “Link”. Để chia sẻ bằng đường dẫn liên kết, cần cài đặt Password để truy cập vào đường dẫn này. Sau khi hoàn tất việc đặt Password, đường dẫn sẽ được tự động Copy vào Clipboard của thiết bị. Để chia sẻ, bạn chỉ cần gửi đường dẫn đến người muốn chia sẻ.

Lưu ý: Password yêu cầu phải từ 8 ký tự trở lên và không được quá đơn giản.

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Nextcloud trên IOS

Cài đặt ứng dụng Nextcloud trên thiết bị IOS

Để cài đặt App Nextcloud trên thiết bị IOS, hãy tìm kiếm với từ khóa “Nextcloud” tại App Store. Sau đó, bạn chọn Install/Cài đặt.

Kết nối vào tài khoản Cloud File Server

Khi mở ứng dụng Nextcloud lần đầu tiên, ứng dụng sẽ yêu cầu đăng nhập. Hãy nhấn “Login” và điền vào các thông tin đăng nhập như sau:

• Server Address: Vào https://files.ods.vn/, sau đó chọn “Yes”.
• Username or Email: Tài khoản được ODS cung cấp.
• Password: Mật khẩu tương ứng với tài khoản được ODS cung cấp.

Sau đó chọn “Grant Access”.

Quản lý File

Giao diện chính

Sau khi đã đăng nhập thành công, trên màn hình thiết bị sẽ hiển thị giao diện chính của ứng dụng. Để tải File lên hệ thống Cloud File Server, hãy nhấp vào dấu “+” ở chính giữa, phía dưới màn hình.

Các chức năng trong phần này như sau:

• Upload photos or videos: Tải lên hình ảnh hoặc Video.
• Upload File: Tải lên File.
• Create text File: Tạo File văn bản.
• Scan Document: Scan tài liệu trên giấy.
• Create Folder: Tạo thư mục trên Nextcloud.

Để tùy chỉnh giao diện hiển thị của các thư mục và File, ta chọn biểu tượng Menu ở phía trên, bên phải màn hình:

Bạn bấm vào dấu ba chấm bên cạnh một thư mục hoặc File để:

• Add to Favorites: Đưa vào thư mục yêu thích
• Details: Xem thông tin của File
• Set as available offline: Lưu về App
• Protect with password: Đặt mật khẩu riêng
• Delete: Xóa

Một số thao tác cơ bản

Refresh App

Kéo màn hình từ trên xuống dưới để Refresh App trong một số trường hợp không xem được File, mất kết nối:

Tải lên (Hình ảnh, Video, Files…)

Chọn mục cần tải lên ứng dụng, sau đó có thể tùy chỉnh như chỉnh lại hình ảnh, Filetype,… và chọn Save để tải lên.

Chia sẻ File

Chọn biểu tượng Share của File hoặc thư mục cần chia sẻ.

Điền thông tin Email của người bạn muốn chia sẻ:

Đặt mật khẩu và ngày hết hạn cho File được chia sẻ

Tùy chỉnh thêm

Chọn phần More ở phía dưới, bên trái màn hình điện thoại tại giao diện chính để thiết lập một số tùy chỉnh:

Tại phần này sẽ có một số mục như sau:

• Thay đổi thông tin của tài khoản Nextcloud
• Transfer: Xem các File đã tải lên/xuống
• Activity: Xem lại các hoạt động của bạn trên Nextcloud
• Shares: Quản lý các thư mục hoặc File đã chia sẻ
• Manage Offline Files: Quản lý các File đã tải về App Nextcloud trên điện thoại
• Scanned Images: Những hình ảnh được Scan
• Deleted Files: Nơi chứa những File đã bị tạm xóa
• Setting: Các cài đặt về bảo mật và cài đặt nâng cao

Một số chức năng tại phần Settings

Auto Upload: Tự động tải lên Nextcloud những hình ảnh và Video mới chụp

Look: Đặt mật khẩu cho App Nextcloud, ta có thể chọn mật khẩu phức tạp hoặc mật khẩu đơn giải bằng số.

TouchID/FaceID của IOS cũng có thể được dùng để bảo mật App Nextcloud.

Kết luận

Trên đây là một số thông tin cơ bản và hướng dẫn chi tiết các cài đặt và sử dụng App Nextcloud trên nền tảng PC và Moblie. ODS hy vọng bài viết này sẽ hữu ích và hỗ trợ tối ưu cho công việc của bạn. Chúc bạn cài đặt và sự dụng thành công!