Cải thiện dịch vụ khách hàng với VoIP bằng 9 tính năng cơ bản

Bạn có thể cải thiện dịch vụ khách hàng với VoIP nhờ việc áp dụng những tính năng của nó vào hoạt động của các phòng ban trong doanh nghiệp theo từng nhu cầu cụ thể.

Doanh nghiệp nên sử dụng VoIP để nâng cao trải nghiệm tốt cho dịch vụ chăm sóc khách hàng

Theo thống kê, có hơn 70% khách hàng sẽ ngắt điện thoại nếu không gặp được nhân viên tư vấn. Do đó, việc sử dụng tổng đài ảo là điều hết sức cần thiết với các doanh nghiệp hiện nay. Một trong những ưu điểm lớn nhất của việc cải thiện dịch vụ khách hàng với VoIP là giúp tổng đài viên có thể tiếp nhận cuộc gọi bất cứ lúc nào, đồng thời xử lý khối lượng cuộc gọi khổng lồ.

Tuy nhiên, đó chưa phải là tất cả những lợi ích mà VoIP mang lại. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu 9 lý do tại sao doanh nghiệp nên chọn VoIP thay vì các công nghệ truyền thông khác!

Hạn chế tối đa những cuộc gọi bị nhỡ

Duy trì liên lạc với khách hàng bất kỳ lúc nào với VoIP

Duy trì liên lạc với khách hàng là điều vô cùng cần thiết. Nếu không thể liên lạc với doanh nghiệp để giải quyết vấn đề, đa phần người dùng sẽ đánh giá rất thấp dịch vụ chăm sóc khách hàng lẫn chất lượng sản phẩm, xa hơn nữa là uy tín doanh nghiệp. Vì vậy, để không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào từ người dùng, bạn nên sử dụng tổng đài ảo VoIP.

Theo đó, việc cải thiện dịch vụ khách hàng với VoIP có ưu điểm dễ thấy nhất là: tổng đài này có thể điều hướng các cuộc gọi tự động đến số di động của nhân viên, giúp họ không bỏ lỡ bất kì cuộc gọi nào. Trong trường hợp đầu máy này bận, VoIP sẽ chuyển cuộc gọi đó sang những máy nhánh khác.

Đồng thời, VoIP cũng không giới hạn số lượng cuộc gọi đến, như vậy doanh nghiệp có thể tiếp nhận nhiều cuộc gọi cùng lúc. Đặc biệt, trong trường hợp tất cả máy nhánh đều bận, khách hàng của bạn có thể để lại lời nhắn, thông tin sau đó sẽ được chuyển đến hộp thư thoại để tổng đài viên liên hệ lại với người gọi.

Rút ngắn thời gian phản hồi

Thời gian chờ đợi quá lâu sẽ làm giảm đi sự hài lòng của khách hàng đối với doanh nghiệp

Tương tự như website, fanpage hay bất cứ ứng dụng nào khác, thời gian chờ đợi tổng đài viên bắt máy quá lâu sẽ ảnh hưởng rất tiêu cực đến tâm trạng khách hàng. Bằng cách sử dụng dịch vụ khách hàng với VoIP, doanh nghiệp có thể đảm bảo các cuộc gọi của khách hàng được nối máy trong vòng vài giây nhờ quy tắc định tuyến tự động để tận dụng tối đa các máy nhánh nhằm phục vụ khách hàng.

Tiết kiệm chi phí

Với dịch vụ VoIP, doanh nghiệp có thể tiết kiệm không ít chi phí cho cước điện thoại hàng tháng

Tiết kiệm chi phí là điều mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Trên thực tế, VoIP khá rẻ so với các hình thức tổng đài khác. Và đây cũng chính là một trong những ưu điểm lớn nhất của tổng đài này.

Theo đó, VoIP miễn phí các cuộc gọi nội bộ trong doanh nghiệp. Cùng với đó, nó cũng hỗ trợ đàm thoại nhiều bên, tạo điều kiện thuận lợi để các cuộc họp trực tuyến diễn ra dễ dàng hơn và bạn sẽ không phải chịu chi phí để tổ chức cũng như tiết kiệm thời gian làm việc cho nhân viên của mình. Chưa hết, VoIP cũng giúp bạn quản lý cước hiệu quả, thống kê một cách tỉ mỉ giá cước trên từng cuộc gọi.

Phân tích phản ứng khách hàng

Chức năng ghi âm sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn phản ứng khách hàng

Dịch vụ điện thoại VoIP cho phép người dùng ghi âm lại các cuộc gọi. Từ các bản ghi âm đó, doanh nghiệp có thể phân tích các phản ứng của khách hàng để làm rõ tâm lý của họ, xem họ hài lòng và không hài lòng về điều gì nhất, sau đó tìm ra giải pháp cho vấn đề.

