Làm gì để hệ thống tổng đài VOIP hoạt động ổn định kể cả khi gặp sự cố?

Tổng đài VOIP là giải pháp viễn thông được ưa chuộng. Vì thế những cách giữ kết nối VOIP khi mất tín hiệu Internet hoặc mất điện không bao giờ thừa.

Sử dụng tổng đài VOIP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp lớn với nhiều chi nhánh, cửa hàng

Tổng đài số mang nhiều tính năng nổi bật và nâng cao so với hệ thống điện thoại truyền thống như lưu trữ dữ liệu lớn, truyền tải thông tin nhanh chóng, dễ dàng mở rộng. Bài viết dưới đây cung cấp cho bạn những thông tin về mô hình tổng đài ảo VOIP và hướng dẫn bạn cách xử lý khi hệ thống mất điện hoặc mất kết nối Internet.

Mô hình hệ thống tổng đài VOIP

Hệ thống tổng đài VOIP hay tổng đài ảo, tổng đài IP là tập hợp bao gồm hệ thống tổng đài và thiết bị điện thoại hoạt động dựa trên công nghệ IP chạy trên Internet. Tổng đài VOIP sử dụng hạ tầng mạng của doanh nghiệp như LAN/WAN. hoạt động bằng cách mã hóa giọng thành các gói dữ liệu và truyền đi cùng với các dữ liệu khác trong mạng nội bộ.

Những doanh nghiệp lớn với nhiều chi nhánh, hệ thống cửa hàng, phòng ban làm việc ở những địa điểm khác nhau rất phù hợp dùng tổng đài ảo. Chúng mang lại rất nhiều lợi ích như: thống kê, báo cáo số liệu; quản lý danh bạ, cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, thực hiện cùng lúc nhiều cuộc gọi. Vậy thì thành phần giải pháp và cách thức hoạt động như thế nào để có được những chức năng kể trên?

Thành phần giải pháp tổng đài ảo VOIP

Tổng đài ảo VOIP bao gồm các thành phần sau:

• Thiết bị Voice Gateway: đây là thiết bị trung gian giao tiếp giữa tín hiệu PSTN và Server của tổng đài. Nó có khả năng giao tiếp giữa tổng đài ảo và thiết bị Analog. Máy chủ tổng đài có thể liên kết với vô số thiết bị Voice Gateway thông qua kết nối IP. 
• Thiết bị đầu cuối: gồm điện thoại analog sẵn có hoặc điện thoại IP, phần mềm Software được sử dụng trên máy tính, điện thoại bàn không dây sử dụng tai nghe và Micro.
• Server: máy chủ tổng đài VOIP chạy trên hệ điều hành Windows hoặc Linux. Server được tích hợp các chức năng giám sát, quản lý và thiết lập kết nối với các thiết bị đầu cuối. Server là trung tâm quản lý các cuộc gọi ra vào của hệ thống, lưu lượng, tình trạng hệ thống và xuất ra báo cáo.

Máy chủ VOIP được đặt ngay tại trung tâm của doanh nghiệp

Cách thức hoạt động của hệ thống

Tại trụ sở chính: Máy chủ VOIP đặt ngay tại trung tâm của doanh nghiệp hoặc nơi được gọi là Datacenter. Máy chủ có vai trò quản lý, giám sát cuộc gọi nội bộ giữa các chi nhánh. Máy chủ cũng cung cấp các tài khoản SIP cho tất cả FXS Gateway hoặc điện thoại VOIP tại các chi nhánh. Ngoài ra, máy chủ quản lý hệ thống thông qua giao diện Web, bảo trì các thiết bị nhanh chóng.

Tại các chi nhánh: Tại đây, các thiết bị đầu cuối được kết nối với máy chủ thông qua Internet. Nhân viên có thể gửi yêu cầu đến trung tâm hoặc kết nối với máy chủ để tiếp nhận và xử lý cuộc gọi khi cần thiết. Quản trị viên có thể truy cập, theo dõi hệ thống ở bất cứ đâu.

Làm sao để giữ kết nối tổng đài VOIP khi mất điện hoặc Internet?

Mặc dù tổng đài VOIP ưu việt hơn hẳn so với điện thoại cố định truyền thống nhưng vẫn có nguy cơ ngừng hoạt động nếu đường truyền Internet gặp trục trặc hay mất điện. Sau đây là những cách giữ cho tổng đài điện thoại hoạt động không bị gián đoạn.

• Kết nối nguồn điện dự phòng
• Có nhà cung cấp dịch vụ Internet dự phòng
• Sử dụng bằng ứng dụng trên điện thoại
• Chuyển tiếp cuộc gọi ra số điện thoại ngoài hệ thống
• Chuyển cuộc gọi sang thư thoại
•  Chuyển cuộc gọi đến một địa điểm kinh doanh khác
• Chọn nhà cung cấp tổng đài VOIP uy tín

Kết nối nguồn điện dự phòng

Nếu hệ thống điện thoại nội bộ bị gián đoạn do mất điện, bạn cần kết nối với nguồn điện dự phòng như UPS, máy phát điện. Để khôi phục hoạt động của hệ thống, bạn cần cung cấp điện cho cả đường truyền Internet gồm Modem, bộ định tuyến, bộ chuyển mạch, điện thoại VOIP.

