Tổng hợp các lỗi thường xảy ra khi sử dụng ProMail và cách giải quyết (P2)

Nếu bạn đã và đang sử dụng dịch vụ Email theo tên miền doanh nghiệp – ProMail. Dưới đây là một số lỗi thường gặp và cách khắc phục nhanh chóng nhất.

Ở bài viết trước, chúng ta đã cùng tìm hiểu một số lỗi thường gặp khi sử dụng dịch vụ Email theo tên miền doanh nghiệp. Tiếp sau đây, ODS sẽ tiếp tục gửi đến bạn những trường hợp lỗi thường gặp khác và hướng giải quyết tốt nhất. Dù không phải là chuyên gia trong lĩnh vực, Bạn vẫn có thể tự mình khắc phục một số vấn đề đề cơ bản.

Tạo Email và Migrate từ Google sang

Tạo user cho Promail:

• Khách hàng cần hỗ trợ Migrate dữ liệu từ Google sang ProMail ODS và giới hạn dung lượng cho từng user mail như bên G-suite.
• Chức năng Alias khi gửi Mail vào test@domain.com và test@vuanem.vn sẽ chuyển đến test@domain.vn.

Nguyên nhân

Khách hàng có yêu cầu hỗ trợ migrate dữ liệu từ G-suite về promail ODS với lượng lớn User theo file Excel đính kèm.

Hướng giải quyết

Để migrate dữ liệu khách hàng cần thực hiện như sau :

Bước 1: Tắt xác mình 2 bước:

1. Mở Tài khoản Google.
2. Trong phần “Bảo mật”, hãy chọn Xác minh 2 bước. Bạn có thể cần đăng nhập.
3. Chọn tùy chọn Tắt.
4. Cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện để xác nhận rằng bạn muốn tắt Xác minh 2 bước. Chọn tùy chọn Tắt.

Tham khảo thêm tại đây.

Bước 2 : Cung cấp đầy đủ thông tin username – password của user cần migrate.

Bước 3: Bật tính nâng IMAP như sau:

1. Trên máy tính, hãy mở Gmail.
2. Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt .
3. Nhấp vào Cài đặt.
4. Nhấp vào tab Chuyển tiếp và POP/IMAP.
5. Trong mục “Truy cập IMAP”, hãy chọn Bật IMAP.
6. Nhấp vào Lưu thay đổi.

Bước 4: Cho phép ứng dụng kém an toàn:

1. Đăng nhập vào tài khoản cần bật “Cho phép ứng dụng kém an toàn“.
2. Truy cập vào trang cài đặt của google (địa chỉ: https://myaccount.google.com/lesssecureapps) và thực hiện bấm để bật cho phép như hình sau :

Server Mail không nhận được Email

Nguyên nhân

Khi khách hàng sử dụng outlook không thể sync mail, có thể do vấn đề network gây nên tình trạng send/recive mail bị chậm trễ.

Hướng giải quyết

Sau khi kiểm tra trên máy khách hàng đang sử dụng outlook và webmail thì sync mail bình thường => có thể vào KH gặp vấn đề sync mail, mạng phía KH không ổn định hoặc bị chậm.

Báo lỗi authentication failure khi đang sử dụng

Khách hàng đang sử dụng Webmail Icewarpthì bị báo authentication failure và bắt đăng nhập lại.

Nguyên nhân

Trong quá trình user đang sử dụng webmail, password của user bị thay đổi.

Hướng giải quyết

Sử dụng tài khoản admin để tạo mới lại password của user và cung cấp cho user sử dụng.

Cho phép tự chỉnh daily send limit

Khách hàng muốn có thể tự điều chỉnh số lượng mail gửi ra trong một ngày.

Nguyên nhân

Khách hàng có nhu cầu gửi ra nhiều hơn 500 email/ngày. Nhưng do theo mặc định của Icewarp, KH không thể thay đổi thông số “Sent out message limit” trên trang quản trị Email.

