Ứng dụng IVR để tương tác với khách hàng qua phím bấm hiệu quả

Giờ đây, tương tác qua phím bấm nhờ ứng dụng IVR là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tiếp cận khách hàng. Bạn đã biết về ứng dụng IVR và những lợi ích mà nó mang lại chưa? Bài viết sau sẽ giải đáp cho tất cả những vấn đề trên, cùng ODS tham khảo ngay nhé!

IVR là gì?

IVR tiếp cận khách hàng hiệu quả nhờ tương tác qua phím bấm.

IVR (Interactive Voice Response) là hệ thống trả lời điện thoại tự động bằng việc tương tác qua phím bấm. Dựa trên lời chào được cài đặt sẵn, nó cho phép phân luồng khách hàng qua các phím bấm, trước khi chuyển đến nhân viên phụ trách.

Điều này giúp phản hồi cuộc gọi đến, thu thập thông tin khách hàng, điều hướng cuộc gọi hoặc thực hiện các chức năng marketing khác một cách dễ dàng. Tùy từng mục đích sử dụng mà chúng ta xây dựng kịch bản IVR khác nhau.

Tương tác qua phím bấm giúp tiết kiệm thời gian

Tương tác qua phím bấm giúp tiết kiệm thời gian.

Tương tác qua phím bấm mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, trước hết đó là tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc.

Thử hình dung xem nếu công ty bạn có khoảng 50 người với 3 phòng ban sau: Kinh doanh, Kỹ thuật, Kế toán. Mỗi lần khách hàng gọi đến đều gặp tiếp tân và bạn này phải hỏi khách hàng cần gặp ai, bộ phận nào, sau đó chuyển máy lên phòng ban đó.

Làm như vậy vừa mất thời gian của khách và doanh nghiệp, mà hiệu quả công việc lại thấp, dễ xảy ra tình trạng máy bận. Các vấn đề ấy sẽ được giải quyết triệt để thông qua tính năng IVR trả lời tự động như sau:

Bạn chỉ cần soạn kịch bản lời chào tổng đài. Khi Khách hàng gọi tới sẽ nghe lời chào hướng dẫn nhấn phím tương ứng để gặp phòng ban cần gặp.

Ví dụ:

“Cảm ơn Quý khách đã gọi đến công ty ABC. Vui lòng bấm số máy nội bộ cần gặp hoặc bấm phím theo chức năng sau.

• Phím 1 gặp phòng kinh doanh.
• Phím 2 gặp phòng kỹ thuật.
• Phím 3 gặp phòng kế toán.
• Hoặc phím 0 để được hỗ trợ thêm, xin cảm ơn.”

Những ứng dụng quan trọng của IVR

Thực hiện các chiến dịch marketing là một ứng dụng quan trọng của IVR.

Nhiều ứng dụng quan trọng của IVR được các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng phải kể đến là:

• Tự động phân nhánh Line điện thoại, sử dụng rộng rãi cho hệ thống call center 

Điều này giúp khách hàng kết nối trực tiếp đến những phòng ban phù hợp với nhu cầu. Bạn sẽ nghe lời chào và hướng dẫn các phím bấm để kết nối đến từng phòng ban khi gọi vào tổng đài của một doanh nghiệp. Chẳng hạn, “Để tư vấn mua hàng bấm phím 1, Để gặp bộ phận kỹ thuật bấm phím 2,…” Sau khi chọn, bạn sẽ được chuyển đến đúng bộ phận hỗ trợ. 

• Thực hiện các chiến dịch marketing

Các cuộc gọi tự động nhằm truyền tải thông điệp quảng cáo, khuyến mãi sẽ giúp doanh nghiệp marketing hiệu quả. 

• Ứng dụng cho các chương trình giải trí, trò chơi trên truyền hình khi cho phép nhiều người xem cùng tham gia 

IVR cho phép người xem chương trình có thể tương tác trực tiếp như vote, dự đoán đáp án bằng cách gọi đến và ấn bàn phím điện thoại.

• Tiến hành khảo sát thị trường nhanh chóng

IVR giúp doanh nghiệp khảo sát ý kiến khách hàng bằng cách hỏi về sự hài lòng đối với sản phẩm, dịch vụ và ấn các phím trên điện thoại để thể hiện mức độ thỏa mãn. Đó cũng là cách tương tác qua phím bấm để ghi nhận góp ý của khách hàng một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Tại sao doanh nghiệp cần ứng dụng IVR?

Tương tác qua phím bấm IVR giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín thương hiệu.

IVR mang lại vô vàn lợi ích mà các doanh nghiệp không thể nào bỏ qua, đó là:

• Hiệu quả, tiết kiệm: IVR giúp định tuyến, phân luồng cuộc gọi hoàn toàn tự động nhưng vẫn giúp các cuộc gọi của khách hàng được đưa đến đúng Agents phụ trách. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm không ít chi phí thuê nhân công. Đặc biệt, IVR giúp cắt giảm thời gian xử lý cuộc gọi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cước thoại đồng thời tăng hiệu quả chăm sóc khách hàng.
• Tạo sự chuyên nghiệp, tăng cường uy tín: IVR giúp cải thiện uy tín thương hiệu vì nó thể hiện một lời chào nhất quán, chuyên nghiệp, thể hiện thông tin cụ thể cho khách hàng cần. Điều này giúp nâng cao sự uy tín của Doanh nghiệp trong mắt khách hàng. 
• Phát triển dịch vụ khách hàng tự phục vụ: IVR cho phép doanh nghiệp có thể phục vụ khách hàng ngay cả khi không có nhân viên tổng đài.

Với vô vàn những lợi ích mà nó mang lại, IVR được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng. Trong tương lai không xa, ứng dụng tương tác qua phím bấm với khách hàng càng trở nên phổ biến và sẽ được nhiều người áp dụng hơn bây giờ.

>>> Tham khảo thêm: Các mẫu kịch bản gọi tự động