Auto Call ( gọi tự động ) là một trong những công nghệ giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển thông qua việc tối ưu hóa quy trình công việc cũng như nâng cao trải nghiệm khách hàng. Tuy nhiên, để triển khai hệ thống mang đến hiệu quả cao nhất, giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu này cần phải trải qua các bước chiến lược và quản lý bài bản. Sau đây là những hướng dẫn chi tiết về cách triển khai Auto Call hiệu quả, đừng bỏ qua nhé!
Lựa chọn hệ thống Auto Call phù hợp
Đây là bước quan trọng cần nhắc đến đầu tiên, vì nó quyết định đến tính ổn định, bảo mật cũng như khả năng tích hợp với các hệ thống khác. Do đó, những điều này có đảm bảo hay không sẽ phụ thuộc vào việc lựa chọn nhà cung cấp hệ thống Auto Call có uy tín hay không. Vì vậy, khi lựa chọn hệ thống, một số điều mà doanh nghiệp cần chú ý sau đây:
Về khả năng tích hợp: Hãy lựa chọn hệ thống Auto Call có khả năng tích hợp với các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng, nhất là hệ thống cần phải có CRM để quản lý quan hệ khách hàng. Việc tích hợp này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình gọi tự động, dữ liệu khách hàng luôn được đồng bộ, từ đó những chiến dịch của doanh nghiệp sẽ được cải thiện tốt hơn.
Thực hiện nhiều cuộc gọi cùng lúc: Khi đảm bảo hệ thống Auto Call có khả năng thực hiện nhiều cuộc gọi đồng thời sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm hơn vì không phải lo lắng về tính trạng gián đoạn hay quá tải.
Phương thức gọi linh hoạt: Để doanh nghiệp có thể linh hoạt trong quá trình chọn phương thức gọi phù hợp với nhu cầu cũng như chiến lược của mình, hãy lựa chọn hệ thống Auto Call hiện đại có thể sử dụng đầu số SIP hoặc GSM. Đây còn là ưu điểm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa cước gọi cũng như giảm chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp.
Cước gọi theo nhà mạng: Hệ thống Auto Call có thể được tính theo nhà mạng. Do đó, doanh nghiệp hãy xem xét những chính sách cước phí của nhà cung cấp nhằm đảm việc triển khai cũng như duy trì hệ thống một cách tối ưu và hợp lý nhất.
Việc lưu ý những điều trên sẽ giúp bạn dễ dàng chọn được nhà cung cấp hệ thống uy tín để vừa tiết kiệm thời gian và công sức, vừa đảm bảo rằng chiến lược Auto Call có thể hoạt động hiệu quả trong mọi tình huống.
Thiết lập kịch bản gọi chi tiết và hấp dẫn
Hệ thống Auto Call tốt nhưng kịch bản bản gọi lại chưa thực sự hấp dẫn sẽ khó giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu như kỳ vọng. Do đó, sau khi lựa chọn được hệ thống Auto Call uy tín, chất lượng, doanh nghiệp cũng cần thiết lập một kịch bản gọi thật chi tiết và rõ ràng nhưng không kém phần hấp dẫn để thu hút sự chú ý của khách hàng ngay từ lần bắt máy đầu tiên. Một số yếu tố để doanh nghiệp có thể thiết lập kịch bản gọi tốt không thể thiếu những điều sau:
Nội dung không rườm rà, cần đi thẳng vào vấn đề: Khách hàng không đủ kiên nhẫn để được chúng ta “dẫn dắt” đi một vòng, họ có thể cúp máy bất kỳ lúc nào nếu thông điệp truyền tải không có sự ngắn gọn, rõ ràng, giúp họ dễ hiểu về mục đích của cuộc gọi.
Tạo sự hấp dẫn ngay từ đầu: Đây cũng chính là cơ hội để tạo sự chú ý từ phía khách hàng. Vì vậy, hãy bắt đầu với những lời giới thiệu thật hấp dẫn về thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải.
Lời kêu gọi hành động (CTA): Cuộc gọi sẽ trở nên vô nghĩa cho dù nội dung có truyền tải hay đến đâu nhưng nếu không có lời kêu gọi hành động rõ ràng như xác nhận tham gia sự kiện, xác nhận thông tin hay trả lời khảo sát thì cũng sẽ khiến cho mức độ hiệu quả kém đi. Doanh nghiệp sẽ không có thông tin, dữ liệu để cải thiện dịch vụ tốt hơn.
Phù hợp với đối tượng khách hàng: Mỗi đối tượng khách hàng sẽ có nhu cầu riêng muốn được nghe về sản phẩm, dịch vụ của bạn. Khách hàng mới sẽ không thể nghe bạn chăm sóc với những sản phẩm họ đang sử dụng, khách hàng cũ cũng không thể kiên trì lắng nghe bạn giới thiệu sản phẩm họ đã được biết. Vì vậy, hãy gửi thông điệp vào đúng đối tượng khách hàng để giúp cho cuộc gọi hiệu quả hơn, khách hàng cũng ấn tượng tốt hơn về dịch vụ của bạn thông qua hệ thống gọi tự động.
