3 công dụng của trợ lý ảo với VoIP doanh nghiệp cần ghi nhớ
Trợ lý ảo với VoIP sẽ là “cánh tay” đắc lực của bạn trong việc cải thiện dịch vụ khách hàng.
Trợ lý ảo chứa nhiều tiện ích bất ngờ đối với hệ thống tiếp thị của doanh nghiệp
Hiện nay, trợ lý ảo với VoIP đang ngày càng được biết đến rộng rãi và được nhiều doanh nghiệp đầu tư áp dụng. Với tính năng trợ lý ảo, bạn có thể lập trình toàn bộ thư mục cho các cuộc gọi đến theo nhu cầu của mình.
Nhờ trợ lý ảo, bạn có rất nhiều sự lựa chọn linh hoạt cho các cuộc gọi đến: chuyển đến hộp thư thoại, hộp thư đến nhóm, tiện ích mở rộng cụ thể… Ngoài ra, trợ lý ảo với VoIP sẽ liệt kê ra nhiều tên khác nhau và người gọi có thể bấm số thích hợp để tự động quay số tiện ích mở rộng đó. Để hiểu rõ hơn về những công dụng tuyệt vời đến từ trợ lý ảo VoIP, mời bạn cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết ngay sau đây.
Tiết kiệm thời gian bằng cách trả lời các câu hỏi đơn giản
Trợ lý ảo với VoIP giúp bạn tiết kiệm thời gian cho các cuộc gọi
Khách hàng thường có hàng trăm lí do để gọi điện liên lạc với doanh nghiệp của bạn. Những lí do đó có thể là gọi để được hỗ trợ kỹ thuật, phản hồi sản phẩm, khiếu nại, thông tin tài khoản,… Các đối tượng khác nhau đều có thể liên hệ với bộ phận tiếp thị của doanh nghiệp như đối tác kinh doanh, nhà phân phối, nhà thầu,… Gần như mỗi một cuộc đều phải yêu cầu một chuyên viên để xử lý thật chuyên nghiệp và hiệu quả.
Tuy nhiên, một tỷ lệ đáng kể các cuộc gọi sẽ là các truy vấn đơn giản, các cuộc gọi này không thực sự cần một nhân viên chuyên môn để tiếp nhận. Chẳng hạn, khách hàng của một công ty vận chuyển muốn biết tình trạng đặt hàng của họ. Một người gọi ngân hàng rất có thể đang tìm kiếm thông tin tài khoản hoặc số dư thẻ tín dụng của mình.
Với những trường hợp này, nếu kết nối máy đến các chuyên viên thì sẽ khiến khách hàng mất thời gian chờ đợi. Trong khi đó, các vấn đề này hoàn toàn có thể được giải quyết bởi trợ lý ảo với VoIP, dịch vụ này có thể trả lời những câu hỏi này bằng cách tra cứu thông tin trong hệ thống CRM của bạn dựa trên ID người gọi, số tài khoản,…
Cung cấp thông tin quan trọng ngay từ đầu
Một ưu điểm của trợ lý ảo với VoIP chính là cung cấp các thông tin nhanh chóng
Trợ lý ảo với VoIP là một phương tiện tuyệt vời để thông báo thông tin quan trọng cho người gọi. Một số doanh nghiệp thông báo về giờ làm việc, địa điểm hoặc các ngày lễ sắp tới để khách hàng có thể theo dõi lịch trình làm việc của doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn có thể thông báo về các ưu đãi đặc biệt, thông tin về sản phẩm mới hoặc bất kỳ thông tin thích hợp nào khác. Bạn có thể chọn đưa thông báo này vào đầu mỗi cuộc gọi hoặc trong khoảng thời gian khách hàng chờ kết nối máy.
Trợ lý ảo cũng là dịch vụ hỗ trợ tuyệt vời trong các tình huống cấp bách mà bạn không thể dự liệu được. Giả sử bạn có một đám cháy trong văn phòng, điện cúp hoặc máy tính của bạn đã bị hỏng, bạn có thể nhanh chóng đưa ra các cập nhật trạng thái cho khách hàng của mình mà khách hàng không cần phải chờ xếp hàng để nói chuyện với nhân viên trong những trường hợp khẩn cấp như kể trên.
Thiết lập tính năng nâng cao cho cuộc gọi định tuyến
Bạn có thể lập trình tính năng nâng cao cho các cuộc gọi với trợ lý ảo
Bạn có thể tạo các quy tắc nâng cao để hướng dẫn cho các nhóm người gọi cụ thể dựa trên ID của họ. Vì vậy, thông điệp mà bạn gửi đến khách hàng sẽ khác biệt so với nội dung gửi nhà đầu tư, đối tác. Bạn thậm chí có thể thay đổi số lượng và loại tùy chọn mà các nhóm khác nhau có thể truy cập.
Bạn cũng có thể đặt ra các quy tắc về loại số điện thoại. Chẳng hạn, bạn có thể tạo một số VoIP được gắn với một chiến dịch tiếp thị hoặc quảng cáo cụ thể. Người dùng gọi vào số đó sẽ nghe một lời chào hoặc tin nhắn khác với những người đang gọi số doanh nghiệp chung của bạn. Những loại quy tắc tinh vi này có thể giúp bạn quản lý khối lượng lớn các cuộc gọi mà nhân viên của bạn phải giải quyết mỗi ngày. Bạn có thể hợp lý hóa quy trình công việc và đảm bảo rằng các cuộc gọi của khách hàng không bị lỡ hoặc xử lý không phù hợp.
Trợ lý ảo không còn là khái niệm xa lạ mà ngày càng được nhiều doanh nghiệp áp dụng để giải quyết các công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Có rất nhiều lợi ích thiết thực khi sử dụng trợ lý ảo với VoIP. Kỹ thuật viên được đào tạo hoặc chuyên viên của bạn sẽ không cần lãng phí thời gian để trả lời các câu hỏi đơn giản. Chuyên môn của họ có thể được tận dụng xử lý các vấn đề phức tạp hơn, đem lại hiệu quả cao hơn. Chúc doanh nghiệp của bạn sẽ thành công trong việc tận dụng những công dụng tuyệt vời của trợ lý ảo với VoIP này.