Hướng giải quyết

• Team system đã mở giới hạn dung lượng gửi mail ra ngoài trong một ngày từ 500 lên 1500 cho khách hàng.
• Cảnh báo KH về việc tang số lượng mail gửi ra ngoài trong một ngày sẽ làm tăng cao nguy cơ IP và domain bị blacklist. Trong trường hợp IP bị black list, sẽ mất nhiều thời gian để xử lý hoặc có thể phải thay IP khác, gây ảnh hưởng và gián đoạn việc sử dụng dịch vụ của KH.

Gửi nhận mail từ công ty khác vào mail Icewarp rất hay bị spam

Email từ công ty khác gửi vào dịch vụ ProMail hay bị đánh giá là spam.

Nguyên nhân

• Có thể do khách hàng gửi mail sử dụng một số từ như test, test mail,…
• Email KH gửi có những link đính kèm trong phần chữ ký nên dẫn đến việc rule trên Icewarp phát hiện tự động đánh giá là spam.

Hướng giải quyết

• Whitelist những domain gửi vào server Icewarp theo yêu cầu của KH.
• Tắt chức năng filer spam trên tất cả domain. Tuy nhiên, điều này sẽ dẫn đến việc khách hàng sẽ nhận nhiều mail spam từ bên ngoài vào.

Lỗi 5505.7.1Access not allowed

User (@vuanem.vn) bị Google chặn và đánh giá là domain giả mạo

Nguyên nhân

• Có thể do các domain hiện tại cùng được sử dụng trên G-Suit và trên server mail Promail. Khi khách hàng gửi từ user đang sử dụng G-Suit vào user khác tại Promail, server nhận thấy domain đó đang ở local, nhưng mail lại là từ ngoài gửi vào nên nghi ngờ là giả mạo domain và thực hiện chặn email.
• Nếu khách hàng sử dụng cùng một domain tại 2 nhà cung cấp khác nhau sẽ dẫn tới việc có các record MX khác nhau về các server mail khác nhau.
• Theo như hình thì khách hàng đang cấu hình cho domain lienvietlogistic.com khi email được gửi từ nói khác đến sẽ ưu tiên gửi vào G-Suite trước, khi các server G-suite không phản hồi thì mới đến server Promail. Việc này sẽ xảy ra trường hợp nếu user nhận mail không có trên G-Suite, thì server mail G-suite sẽ báo lỗi mail trả về người gửi, và user tồn tại trên Promail vẫn không nhận được mail.
• Có thể nguyên nhân tất cả email gửi ra từ các user thuộc 2 domain là vuanem.com và vuanem.vn đều sẽ lấy tên miền vuanem.com gửi ra ngoài.

Hướng giải quyết

• Chuyển tên miền chính vuanem.com chỉ sử dụng Promail ODS. Còn tên miền vuanem.vn sẽ chỉ sử dụng nhà cung cấp G-suite.
• Thực hiện cấu hình “ Gửi email từ địa chỉ hoặc email đại diện khác “ trên G-Suite cho từng user theo hướng dẫn tại đây
• ODS sẽ cấu hình để Email gửi vào vuanem.com sẽ được forward sang user tương ứng tại vuanem.vn và email gửi vào vuanem.vn sẽ được forward sang user tương ứng tại vuanem.com.

Lỗi mail Danapha khi gửi mail cho một số mail nước ngoài

Khách hàng gửi mail sang một số mail nước ngoài bị báo lỗi certificate.

Nguyên nhân

Có thể do Khách hàng tích vào “Encrypt the message” mà bên phía người nhận thiếu certificate.

Hướng giải quyết

Người dùng tắt chức năng Certificate khi Send mail trên Webmail

Support giúp về dung lượng Email (Innocom)

Khách hàng gửi mail bị báo lỗi vượt quá dung lượng cho phép

Nguyên nhân

Vì thuật toán code encryption để mã hóa file nên sẽ khiến file tăng hơn dung lượng thực tế 19.4MB. Do đó KH chỉ gửi được file có dung lượng 75% của 20MB giới hạn(~14.9MB chưa bao gồm text, hình ảnh, chữ ký trên mail).

Hướng giải quyết

Nâng giới hạn lên 25MB theo yêu cầu KH nên thực tế khi gửi sẽ được 20MB.

