Nhằm đáp ứng nhu cầu giao tiếp của các doanh nghiệp hiện đại, tổng đài VoIP ra đời không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà còn mang lại hiệu quả công việc cao nhờ tích hợp nhiều tính năng vượt trội. Hãy cùng Mắt Bão One khám phá ngay sau đây nhé.
Những tính năng của hệ thống tổng đài VoIP nổi bật nhất
Một trong những giải pháp liên lạc ứng dụng công nghệ internet để thực hiện cũng như quản lý cuộc gọi phải kể đến hệ thống tổng đài VoIP. Với khả năng chuyển đổi tín hiệu thoại thành dữ liệu số cùng nhiều tính năng tích hợp nổi trội, thông qua mạng internet không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp nâng cao hiệu suất liên lạc và mang đến hiệu quả công việc được cải thiện tốt hơn, những tính năng nổi bật nhất của tổng đài VoIP phải kể đến như:
Khả năng mở rộng doanh nghiệp dễ dàng
So với tổng đài truyền thống, hệ thống VoIP giúp có thể dễ dàng mở rộng chỉ với vài thao tác cài đặt phần mềm và thêm người dùng vào hệ thống đơn giản mà không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng phức tạp hay việc thay đổi, nâng cấp phần cứng. Điều này vô cùng hữu ích đối với những doanh nghiệp đang trong quá trình phát triển nhanh chóng, mong muốn được mở rộng đội ngũ nhân viên mà không lo bị giới hạn bởi cơ sở hạ tầng.
Đặc biệt, VoIP còn có khả năng kết nối mạnh mẽ nhiều chi nhánh thuộc những vị trí khác nhau trên toàn cầu vào chung một hệ thống tổng đài liên lạc.Vì thế mà doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí, vừa không lo lắng những rủi ro mất kết nối giữa các chi nhánh.
Không chỉ vậy, VoIP còn giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, theo dõi, báo cáo cũng như phân tích dữ liệu một cách chính xác, hiệu quả để doanh nghiệp đưa ra được những chiến lược nhất quán, đồng bộ, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các chi nhánh.
Chất lượng âm thanh cải thiện
Mang đến trải nghiệm nghe gọi rõ ràng, chân thực cũng là một trong những tính năng vượt trội nhận được sự hài lòng từ những người sử dụng. Theo đó, để giúp tái tạo âm thanh một cách gần gũi như nói chuyện trực tiếp, hệ thống VoIP sử dụng công nghệ âm thanh HD với băng thông rộng hơn so với hệ thống truyền thống. Điều này giúp cho khách hàng nghe rõ từng ngữ điệu, mang đến cuộc gọi hiệu quả hơn, giảm thiểu yêu cầu đề cập lại vấn đề. Việc này cũng cực kỳ hữu ích góp phần tăng cược hiệu suất làm việc từ những buổi trao đổi thông tin trong cuộc họp.
VoIP cung cấp các tính năng khử tiếng ồn
Một cuộc gọi đảm bảo chất lượng tốt thì không thể thiếu tính năng khử tiếng ồn. Nhờ tính năng này, sẽ không gây cảm giác khó chịu cho người nhận từ những độ nhiễu, độ trễ của âm thanh. VoIP là một trong những hệ thống có thể giải quyết được vấn đề này, mang đến tốc độ truyền tải âm thanh nhanh, giảm thiểu độ trễ âm thanh, mang đến một cuộc gọi diễn ra mượt mà, đồng bộ, giúp cho người dùng có sự trải nghiệm tích cực và xây dựng nên sự chuyên nghiệp của công ty.
Tích hợp công nghệ AI
Việc tích hợp công nghệ AI là điều vô cùng cần thiết trong quy trình hoạt động của tổng đài nhằm giúp tự động hóa các tác vụ thường ngày, mang đến những lợi ích vượt trội, cụ thể như:
– Công nghệ AI có thể giúp chuyển hướng cuộc gọi thông minh đến đúng nhân viên hoặc phòng ban phù hợp mang đến khả năng giải quyết vấn đề chính xác, nhanh chóng, giảm thiểu sự chờ đợi từ khách hàng.
