Tổng hợp các lỗi thường xảy ra khi sử dụng ProMail và cách giải quyết (P1)

Nếu bạn đã và đang sử dụng dịch vụ Email theo tên miền doanh nghiệp – ProMail. Dưới đây là một số lỗi thường gặp và cách khắc phục nhanh chóng nhất.

Ngày nay, Email theo tên miền riêng đang dần trở thành công cụ quan trọng đối với hoạt động giao tiếp, trao đổi trong kinh doanh. Nó được doanh nghiệp ưa chuộng không chỉ bởi tính bảo mật cao, mà còn nâng cao uy tín và sự chuyên nghiệp trong mắt của khách hàng, đối tác.

Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, đôi khi khách hàng sẽ gặp các vấn đề phát sinh. Trong suốt thời gian qua, ODS đã nhận được rất nhiều yêu cầu hỗ trợ khắc phục các lỗi xảy ra khi sử dụng dịch vụ Email doanh nghiệp ProMail. Và để giúp khách hàng có thể hiểu và tự mình khắc phục một số lỗi cơ bản, chúng tôi đã tiến hành sàng lòng và tổng hợp các trường hợp thường và hướng giải quyết trong bài viết sau đây. Cùng tìm hiểu nhé!

Lỗi không nhận được Mail

Gửi Email đi từ User bị vào thư mục Spam ở phía người nhận. Đây là lỗi rất thường gặp ở hệ thống Email doanh nghiệp.

User khi gửi Email đến User khác bị vào hộp thư Spam.

Nguyên nhân

Nguyên nhân dẫn đến lỗi này có thể là do:

• Có thể do Rule Mail Server bên phía nhận mail chặn những tệp/File đính kèm có chứa dung lượng vượt mức cho phép của một tệp/File đính kèm và đưa vào mục Spam Mail.
• Khi khách hàng gửi Mail có đính kèm chữ ký chứa nhiều Link liên kết cũng có thể bị Rule Mail bên Server nhận chặn hoặc nhận diện là Spam Mail

Hướng giải quyết

• Nhờ bên phía nhận Mail Check lại trên thư mục Spam đã nhận được Mail chưa.
• Nếu là Email quan trọng thì nên trao đổi với phía Server Mail nhận Whitelist Mail gửi đến để hạn chế tình trạng khi gửi Mail sẽ vào thư mục Spam.

Lỗi User sử dụng Webmail bị yêu cầu đăng nhập lại liên tục

Người dùng sử dụng Webmail bị yêu cầu đăng nhập lại liên tục. Dù khách hàng đã Check vào ô “Remember me” ở trang đăng nhập.

Nguyên nhân

Nguyên nhân có thể do trình duyệt Web bên phía người dùng sử dụng phiên bản cũ chưa cập nhật nên dẫn đến việc bị yêu cầu đăng nhập lại tài khoản.

Hướng giải quyết

Bạn có thể khắc phục tình trạng trên với các cách đơn giản sau đây:

• Xóa Cache trên trình duyệt Web và thử đăng nhập lại
• Nên sử dụng một số Website phổ biến như : Chrome , Firefox ….

Xem lịch của người khác trên Outlook

Người dùng sử dụng Internet Free/Busy có nhu cầu xem lịch của người khác thông qua Option Internet Free/Busy.

Nguyên nhân

Có thể do khi khách hàng sử dụng Plugins Internet Free/Busy dùng FTP Server và cấu hình sai thông tin Login hoặc Password nên dẫn đến việc không thể xem được lịch công tác/họp của người khác.

Hướng giải quyết

Hãy kiểm tra và cấu hình đúng thông tin và Password của FTP Server để có thể sử dụng chức năng Internet Free/Busy của Outlook.

Không nhận được Email

Mô tả: Gửi Email đến Group Mail, nhưng trong đó có một số User không nhận được. Ví dụ: User tramvpb@vietmygroup.net gửi Mail đến group Mail gr_cntt@vietmygroup.net vào lúc 16h15 ngày 08/04/2020. Nhưng trong Group có 2 user phongnh@vietmygroup.net và trungvv@vietmygroup.net không nhận được Email.

Nguyên nhân

• Có thể do phía khách hàng thao tác xóa nhầm mail khi nhận.
• Khi gửi qua group mail khách hàng có thể khách hàng thao tác xóa nhầm user có trong mail list của group mail.

