Sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội, từ khi “ra đời” Tổng Đài Ảo đã chiếm trọn trái tim của khách hàng thuộc các doanh nghiệp khác nhau. Thế nhưng, đâu mới là thời điểm cần thiết sử dụng tổng đài ảo lại là nỗi băn khoăn của nhiều người. Tất cả sẽ có câu trả lời ở bài viết sau đây.

Khi nào nên sử dụng tổng đài ảo?

Khác với tổng đài truyền thống, tổng đài ảo hoạt động dựa trên công nghệ điện toán đám mây nên không cần phải lắp đặt phần cứng hay hệ thống dây cồng kềnh mà vẫn có thể thực hiện cuộc gọi trên mọi thiết bị như PC, laptop hay điện thoại, chỉ cần có internet.

Đặc biệt, tổng đài ảo còn hỗ trợ các tính năng hiện đại như lưu trữ dữ liệu, ghi âm cuộc gọi, quản lý cuộc gọi thông qua phần mềm, đồng thời chuyển hướng cuộc gọi đến đúng bộ phận chuyên môn, cùng nhiều tính năng tiện ích khác,… Từ đó giúp các doanh nghiệp vận hành hoạt động hiệu quả hơn mà lại tiết kiệm chi phí. 

Sau đây là một số yếu tố mà doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định nên sử dụng tổng đài ảo:

Khi doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí

Đây là một trong những lý do khiến nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ đưa ra quyết định sử dụng tổng đài ảo. Và như đã đề cập, cũng bởi tổng đài ảo hoạt động trên điện toán đám mây nên chỉ cần có internet là có thể sử dụng, vì thế mà giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí đầu tư vào phần cứng, mua sắm tổng đài vật lý, dây cáp cũng như chi phí thuê kỹ thuật viên bảo trì và vận hành.

Đặc biệt, với hệ thống tổng đài ảo, doanh nghiệp còn có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô mà không cần phải thay đổi phần cứng hay hệ thống. Do đó, chi phí cũng sẽ tiết kiệm hơn.  

Khi doanh nghiệp cần sự linh hoạt và muốn mở rộng quy mô

Với giải pháp cực kỳ linh hoạt của tổng đài ảo, khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô hoặc thay đổi mô hình hoạt động, việc thêm hoặc giảm số lượng nhân viên trực tổng đài sẽ trở nên đơn giản, dễ dàng hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp chỉ cần thêm các line điện thoại hoặc hủy bỏ gói dịch vụ mà lại không cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng, thiết bị hay thực hiện các thay đổi kỹ thuật lớn.

Khi doanh nghiệp cần hỗ trợ làm việc từ xa

Với thời buổi hiện nay, làm việc từ xa đã trở nên ngày càng phổ biến, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô rộng , nhiều chi nhánh hoặc đội ngũ nhân viên phân tán tại nhiều khu vực khác nhau thì việc sử dụng tổng đài ảo là sự lựa chọn lý tưởng.

Thông qua tổng đài ảo, nhân viên vẫn đảm bảo các cuộc gọi đều được tiếp nhận và xử lý, chỉ cần có kết nối internet, từ đó giúp duy trì hiệu quả trong công việc mà không bị gián đoạn.

Không chỉ vậy, tổng đài ảo còn cho phép chuyển tiếp cuộc gọi đến đúng bộ phận chuyên môn, dù là các bộ phận thuộc nhiều địa điểm, khu vực khác nhau. Đồng thời hỗ trợ tính năng video, ghi âm, lưu trữ dữ liệu, điều này sẽ làm cho việc chăm sóc khách hàng không bị gián đoạn và đảm bảo về chất lượng công việc.

Khi doanh nghiệp cần tăng cường dịch vụ khách hàng

Đây là một trong những ưu điểm, đồng thời là yếu tố quan trọng quyết định đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp mà tổng đài ảo có thể làm được. Ví dụ như, tính năng tự động chào đón cũng như hướng dẫn khách hàng qua những bước đơn giản, chuyển hưởng khách hàng đến bộ phận chuyên môn để xử lý. 

Tất cả cuộc gọi đều được ghi âm và có tính năng báo cáo, phân tích, từ đó doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin và xu hướng khách hàng để đưa ra hướng điều chỉnh cải thiện chất lượng phục vụ, nâng cao mối quan hệ với khách hàng. Những điều mà tổng đài truyền thống không làm được.

Khi doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả cuộc gọi

Hệ thống tổng đài ảo có thể tích hợp với các phần mềm CRM, đồng thời sở hữu các tính năng ghi âm, báo cáo, thống kê chi tiết về cuộc gọi nên tổng đài ảo có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý thông qua việc theo dõi và quản lý, từ đó có cái nhìn rõ ràng hơn về điểm mạnh, điểm yếu trong quy trình giao tiếp với khách hàng để nâng cao hiệu suất làm việc.

Đây là những yếu tố vô cùng quan trọng và đặc biệt cần thiết đối với các ngành hàng bán lẻ hay bảo hiểm, ngân hàng,… nơi những công việc cần nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng thông qua việc theo dõi, phân tích và tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng.

Khi doanh nghiệp cần mở rộng quy mô và thị trường quốc tế

Tổng đài ảo sở hữu tính năng hỗ trợ đa quốc gia và phí thực hiện cuộc gọi lại thấp hơn rất nhiều so với tổng đài ảo truyền thống. Vì vậy, những doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô ra thị trường quốc tế thì tổng đài ảo lại càng là công cụ quan trọng và cần thiết. Đặc biệt, với tổng đài ảo, doanh nghiệp không phải đầu tư vào các hệ thống phức tạp, tốn kém mà vẫn có thể thiết lập các số điện thoại quốc tế, phục vụ cho công việc một cách hiệu quả.

Từ những thông tin trên, có thể thấy, tổng đài ảo chính là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp hiện đại muốn tối ưu hóa chi phí mà vẫn đảm bảo nâng cao hiệu quả công việc. Do đó, nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang cần những yếu tố về sự linh hoạt, tiết kiệm chi phí hay nâng cao chất lượng dịch vụ, thì tổng đài ảo chính là lựa chọn không thể bỏ qua. 

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.