Ngoài ra, VoIP cũng tích hợp với các hệ thống quản lý thông tin khách hàng CRM. Với chức năng này, doanh nghiệp có thể hợp nhất tất cả thông tin người dùng vào cùng khu vực để dễ dàng truy cập cũng như đoán trước nhu cầu của khách hàng để chăm sóc tốt hơn.

Hợp nhất trung tâm liên lạc chuyên biệt

Việc hợp nhất thành 1 trung tâm liên lạc chuyên biệt sẽ giúp việc bán chéo được dễ dàng hơn

Thay vì phân chia thành các chi nhánh cuộc gọi trong và ngoài nước riêng biệt hoặc đặt ở từng vùng khác nhau, bạn có thể hợp nhất tất cả thành một trung tâm liên lạc chuyên biệt với VoIP. Điều này sẽ tạo cơ hội cho các đại lý thực hiện việc bán chéo sản phẩm và dịch vụ cho nhau một cách dễ dàng thông qua nhóm này.

Thường thì khách hàng có vẻ không thích được “tiếp thị thêm” bất kỳ sản phẩm nào nhưng trên thực tế, bạn có thể tranh thủ cơ hội quảng cáo các giải pháp mình có khi khách hàng trình bày vấn đề của họ với nhóm hỗ trợ chung.

Nâng cao khả năng hợp tác

Bạn hoàn toàn có thể tổ chức các cuộc họp online hay trao đổi thông tin từ xa qua VoIP

Doanh nghiệp cũng có thể cải thiện dịch vụ khách hàng với VoIP bằng cách nâng cao khả năng hợp tác giữa các nhân viên, phòng ban với nhau thông qua việc tổ chức các cuộc họp online hay trao đổi thông tin từ xa. Tính năng hỗ trợ đàm thoại nhiều bên của tổng đài ảo này rất hữu ích cho doanh nghiệp cũng như khách hàng.

Cho phép nhân sự làm việc từ xa

Với dịch vụ VoIP, người dùng có thể sử dụng ở bất kỳ vị trí nào mà không phải có mặt trong văn phòng

Một ưu điểm lớn của VoIP là có vị trí độc lập bởi tổng đài này được viết trên hai nền tảng là iOSvà Android. Cùng với khả năng chuyển hướng cuộc gọi, nhân viên của bạn sẽ không phải ngồi ở một vị trí cố định trong văn phòng và chờ đợi các cuộc gọi nữa. Thay vào đó, họ có thể làm việc ở bất cứ đâu mà không sợ bỏ lỡ những vấn đề của khách hàng.

Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí cho việc thuê cơ sở hạ tầng mà còn tận dụng tối đa khả năng của nhân viên.

Dễ dàng mở rộng hay thu hẹp quy mô kinh doanh

Mở rộng và thu hẹp quy mô kinh doanh một cách dễ dàng với VoIP

Tăng trưởng kinh doanh là điều không thể đoán trước được. Tuy nhiên, khi sử dụng dịch vụ khách hàng với VoIP, doanh nghiệp có thể mở rộng hay thu hẹp quy mô kinh doanh một cách dễ dàng.

Khi lắp đặt tổng đài VoIP, bạn chỉ cần trả tiền cho những tính năng mà mình sử dụng,. Điều này đồng nghĩa với việc, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thu nhỏ hoặc mở rộng quy mô kinh doanh của mình một cách dễ dàng.

Tự động hóa các truy vấn đơn giản

Sử dụng thao tác tự động cho các truy vấn đơn giản

Trên thực tế, có nhiều khách hàng gọi đến tổng đài chỉ để truy vấn những thông tin hết sức đơn giản, chẳng hạn như số dư sao kê hoặc trạng thái tài khoản của mình. Vì vậy, để tiết kiệm thời gian của người gọi lẫn tổng đài viên, bạn nên cân nhắc sử dụng VoIP để tự động hoá các truy vấn đó.

Theo đó, với tính năng IVR (Phản hồi bằng giọng nói tương tác) được thiết lập sẵn trên tổng đài này, khách hàng có thể nhận được phản hồi ngay lập tức khi truy vấn các vấn đề phổ biến một cách nhanh chóng và chính xác mà không cần chờ đợi nhân viên trực tìm kiếm thông tin.

Trên đây là một vài lợi ích mà bạn sẽ nhận được khi cải thiện dịch vụ khách hàng với VoIP. Với nhiều tính năng tiện ích, phục vụ đắc lực cho nhu cầu kinh doanh, VoIP sẽ xử lý mọi tác vụ cần thiết một cách dễ dàng cho bạn, từ đó nâng cao trải nghiệm tốt cho khách hàng về doanh nghiệp. Vì vậy, hãy suy nghĩ để áp dụng VoIP càng sớm càng tốt!