Trăm email cá nhân không bằng một email công ty. Vì sao vậy?

Chẳng phải ngẫu nhiên mà email theo tên miền riêng (hay còn gọi là email công ty) hiện nay lại đang được doanh nghiệp sử dụng phổ biến đến vậy. Khi một doanh nghiệp sử dụng hệ thống email theo tên miền riêng nghĩa là họ đã nhận thức được tầm quan trọng của việc gây dựng niềm tin, thương hiệu và sự chuyên nghiệp khi giao dịch với khách hàng và đối tác.

Email doanh nghiệp theo tên miền riêng là gì?

Email theo tên miền riêng

Email theo tên miền là hình thức email sử dụng đuôi là tên miền mà công ty đang sở hữu. Như vậy, loại email này sẽ có cấu trúc cơ bản như sau:

• info@ods.vn
• sales@ods.com….

Trong đó:

• info, sales là những username chính mà chủ doanh nghiệp muốn đặt để dễ dàng phân biệt với những username con hay còn gọi là những tài khoản con.
• ods.vn: là tên miền riêng mà công ty đang sở hữu

Hiện nay, email theo tên miền được chia thành hai hình thức riêng biệt:

• Email theo tên miền riêng được cung cấp miễn phí khi sử dụng web hosting từ các nhà cung cấp hosting. Hình thức email này có lượng user khá hạn chế đồng thời không được hỗ trợ đầy đủ các tiện ích cũng như độ tin cậy không cao nên email dễ bị rơi vào spam.
• Email theo tên miền riêng được cung cấp trên những server email riêng biệt, có sự hỗ trợ của các phần mềm chuyên nghiệp. Đây là hình thức email được tích hợp sẵn các chương trình quản lý, mang lại sự uy tín và có khả năng vượt qua các bộ lọc spam lên tới 99.9%.

Có rất nhiều doanh nghiệp khi mới bắt đầu bước vào khởi nghiệp, chiến lược đầu tiên họ dùng đến là việc gửi mail đến cho khách hàng/ đối tác. Tuy nhiên, họ luôn băn khoăn thắc mắc về việc mỗi khi gửi thì mail có vào được inbox hay không? Hay là vào spam? Rồi ngay cả việc nếu mail gửi đến thì đối tác có nhận ra đấy là mail của doanh nghiệp họ không?….

Vì sao email theo tên miền riêng được xem là “linh hồn” của doanh nghiệp?

Khẳng định sự chuyên nghiệp khi sử dụng email theo tên miền riêng

Sự Chuyên Nghiệp

Trước hết, việc sử dụng email theo tên miền tiêng tạo được sự chuyên nghiệp và tin cậy trong giao dịch. Hãy thử tưởng tượng một doanh nghiệp dùng email cá nhân gửi cho bạn một lá thư mang tính chất quan trọng, bạn có cảm thấy tin tưởng hay không? Chắc chắn là không rồi.

Thay vào đó, nguồn tin sẽ mang tính tin cậy cao hơn nếu doanh nghiệp dùng email tên miền riêng để gửi.

Loại Bỏ rủi Ro

Những email cá nhân thông thường có đuôi như @gmail.com, @yahoo.com... đều là những mail miễn phí, điều này rất rủi ro vì dẫn đến nhiều trường hợp bạn không hề mong muốn như: khách hàng không nhận được email của bạn do lỗi hệ thống, thư các khách hàng bị rơi vào thùng quảng cáo hoặc spam, hay thùng thư luôn trong tình trạng quá tải do quá nhiều thư quảng cáo hoặc những loại thư không cần thiết,…

Những điều trên chắc chắn sẽ khiến doanh nghiệp gặp khó khăn và rắc rối trong việc giao dịch, đàm phán với khách hàng. Đã có nhiều trường hợp khách hàng hoặc đối tác hủy giao dịch vì không nhận được bất kỳ hồi âm nào từ phía công ty, còn nhân viên lại ngơ ngác không hiểu gì vì mình đã reply email lại rất nhiều lần.

Khẳng Định Thương Hiệu

Đối với Marketing, email theo tên miền riêng có khả năng đại diện cho cả một doanh nghiệp dựa theo tên miền phía sau, điều này giúp quảng bá thương hiệu, đưa thông tin tới khách hàng và đối tác một cách nhanh chóng. Nhìn vào email đã có thể thấy rõ doanh nghiệp bạn là ai, thương hiệu bạn là gì.