Lắp tổng đài cho văn phòng cần lưu ý những gì?

Doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu lắp tổng đài cho văn phòng. Nhưng không biết bắt đầu từ đâu và có những lưu ý gì khi triển khai lắp đặt hệ thống này. Trước khi đến với bài viết, hãy tìm hiểu tổng đài điện thoại là gì?

Dịch vụ tổng đài được sử dụng rất phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Đây là công cụ phục vụ nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng tăng trong kinh doanh.

Có cần thiết phải lắp tổng đài cho văn phòng?

Giải pháp tổng đài giúp tiếp cận khách hàng hiệu quả, nâng cao sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong kinh doanh. Bên cạnh đó hệ thống tổng đài giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí liên lạc. 

Ngoài ra, tổng đài còn giúp tăng hiệu quả trong hoạt động liên lạc giữa các phòng ban, hay giữa công ty với khách hàng, đối tác. Đây là thiết bị thông minh không thể thiếu để có mạng lưới liên lạc thuận tiện, thông suốt.

Lắp tổng đài cho văn phòng là điều cần thiết

Hơn thế nữa, việc quản lý thông tin liên lạc và các cuộc gọi sẽ được kiểm soát, quản lí dễ dàng. Công ty có thể cho phép hoặc không cho phép máy thực hiện cuộc gọi nào thông qua hệ thống. Hiện nay có rất nhiều dòng sản phẩm tùy vào nhu cầu, ngân sách. Doanh nghiệp có thể lựa chọn thiết bị phù hợp để lắp đặt cho công ty.

Những tính năng cần có khi lắp tổng đài cho văn phòng

Yêu cầu của một hệ thống tổng đài chất lượng cần có các tính năng sau:

• Hệ thống tổng đài có chức năng thiết lập đường dây nóng. Hỗ trợ dịch vụ gọi để thông báo sự cố, giải quyết khiếu nại, thắc mắc,…
• Tổng đài CloudFone cung cấp chức năng ACD. Giúp phân các cuộc gọi ra cho nhiều máy lẻ trong hệ thống chung. Đồng thời giúp phân bố đều các cuộc gọi, tránh để một máy nhận quá nhiều cuộc gọi, trong khi máy khác không có cuộc gọi nhiều.
• Có thể hiển thị số gọi đến, cho biết là là số nội bộ hay số từ bên ngoài.
• Cung cấp chức năng thống kê cuộc gọi, cho phép thống kê nhật ký cuộc gọi. Từ đó giúp việc quản lý cuộc gọi dễ dàng hơn.

Bên cạnh đó, tổng đài điện thoại nội bộ cũng có thể có thêm những chức năng nâng cao khác. Thường những văn phòng có nhân viên đông, phải nhận số lượng cuộc gọi lớn mỗi ngày nên lắp tổng đài điện thoại với nhiều chức năng nâng cao.

Chức năng phân bố đều các cuộc gọi, tránh để một máy nhận quá nhiều cuộc gọi

Nên chọn loại nào để lắp tổng đài cho văn phòng?

Tổng đài điện thoại Analog

Đây là hệ thống tổng đài truyền thống phù hợp cho các văn phòng vừa và nhỏ. Analog là công nghệ đời đầu phục vụ nhu cầu nghe gọi của doanh nghiệp. Công nghệ này vẫn được nhiều doanh nghiệp sử dụng.

Một số điểm hạn chế như tổng đài phải nối dây điện đến từng máy nhánh và chỉ có thể kết nối được nội bộ trong một văn phòng. Hệ thống này có tính năng đơn giản, gọi nội bộ. Không thể lưu trữ thông tin cuộc gọi hay lưu trữ thông tin cuộc gọi. Tổng đài điện thoại Analog cũng khó nâng cấp hệ thống và không thể kết nối với các phần mềm CRM, ERP.

Tổng đài ảo – VOIP 

Các văn phòng lớn thường sử dụng tổng đài ảo VoIP. Đây là dịch vụ điện thoại sử dụng nền tảng IP để thực hiện cuộc gọi. Bạn có thể gọi đến bất kỳ đầu số nào trên khắp thế giới. Cách sử dụng cũng vô cùng đơn giản chỉ cần chờ nhà cung cấp dịch vụ lắp đặt, kèm theo kết nối Internet.

Lắp tổng đài cho văn phòng bằng VoIP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Tổng đài VoIP chỉ cần một đầu số thuê bao là đã có thể tiếp nhận đồng thời nhiều cuộc gọi ra và vào. Nhờ vậy công ty tiết kiệm chi phí đầu tư. Khách hàng, đối tác cũng không cần nhớ quá nhiều số để gọi đến công ty. Ngoài ra tổng đài này tương thích hoàn toàn với những đầu số 1900, 1800,…

Ngoài ra hệ thống có thể tiếp nhận cuộc gọi và chủ động chuyển hướng theo lịch làm việc, ngoài giờ làm việc, chuyển tiếp đến số điện thoại khác. Hệ thống cũng dễ dàng nâng cấp, mở rộng máy nhánh cùng nhiều tính năng tiên tiến hơn.

ODS cung cấp dịch vụ tổng đài điện thoại thế hệ mới

ODS cung cấp dịch vụ tổng đài điện thoại chất lượng, hiện đại. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tối đa. Hệ thống dễ dàng mở rộng, không cần các thiết bị lưu trữ vật lý cồng kềnh vì được vận hành trên hệ thống đám mây.

Lắp tổng đài cho văn phòng nhờ dịch vụ CloudFone uy tín

Hệ thống có giao diện quản trị thân thiện, dễ sử dụng. Đồng thời doanh nghiệp có thể sử dụng CloudFone trên mọi thiết bị mọi lúc với APP CloudFone. Tổng đài CloudFone còn giúp tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực quản lý do nó thiết lập và vận hành toàn bộ hệ thống thay doanh nghiệp.

Sử dụng tổng đài ảo CloudFone miễn phí gọi nội bộ. Giúp tiết kiệm 50% cước phí cuộc gọi so với tổng đài truyền thống.

Lắp tổng đài cho văn phòng để tiết kiệm chi phí, nguồn nhân lực và tận hưởng nhiều lợi ích khác. Tổng đài CloudFone tự hào là đơn vị tiên phong trong công nghệ lưu trữ điện toán đám mây tại Việt Nam. Mang đến dịch vụ tổng đài ảo, tổng đài ảo VoIP chất lượng với chi phí tốt nhất. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về tổng đài điện thoại hãy liên hệ ngay với ODS. Để được tư vấn giải pháp tối ưu, phù hợp nhất cho nhu cầu của doanh nghiệp.