Thủ thuật cấu hình DNS trong email doanh nghiệp để chuyển tiếp email êm ru

Càng ngày, các công ty càng ý thức nâng cao hàng rào bảo mật của email doanh nghiệp. Tính năng chống thư rác, vi rút càng được nâng cấp hơn bao giờ hết. Dưới đây là thủ thuật trỏ DNS cho tên miền email doanh nghiệp để khai báo server, giúp  email của bạn không bị giả mạo và không bị rơi vào hòm thư rác.

Những yếu tố cần và đủ để email doanh nghiệp không vào spam email

Điều kiện cần

Địa chỉ email doanh nghiệp của người gửi phải là địa chỉ IP sạch, “miễn nhiễm” với các balcklist email tên thế giới. Tốt nhất là bạn nên chọn địa chỉ cung ứng email uy tín để không phải dùng chung server hoặc dùng lại IP của đơn vị khác. Thêm vào đó, bạn hãy thường xuyên check xem hộp thư của mình có nằm trong các baclklist hay không để kịp thời điểu chỉnh.

Ngoài ra, trong điều kiện cần, email tên miền doanh nghiệp của bạn còn phải đảm bảo không phải là email giả mạo và phải đến từ các server đã được khai báo.

Bộ lọc spam của email dễ dàng “đánh hơi” thư chứa spam

Điều kiện đủ

Nội dung email phải tuyệt đối sạch: Trong thư gửi đi, bạn cần cẩn thận trong việc soạn thảo nội dung văn bản. Nội dung văn bản không chứa các ngôn từ tục tĩu, không chứa lời văn kêu gọi quảng cáo, gắn các liên kết dẫn tới các trang lừa đảo hay đính kèm virut.

Hai yếu tố cần và đủ này luôn là form chuẩn để đánh giá thư đến có phải là spam hay không? Nếu vô tình vi phạm một trong hai nguyên tắc trên thì chắc chắn bạn không thể nào qua khỏi vòng thẩm định của bộ lọc thư rác.

Làm thế nào để khai báo địa chỉ email công ty để tránh giả mạo thông tin?

Để email không bị “lạc trôi” vào đống email spam, doanh nghiệp hãy khai báo server gắn với tên miền

Câu trả lời chính là sử dụng SPF record trên hệ thống DNS để khai báo địa chỉ email tên miền doanh nghiệp của mình là độc nhất. Theo đó, khi dùng SPF record (Sender Policy Framework) có nghĩa là bạn đã chứng thực email tên miền riêng được gửi thông qua 1 server hoặc nhiều server và cụ thể những server của bạn là như thế nào? Sau khi bạn khai báo điều này thì khi ai dó gửi email mang tên miền của doanh nghiệp không thuộc danh sách server sẽ bị coi là giả mạo và bị chặn không cần thông báo.

Quý khách hàng có thể thông báo email tên miền doanh nghiệp và hệ thống email server tại các link sau:

RFC4408: https://tools.ietf.org/html/rfc4408

RFC7208: https://tools.ietf.org/html/rfc7208

Mong rằng một số thông tin của ProMail đã giúp doanh nghiệp chứng thực email tên miền của mình, giúp email vượt qua vòng thẩm định sát sao của các hàng rào bảo mật. Nếu còn điều gì thắc mắc hoặc muốn chia sẻ, doanh nghiệp có thể liên hệ với ProMail qua hotline 1900 6634 để được tư vấn nhé!