Bí quyết quản lý email doanh nghiệp “dễ thở” hơn

Sử dụng email doanh nghiệp không khó nhưng để quản lý nó làm sao cho công việc giao dịch qua email của bạn nhẹ nhàng, hiệu quả hơn, đó là cả một vấn đề. Để quản lý email thuận tiện hơn, mời bạn tham khảo nhanh các bí quyết này.

Tạo folder và các rules riêng cho từng nhóm email

Tạo nhiều folder quản lý mail nhóm tiện lợi

Có thể bạn đã biết công cụ quản lý mail thường sử dụng nhất hiện nay là MS Outloook, một lựa chọn tốt cho người dùng để quản lý email tên miền riêng “dễ thở” hơn.

Với công cụ này, người dùng phân loại các email thành các nhóm khác nhau tùy theo nhu cầu, công việc, trong mỗi nhóm này bạn cũng cần tạo 1 folder riêng cho chúng, sau đó tạo luôn các rules tự động phân chia email theo địa chỉ, nội dung, từ khóa…

MS Outlook sẽ tiến hành phân loại tự động khi có email tới hộp thư của bạn, nhờ vậy bạn không cần đọc nội dung vẫn biết ai là người gửi, gửi với vấn đề gì, vấn đề đó có quan trọng không, gấp không, nếu gấp bạn sẽ xử lý, đọc email doanh nghiệp ngay, nếu không quan trọng, bạn có thể xử lý sau.

Chọn ra 1 khoảng thời gian cố định để trả lời email

Việc liên tục kiểm tra hộp thư để check mail dễ làm bạn xao nhãng với công việc, làm trì hoãn nhiều việc khác của mình. Bên cạnh đó, việc check mail mới còn làm bạn bỏ qua mail cũ và kéo dài thời gian xử lý, khiến công việc không được hoàn thành đúng lúc, gây hậu quả xấu cho việc kinh doanh nữa đấy.

Cho nên, thay vì “ngồi chờ” mail tới, bạn nên tự thiết lập cho mình 1 khoảng thời gian trả lời mail cố định trong ngày, không xử lý vào các thời gian khác để các công việc khác không bị trì hoãn.

Nếu bạn lo lắng về vấn đề email doanh nghiệp quan trọng thì đừng quá bận tâm, thông thường các mail cần xử lý gấp, không chỉ bạn gấp mà đối tác, khách hàng cũng gấp. Vì gấp nên cùng với việc gửi mail, họ cũng sẽ liên lạc điện thoại hoặc phương thức khác để hối bạn xử lý nhanh, nên bạn sẽ không lo xử lý mail không kịp lúc nhé.

Trả lời email thật ngắn gọn, đủ ý

Trả lời các mail ngắn gọn, rõ ràng

Trả lời mail nên tuân thủ quy tắc ngắn gọn, súc tính, đi thẳng vào vấn đề, không nên miên man, viết mail như trò chuyện hội thoại thông thường, cực gây phản cảm cho người đọc và làm bạn tốn nhiều thời gian cho việc trả lời mail.

Việc ngắn gọn không chỉ áp dụng cho nội dung email doanh nghiệp mà còn với cả tiêu đề mail, không đặt tiêu đề quá dài, nên viết trong khoảng 30-50 ký tự là thích hợp nhất.

Không tốn thời gian quá nhiều cho email về ưu đãi, quảng cáo

Các email ưu đãi, quảng cáo không hẳn là xấu, thậm chí nhiều trường hợp còn thú vị, hấp dẫn và hữu ích nhưng bạn đừng nên quá tập trung vào các mail này, bởi chúng cũng chiếm nhiều quỹ thời gian của bạn, làm bạn chậm trễ trong công việc khác.

Để nhận thêm nhiều mẹo sử dụng email doanh nghiệp tốt, vào promail.vn cập nhật nhé.