Hướng giải quyết

• Sau khi Check Log trên Mail Server về việc gửi nhận thì thấy Mail đã được gửi thành công.
• Nhờ KH gửi lại Mail và kiểm tra bên phía người nhận.

Lỗi gửi Email

Email tên miền của doanh nghiệp khi gửi Email sang Nhật thì báo lỗi.

Nguyên nhân

Đối với lỗi trả về là “554 permanent problem with the remote server…”, có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau:

• IP của server mail gửi bị phía server nhận chặn cho IP bị Blacklist.
• Phía người nhận đánh giá Mail gửi đến là Spam và từ chối nhận Mail.
• Record DNS của Domain gửi không đúng.
• Địa chỉ người nhận không đúng.
• Có thể do phía khách hàng sử dụng nhiều Record SPF nên xảy ra lỗi không gửi được Mail.
• Sau khi Check Record trên MXtoolbox.

Hướng giải quyết

• Xóa các record SPF báo lỗi trên hình sau đó thêm vào SPF dịch vụ Promail ODS như sau:

• Nhờ Khách hàng kiểm tra địa chỉ người nhận, nhờ phía người nhận điều chỉnh Whitelist cho địa chỉ Email người gửi và gửi lại Email.

Không đính kèm được file

User không đính kèm được File khi gửi Email. Sau khi đã kéo thả File vào, thấy Load nhưng không hiện lên.

Nguyên Nhân

Do File Excel trong quá trình lưu File bị lỗi, nên Webmail không nhận File đính kèm được.

Hướng Khắc Phục

Tạo một File Excel mới và copy nội dung từ File cũ sang và thử đính kèm File vào Email.

Các User không gửi được Email ra ngoài

Nguyên Nhân

Do Password của User bị thay đổi, nhưng khi cửa sổ yêu cầu đăng nhập của Outlook hiện lên, người dùng không cập nhật Password mới. Việc này dẫn tới phía Client (ở đây là Outlook) gửi thông tin đăng nhập sai lên server nhiều lần, khiến cho IP Internet của văn phòng khách hàng bị Server Mail chặn.

Hướng Khắc Phục

Nhờ khách hàng cập nhật lại mật khẩu đăng nhập trên Outlook và các thiết bị khác nếu có. Phía kỹ thuật ODS sẽ bỏ chặn IP trên Server Mail.

Tài khoản Email của doanh nghiệp gửi Email Spam ra ngoài

Nguyên nhân

Người dùng đặt Password giống với Username dẫn đến việc bị Scan Password, sử dụng tài khoản Email vào mục đích xấu.

Hướng xử lý

Reset Password cho User, đề nghị khách hàng đặt Password phức tạp và bảo mật hơn.

Sử dụng được 2 tài khoản Email trên cùng một trình duyệt

Khách hàng có thể sử dụng 1 trình duyệt chính để sử dụng 1 email, bên cạnh đó mở 1 tab ẩn danh để sử dụng 1 email khác. Do cơ chế của Trình duyệt nên không thể sử dụng 2 user mail cùng loại trên 1 trình duyệt ( trừ tab ẩn danh).

Gửi Email đi nhưng bị trả về lỗi tệp đính kèm (Attach File)

Nguyên nhân

Lỗi này xảy ra do Admin Setup Rule cho File đính kèm nhỏ hơn tệp của User nên dẫn đến báo lỗi.

Hướng xử lý

Giảm bớt Size Email hoặc tệp đính kèm hoặc liên hệ Admin nâng dung lượng đính kèm cho User lên.

Webmail Loading không vào được

Khách hàng đăng nhập Account trên Webmail, tuy nhiên có tình trạng Loading không vào được Mail.

Nguyên Nhân

Do User đăng nhập bị sai Password và Cookie vẫn còn lưu trên Trình duyệt nên dẫn đến tình trạng Loading không vào được Mail.

Hướng xử lý

Ở vị trí Admin có thể vào trang Control Mail Reset lại Pass. Còn nếu là End User thì xóa Cookie trên trình duyệt Web và thông báo đến Admin để hỗ trợ.