– Trả lời tự động: Với những câu hỏi thường gặp hoặc kịch bản mà doanh nghiệp đưa ra phù hợp với chiến lược cũng là ưu điểm của sự tích hợp Ai giúp doanh nghiệp giảm tải công việc cho nhân viên nhưng vẫn đảm bảo hỗ trợ kịp thời và đầy đủ cho khách.
– Quản lý cuộc gọi: Từ việc ghi âm, phân tích và ghi nhận yêu cầu, vấn đề của khách hàng lên hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi, xử lý và có cái nhìn sâu sắc hơn về nhu cầu, hành vi khách hàng.
– Báo cáo chi tiết: Những chỉ số thời gian cuộc gọi, mức độ hài lòng cũng như tỷ lệ giải quyết vấn đề cũng được Ai báo cáo chi tiết để doanh nghiệp có thể đánh giá quá trình hoạt động của tổng đài và nhân viên một cách hiệu quả hơn.
– Nhận diện xu hướng khách hàng: Thông qua cuộc gọi, AI có thể phân tích dữ liệu và phát hiện nhu cầu đặc thù, hành vi của khách hàng, dựa vào đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược để cải thiện dịch vụ ngày một tốt hơn.
– Dự đoán và lập kế hoạch: Cũng dựa trên các phân tích, những nhu cầu trong tương lai sẽ được AI dự đoán chi tiết để doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt hơn cho những kế hoạch mới phù hợp với xu hướng thị trường và đáp ứng nhu cầu khách hàng hiệu quả.
Bảo mật thông tin tối ưu
Việc bảo mật thông tin vô cùng quan trọng và cần thiết để doanh nghiệp có thể bảo vệ thông tin của mình cũng như khách hàng. Trong hệ thống tổng đài VoIP sẽ thường có công nghệ mã hóa dữ liệu giúp người dùng bảo vệ khỏi những sự xâm nhập trái phép.
Giao diện quản lý thân thiện
Được thiết kế với giao diện quản lý trực quan, hệ thống tổng đài VoIP cũng sẽ mang đến cho người dùng cách sử dụng dễ dàng, hiệu quả từ những biểu đồ, báo cáo, bảng điều khiển hay các chức năng chính của hệ thống dễ dàng tìm thấy và truy cập. Đồng thời các tính năng thông báo và cảnh báo có trong VoIP cũng góp phần giúp người dùng dễ dàng nắm bắt, xử lý kịp thời những tình huống khẩn cấp hay các lỗi hệ thống.
Khả năng tùy chỉnh cao, tiện dụng dễ dùng
Đây là một trong những lợi ích lớn nhất khi nhắc đến hệ thống VoIP, với chức năng tùy chỉnh, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý người dùng thông qua việc thêm, xóa người dùng hoặc sửa đổi. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng thiết lập các kịch bản ứng dụng cho quy trình trả lời tự động, chuyển tiếp cuộc gọi phù hợp. Đặc biệt, hệ thống VoIP cũng hỗ trợ tích hợp với những phần mềm, ứng dụng mà doanh nghiệp đang sử dụng nên doanh nghiệp có thể dễ dàng tùy chỉnh thêm các chức năng để góp phần cải thiện công việc hiệu quả.
Như vậy có thể thấy VoIP không chỉ mang đến cuộc gọi thoại thông thường mà còn có khả năng tích hợp công nghệ AI tiên tiến, khả năng mở rộng linh hoạt và chất lượng âm thanh luôn được đảm bảo. Vì vậy, đây chính là hệ thống không thể bỏ lỡ trong hành trình nâng cao hiệu quả giao tiếp.
Hãy liên hệ ngay đến Mắt Bão One để khám phá và ứng dụng hệ thống tổng đài VoIP góp phần tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của bạn một cách tốt nhất nhé.
Tham khảo:
