Với khả năng tối ưu hóa quy trình làm việc và tương tác với khách hàng hiệu quả, phần mềm quản lý giao tiếp CCM ngày càng được ưa chuộng và ứng dụng rộng rãi. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm này thì bảo mật thông tin khách hàng cũng là vấn đề được quan tâm khi sử dụng CCM. Sau đây là những lưu ý giúp bạn đảm bảo an toàn thông tin khi sử dụng phần mềm này, cùng tìm hiểu nhé!
Một số thông tin về phần mềm giao tiếp CCM
CCM là phần mềm quản lý giao tiếp hội tụ nhiều tính năng hữu ích như tạo và gửi thông điệp mang tính cá nhân hóa, quản lý, lưu trữ dữ liệu khách hàng, phân tích báo cáo và tích hợp với những hệ thống quan trọng như CRM,…từ đó cho phép tự động hóa các quy trình giao tiếp với khách hàng trên một nền tảng duy nhất.
Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng khi được đáp ứng về nhu cầu phản hồi trên mọi kênh khác nhau như tin nhắn, email, mạng xã hội, website.
Vì sao bảo mật thông tin khách hàng lại quan trọng?
Việc một doanh nghiệp có duy trì lòng tin ở khách hàng hay không, ngoài yếu tố về sản phẩm, dịch vụ chất lượng mà doanh nghiệp đó cung cấp thì còn phụ thuộc vào điều cốt lõi mang tên “bảo mật thông tin” cũng như tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu. Điều này có nghĩa là mọi thông tin về họ tên, số điện thoại, email,.. liên quan đến khách hàng cần được bảo vệ khỏi những hành vi xâm nhập trái phép.
Nếu vấn đề bảo mật không được xem trọng, để lộ thông tin khách hàng khiến cho những thế lực xấu thực hiện mục đích không hợp pháp, doanh nghiệp không chỉ tự làm mất uy tín của mình mà còn làm mất đi lòng tin của khách hàng, thậm chí, còn bị phạt theo các quy định về bảo vệ dữ liệu (như GDPR ở Châu Âu, CCPA ở California, v.v.).
Đó là lý do cần đến phần mềm CCM để đảm bảo về tính bảo mật thông tin – một yếu tố cực kỳ quan trọng mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua.
Đâu là yếu tố bảo mật cần lưu ý khi sử dụng phần mềm CCM
Mặc dù phần mềm CCM có tính bảo mật cao, tuy nhiên, để có thể sử dụng đúng cách, tận dụng được hết ưu thế này và đảm bảo thông tin khách hàng luôn được bảo vệ an toàn, cần phải lưu ý một số thông tin sau:
Mã hóa dữ liệu
Một trong những phương thức bảo mật quan trọng giúp đảm bảo thông tin khách hàng tránh tình trạng xâm nhập trong quá trình truyền tải qua mạng chính là mã hóa dữ liệu.
Và thế mạnh của CCM chính là cung cấp khả năng mã hóa dữ liệu Data-at-rest (dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống) giúp bảo vệ thông tin khách hàng luôn an toàn ngay cả khi máy chủ bị xâm nhập.
Bên cạnh đó, hệ thống còn cung cấp Data-in-transit (dữ liệu được gửi qua mạng) giúp bảo vệ thông tin khách hàng tránh khỏi tình trạng bị đánh cắp trong quá trình truyền tải.
Chính vì thế khi ứng dụng phần mềm CCM, doanh nghiệp cần đảm bảo công cụ này có tính năng mã hóa mạnh mẽ và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế.
Quản lý quyền truy cập người dùng
Đây là một trong những biện pháp quan trọng mà hệ thống phần mềm CCM có được nhằm giúp người dùng kiểm soát quyền truy cập vào thông tin khách hàng. Điều này có nghĩa, khi đã thiết lập quyền truy cập, chỉ những nhân viên được cấp quyền mới có thể truy cập vào dữ liệu để thực hiện công việc của mình. Do đó mà hạn chế được việc rò rỉ thông tin dữ liệu ra bên ngoài.
Xác thực đa yếu tố (Multi-Factor Authentication – MFA)
Để tăng cường tính bảo mật và đảm bảo mức độ an toàn khi truy cập vào hệ thống, phần mềm CCM còn có khả năng xác thực đa yếu tố trước khi truy cập vào tài khoản, có thể là yếu tố mật khẩu, thẻ bảo mật, vân tay, nhận diện khuôn mặt. Tính bảo mật cao này sẽ giảm thiểu nguy cơ “người lạ” xâm nhập vào hệ thống hoặc bị tấn công từ các hacker.
Kiểm tra và sao lưu dữ liệu định kỳ
Sao lưu dữ liệu định kỳ là cách tốt nhất giúp doanh nghiệp có thể yên tâm về dữ liệu của mình không bị mất đi khi gặp sự cố khẩn cấp về lỗi hệ thống hay các tác động từ bên ngoài. Vì thế mà tính sao lưu dữ liệu định kỳ và phục hồi dữ liệu luôn cần phải được tích hợp trong phần mềm CCM.
Tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu
Các quy định liên quan đến bảo vệ dữ liệu, thông tin khách hàng như CCPA (California Consumer Privacy Act) tại Mỹ, GDPR (General Data Protection Regulation) tại Châu Âu hay các quy định khác tùy thuộc vào khu vực và ngành nghề cũng cần phải tuân thủ khi sử dụng phần mềm CCM để giúp bảo vệ quyền lợi khách hàng, đồng thời tránh được các mức phạt nặng từ cơ quan chức năng.
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm CCM và có những lưu ý về bảo mật thông tin khách hàng một cách chặt chẽ để không chỉ xây dựng lòng tin và sự trung thành từ khách hàng mà còn góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh như hiện nay.