User không Login được vào hệ thống Email

Nguyên nhân

Do 2 user thanhha.nguyen@phuhoangland.vn và thu.vuong@phuhoangland.vn đăng nhập sai pass nhiều lần nên IP Internet của văn phòng KH bị chặn. Ngoài ra có thêm thiết bị login vào liên tục mà không nhập user, password gây ra tình trạng trên.

Hướng xử lý

Whitelist IP Internet phía KH trên servẻ. Báo KH xử lý thiết bị đang request liên tục để tránh bị Ban IP.

Hỗ trợ support cảnh báo hệ thống mail bị khóa

Email từ Domain doanh nghiệp của KH bị chặn bởi các server mail khác, do có nhiều user gửi mail spam ra ngoài.

Nguyên Nhân

Do user đặt pass đơn giản nên dễ bị scan pass/ hack mail spam ra ngoài.

Hướng xử lý

Limit lượng mail cho user/ domain được phép gửi ra trong 1 ngày. Ngoài ra cảnh báo đến user đặt pass khó ( tối thiếu 8 kí tự trở lê, có cả chữ hoa, chữ thường, chữ số, kí tự đặc biệt) để tránh tình trạng bị scan pass, botnet.

Không nhận được mail đến, cũng như gửi mail ra ngoài.

Nguyên nhân

Do tên miền lottmekong.com của KH đã hết hạn, dẫn đến tình trạng Email 365 được đăng ký theo tên miền này không thể nhận được mail gửi tới.

Hướng xử lý

Báo KH liên hệ phía nhà cung cấp hosting/ domain để gia hạn thêm.

Hết hạn SSL trên Webmail

Khách hàng không check được mail trên webmail (mail.quantic.com.vn).

Nguyên nhân

Let’s Encrypt hết hạn, nhưng chưa tự động update.

Hướng giải quyết

ODS thực hiện cập nhật và điều chỉnh thời gian gia hạn của chứng chỉ để không ảnh hưởng đến dịch vụ của KH.

Webmail không vào được

Nguyên nhân

Khách hàng nhập sai password user nên không đăng nhập được.

Hường giải quyết

Ultraview máy khách hàng kiểm tra, nhờ KH kiểm tra lại password user.

Bị lỗi trên outlook không kết nối được đến server

Nguyên nhân

Có user phía khách hàng có Domain lv-electric.com nhập sai password nhiều lần dẫn đến tình trạng IP Internet ở văn phòng KH bị chặn.

Hướng giải quyết

ODS bỏ chặn IP WAN trên hệ thống và thông báo KH rà soát và kiểm tra lại các thiết bị bên phía KH để tránh tình trạng user nhập sai pass nhiều lần dẫn đến IP WAN bị chặn.

Hỗ trợ support Cảnh báo hệ thống mail bị Khóa.

Hệ thống mail sieuthisaigon.com.vn bị spam cả gửi đi và nhận.

• Hệ thống mail sieuthisaigon.com.vn bị vào thư mục Spam khi gửi đi và nhận, làm tràn hệ thống, dẫn tới tình trạng hệ thống bị Lock bởi Google, Yahoo,…
• Server ODS cũng lock Domain mail sieuthisaigon.com.vn

Nguyên nhân

Do user đặt password dễ nên bị hack pass và gửi mail ra ngoài với số lượng rất nhiều trong 1 khoảng thời gian ngắn.

Hướng giải quyết

• Giới hạn cho từng user được phép gửi 200 email/ ngày và cho cả domain sieuthisaigon.com.vn được phép gửi 10000 email/ ngày.
• Các user bị scan password dẫn đến tình trạng bị lợi dụng gửi spam mail ra ngoài, nhờ KH vui lòng cảnh báo client sử dụng password cho user có độ phức tạp cao (kết hợp gồm số, chữ cái in hoa, chữ cái thường, ký tự đặc biệt,…).
• Đồng thời khi gửi email đến các hotmail như Gmail, yahoo có thể nhờ phía người nhận check trong thư mục spam và tick chọn đánh dấu “Báo cáo không phải spam” để tăng điểm đánh giá cho domain không bị block.

Kết luận

Trên đây là một số lỗi thường gặp khi sử dụng hệ thống Email theo tên miền doanh nghiệp – ProMail. Ở bài viết tiếp theo, ODS sẽ tiếp tục cập nhật các vấn đề có thể xảy ra khi sử dung ProMail và cách giải quyết tốt nhất cho từng trường hợp. Cùng đón xem nhé!