Tích hợp với hệ thống quản lý khách hàng CRM
Cách hiệu quả để tối ưu hóa chiến dịch Auto Call chính là tích hợp hệ thống gọi tự động với CRM – hệ thống quản lý khách hàng. Vì điều này, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý thông tin khách hàng tốt hơn, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ cá nhân hóa các cuộc gọi, cụ thể, lợi ích của việc tích hợp này sẽ mang lại:
Cá nhân hóa cuộc gọi: Nhờ sự tích hợp với CRM với đầy đủ thông tin khách hàng, sản phẩm, lịch sử giao dịch,… doanh nghiệp có thể dựa trên dữ liệu này, cá nhân hóa cuộc gọi để giúp cho quá trình tương tác với khách hàng trở nên gần gũi và hiệu quả hơn.
Tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng: Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn giúp cho quá trình chăm sóc khách hàng trở nên mượt mà và ít sự cố, rủi ro hơn.
Tăng hiệu quả chiến dịch: Thông qua những báo cáo chi tiết từ hệ thống CRM, doanh nghiệp sẽ đưa ra các quyết định cải thiện và lên chiến lược một cách đúng đắn, hơn, từ đó tối ưu hóa chiến dịch được hiệu quả hơn.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả: Theo dõi và đánh giá là bước quan trọng không kém cần thực hiện sau khi đã triển khai Auto Call để đo lường mức độ hiệu quả mà chiến dịch mang lại. Với những thống kê và báo chi tiết từ hệ thống Auto Call, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về chiến dịch, từ đó có những quyết định tối ưu phù hợp nhất. Theo đó, những chỉ số cần theo dõi trên hệ thống bao gồm tỷ lệ cuộc gọi thành công, phản hồi khách hàng hay chỉ số chuyển đổi để có thể điều chỉnh chiến dịch, giúp tối ưu hóa chiến lược hiệu quả, đồng thời giảm thiểu chi phí và tăng tỷ lệ thành công hơn.
Mắt Bão One – Địa chỉ cung cấp hệ thống Auto Call phù hợp, chất lượng
Ngay từ thông tin đã được đề cập ở bước đầu tiên về cách để triển khai Auto Call hiệu quả chính là lựa chọn hệ thống Auto Call phù hợp. Và Mắt Bão One là một trong những đơn vị uy tín, cung cấp hệ thống Auto Call đáp ứng được đầy đủ tiêu chí của một hệ thống gọi tự động chất lượng như khả năng tích hợp với nhiều hệ thống khác của doanh nghiệp, khả năng xử lý được nhiều cuộc gọi đồng thời cùng phương thức gọi vô cùng linh hoạt, có thể sử dụng đầu số SIP hoặc GSM, giúp doanh nghiệp tối ưu cuộc gọi cũng như tiết kiệm chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp có thể yên tâm ứng dụng dịch vụ gọi tự động tại Mắt Bão One để giải quyết các vấn đề lớn như:
Tăng năng suất cuộc gọi: Khi hệ thống Auto Call có thể đáp ứng hàng nghìn cuộc gọi chỉ trong một thời gian ngắn. Điều này vô cùng hữu ích trong việc tạo điều kiện để doanh nghiệp có thể tiếp cận số lượng khách hàng lớn mà không tốn quá nhiều chi phí về mặt thuê nhân sự để thực hiện các cuộc gọi ra.
Giảm chi phí nhân sự: Do hệ thống Auto Call có thể thay thế nhân sự thực hiện công việc gọi điện thủ công mà doanh nghiệp lại có thêm khoản chi phí tiết kiệm để thực hiện công việc khác quan trọng không kém.
Quản lý hiệu quả: Nhờ khả năng tích hợp thông minh mà hệ thống cho phép quản lý hàng loạt cuộc gọi cũng như báo cáo chi tiết về từng cuộc gọi. Vì thế mà doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi cũng như tối ưu hóa các chiến dịch một cách hiệu quả nhất.
Tăng cường khả năng tương tác: Hệ thống Auto Call có khả năng tích hợp Google Text to Speech, do đó có thể tạo ra những cuộc gọi với giọng nói tự nhiên từ văn bản, điều này vừa tiết kiệm thời gian, công sức, vừa nâng cao sự tương tác và trải nghiệm khách hàng.
Như vậy, đến đây, chắc hẳn bạn cũng đã có câu trả lời cho mình về việc làm sao để triển khai Auto Call hiệu quả nhất đúng không nè. Để đảm bảo quá trình triển khai và ứng dụng hệ thống này một cách tiết kiệm, nâng cao năng suất và cải thiện trải nghiệm khách hàng hãy thực hiện theo các hướng dẫn trên và đừng quên liên hệ ngay đến Mắt Bão One để có thể tận dụng tối đa tiềm năng của Auto Call, giúp đạt được mục tiêu kinh doanh một cách tốt nhất nhé.
Tham khảo:
