Quên Gửi Thư Bằng Email Doanh Nghiệp, Nhân Viên Của Bạn Đang Tự Hạ Uy Tín Công Ty Như Thế Nào?

Dường như thói quen gửi thư qua mail cá nhân đã ăn sâu vào tiềm thức của nhân viên và quên mất rằng mình đang làm việc bằng email doanh nghiệp. Đôi khi thói quen này vô tình đã khiến công ty chịu tổn thất khá lớn.  

Quên gửi thư cho đối tác bằng email doanh nghiệp – bạn đang tự hạ uy tín của công ty xuống

Mail miễn phí rất dễ bị mạo danh, khiến khách hàng nghi ngờ về sự minh bạch

Với nhiều khách hàng lớn, họ thực sự cảm thấy khó chịu khi phải trao đổi công việc qua mail cá nhân của một ai đó muốn nhân danh doanh nghiệp. Bởi đơn giản, email cá nhân rất dễ tạo và cũng dễ mạo danh. Giao dịch công việc qua mail cá nhân không chỉ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của nhân viên mà vô tình còn hạ uy tín của công ty trong mắt khách hàng.

Chị Như Thùy – nhân viên văn phòng chia sẻ: “Tôi có thói quen luôn dùng cả hai email, mail cá nhân để trao đổi thư từ và công việc ngoài giờ, email tên miền để gửi hợp đồng, báo giá cho khách hàng. Có lần tôi quên, lấy mail cá nhân của tôi gửi scan hợp đồng cho một sếp bự. Kết quả là bị giám đốc gọi lên “nhắc khéo” vì bên kia gọi lại xác nhận tôi có phải nhân viên công ty không. Nhiều khi thấy mình cũng hậu đậu thật. Rút kinh nghiệm sâu sắc”.

Khám phá sức mạnh vô hình của email doanh nghiệp

Dùng email doanh nghiep để giao dịch nghĩa là bạn đang lấy uy tín của cả công ty ra đảm bảo

Có bao giờ bạn tự hỏi vì sao nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ đều sẵn sàng bỏ ra một số tiền tương đối để đầu tư cho email tên miền doanh nghiệp không? Câu trả lời rất đơn giản. Đó chính là họ đang đầu tư để mua sự uy tín và tăng độ chuyên nghiệp của mình lên 200%.

Khi sử dụng email doanh nghiệp để giao dịch nghĩa là bạn đang đại diện cho cả một tập thể, bạn mang sự uy tín của công ty ra đảm bảo chứ không đơn thuần là trách nhiệm của riêng bạn (như email cá nhân). Đây mới là sức mạnh vô hình thực sự của mail doanh nghiệp.

Bí kíp giúp nhân viên luôn nhớ sử dụng email tên miền riêng để giao dịch với khách hàng

• Nhắc nhở ngay những ngày đầu: Khi training cho nhân viên, bạn hãy khéo léo nhắc nhở họ sử dụng email doanh nghiệp để giao dịch để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Hai là nhờ email doanh nghiệp, nhân viên sẽ cảm nhận được trọng trách của mình với mỗi giao dịch. Từ đó, họ buộc phải làm việc một cách nghiêm túc và chuyên nghiệp hơn.
• Có hình thức kỉ luật với nhân viên dùng mail cá nhân gây ảnh hưởng lớn đến công ty: Tùy vào mức độ nặng nhẹ, bạn nên đưa ra những hình phạt để răn đe và làm gương cho những người sau.

Bạn thấy đấy, chỉ bằng một cái tên miền nhỏ nhoi thôi nhưng email doanh nghiệp lại có thể tăng sự tin tưởng của khách hàng đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của cả một tập thể.