Tuy nhiên nếu sự cố do nguyên nhân từ nhà cung cấp Internet thì bạn cần liên hệ ngay với họ để giải quyết vấn đề.

Sử dụng nguồn điện dự phòng như UPS để hệ thống tổng đài VOIP luôn hoạt động mà không bị gián đoạn khi mất điện

Có nhà cung cấp dịch vụ Internet dự phòng

Hệ thống VOIP hoạt động dựa vào điện và Internet. Do đó, ngoài việc trang bị nguồn điện dự phòng, bạn cũng cần có thêm 1 nhà cung cấp dịch vụ Internet dự phòng. 

Hệ thống tổng đài ảo VOIP chỉ cần kết nối Internet có độ trễ thấp, vì vậy bất kỳ loại kết nối băng thông rộng nào cũng có thể hoạt động. Bạn có thể sử dụng nhà cung cấp mạng di động làm ISP dự phòng. Tất cả những gì bạn cần là Modem LTE và bạn có thể bật Modem này trong thời gian ngừng hoạt động để khôi phục kết nối Internet.

Sử dụng bằng ứng dụng trên điện thoại

Chỉ cần điện thoại đủ Pin và có kết nối Internet, bạn có thể nhận cuộc gọi ở bất cứ đâu. Hãy nhờ nhà cung cấp hỗ trợ cài đặt ứng dụng trên điện thoại của mình. Điều này không chỉ giúp hệ thống hoạt động liên tục bất kể mất điện tại văn phòng mà còn giúp bạn nhận cuộc gọi linh động hơn.

Phần mềm thông minh thích ứng với mọi thiết bị

Chuyển tiếp cuộc gọi ra số điện thoại ngoài hệ thống

Đề phòng trường hợp mất điện, sự cố, ngoài giờ làm việc…tổng đài VOIP có thể chuyển tiếp cuộc gọi ra số điện thoại ngoài hệ thống dựa trên nhu cầu của bạn. Bạn cần đăng ký 1 đầu số gọi ra trên hệ thống, các số nhận cuộc gọi chuyển tiếp và báo với nhà cung cấp cấu hình theo yêu cầu.

Chuyển cuộc gọi sang thư thoại

Nếu không thể thực hiện cuộc gọi trên Smartphone thì có thể để lại tin nhắn trong thư thoại. Thư thoại sẽ được xử lý hoàn toàn bởi nhà cung cấp dịch vụ VOIP. Bạn cũng có thể nhận thư thoại trong Email nếu đã thiết lập thư thoại đến Email. 

Chuyển cuộc gọi đến một địa điểm kinh doanh khác

Nếu thực hiện các giao dịch bán hàng qua điện thoại, bạn phải hành động nhanh chóng để các cuộc gọi không bị gián đoạn.

Trường hợp doanh nghiệp của bạn có nhiều địa điểm, bạn có thể chuyển tất cả các cuộc gọi đến văn phòng khác. Cách giải quyết sự cố này thường gặp ở các tổng đài Call Center. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo nhà cung cấp có các tính năng cần thiết để thực hiện việc này. 

Chọn nhà cung cấp tổng đài VOIP uy tín

Đôi khi gián đoạn tổng đài VOIP xảy ra từ phía các nhà cung cấp. Chính vì vậy, ngoài việc xử lý các vấn đề như mất điện, mất Internet… thì bạn cũng cần lưu ý lựa chọn nhà cung cấp uy tín. Ngoài ra, khi quyết định lựa chọn dịch vụ của nhà cung cấp nào, bạn cũng nên yêu cầu phía nhà cung cấp thiết kế hệ thống đảm bảo tính hoạt động liên tục khi có sự cố xảy ra.

Lựa chọn nhà cung cấp tổng đài VOIP uy tín, chất lượng là điều vô cùng quan trọng

Hiện nay có không ít các đơn vị cung cấp hệ thống tổng đài VOIP chất lượng cho bạn lựa chọn, trong đó ODS là địa chỉ có thể tin cây. ODS có kinh nghiệm hoạt động trong thị trường VOIP, đã cung cấp giải pháp cũng như xây dựng hệ thống tổng đài VOIP cho nhiều Doanh nghiệp lớn. ODS luôn tự tin có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như hỗ trợ tư vấn và giải quyết các sự cố có thể xảy ra để đảm bảo luôn hoạt động ổn định.

Tổng kết

Trên đây là những cách giúp hệ thống tổng đài VOIP luôn hoạt động dù gặp sự cố mất điện hoặc Internet. Nếu muốn biết thêm thông tin nào khác, bạn đừng ngần ngại gọi ngay cho đội kỹ thuật của ODS để được giải đáp.