Nhận được quá nhiều spam mail từ nhều Domain khác nhau

User nhận được rất nhiều spam mail đính kèm đường link chứa virus từ nhiều domain khác nhau.

Hướng giải quyết: Rà soátcác user bị Spam Mail chứa Virusvà trỏ sang cặp record MX là pmg.odsvn.com và pmg3.odsvn.com.

Mail gửi bị lỗi KH Austdoor

Email gửi đi bị báo lỗi từ phía người gửi (@austdoor.com). Ví dụ: Khách hàng gửi mail sang mail Ngân Hàng Quân Đội bị báo lỗi từ phía người gửi.

Nguyên nhân

Do Khách hàng nhập sai địa chỉ email người nhận. Domain của Ngân Hàng quân đội là mbbank.com.vn

Hướng giải quyết

Nhờ Khách hàng kiểm tra lại địa chỉ email người nhận.

Mail account tự động frozen

User mail bị chuyển sang trạng thái frozen (cuong.nguyen@giatotnhat.top)

Nguyên nhân

• User cuong.nguyen@giatotnhat.top SPAM mail rác ra ngoài rất nhiều (500 mail trong vòng 3 phút). Cho nên Hệ thống đã frozen tài khoản này lại.
• Có thể thiết bị người dùng đã bị nhiễm virus, malware làm thông tin đăng nhập user bị đánh cắp. Ngoài ra, ODS kiểm tra thấy rất nhiều tài khoản đặt password rất dể đoán dẫn tới bị hack tài khoản.

Hướng giải quyết

• Tài khoản mail trên server mail không thể bị dính virus. Máy tính bị nhiễm virus nên được làm sạch. Sau đó đổi lại password user cuong.nguyen@giatotnhat.top.
• Tạo 1 email temp sau đó ODS chuyển dữ liệu từ user cũ sang temp. KH Đăng nhập mail temp sang thiết bị khác hoặc sau khi máy tính cũ được làm sạch rồi xóa mail cũ. Chuyển mail temp về lại cuong.nguyen@giatotnhat.top.

User mail không nhận được mail từ domain khác gửi vào

User Bernd.Siodlaczek@merckgroup.com gửi đến lqlien@sangpharma.com không nhận được email.

Nguyên nhân

Bernd.Siodlaczek@merckgroup.com có thể là 1 Group hoặc Mailling List nên khi user lqlien@sangpharma.com nhận được mail và rep lại địa chỉ mail trên sẽ không được (tùy thuộc vào cấu hình từ merckgroup). Log chính xác là user bprm@merckgroup.com gửi từ trong Bernd.Siodlaczek@merckgroup.com .

Hướng giải quyết

Nhờ khách hàng kiểm tra lại và gửi đúng vào địa chỉ của User Mail.

Emai gửi đi bị vào thư mục spam ở phía người nhận (Gmail)

Nguyên nhân

Các user khi gửi tới tài khoản Gmail nhiều email có chứa nhiều hình ảnh và link mà người nhận không phản hồi dẫn tới Gmail đánh dấu SPAM.

Hướng giải quyết

Nhờ Khách hàng liên hệ với người dùng gmail vào xác nhận đây không phải là mail spam để tăng độ uy tín của domain Khách hàng, những mail gửi sau này sẽ không bị vào spam nữa.

User không login được

Nguyên nhân

Do user đăng nhập sai pass nhiều lần nên IP Internet ở văn phòng KH bị chặn. Ngoài ra, có thêm thiết bị login vào liên tục mà không nhập user, password gây ra tình trạng trên.

Hướng giải quyết

Bỏ chặn IP trên hệ thống,  rà soát và kiểm tra lại các thiết bị bên phía người dùng để tránh tình trạng User nhập sai Password nhiều lần dẫn đến IP WAN bị chặn.

Kết luận

Hy vọng những thông tin mà ODS chia sẻ đã giúp bạn có thêm những kiến thức trong việc xử lý các lỗi thường gặp ở hệ thống ProMail. Và nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào khác trong quá trình sử dụng dịch vụ, đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của ODS luôn sẵn sang hỗ trợ bạn một cách tận tình nhất.