Ngoài giúp tăng cường hiệu quả công việc và gia nâng cao năng suất trong quản lý giao tiếp, CCM còn được biết đến là phần mềm giúp tối ưu chi phí, thời gian hiệu quả. Sau đây là những thông tin chi tiết hơn để giải thích cho điều này mà bạn không nên bỏ qua.
Một vài thông tin cần biết về phần mềm giao tiếp CCM
Bằng việc tạo, phân phối, theo dõi hay quản lý các thông điệp giao tiếp với khách hàng thuộc nhiều kênh khác nhau như tin nhắn, email, trang web,…ngay tại một nền tảng, phần mềm CCM được xem là công cụ tuyệt vời trong hỗ trợ quản lý cũng như tối ưu các hình thức giao tiếp hiệu quả giữa khách hàng và doanh nghiệp.
Đặc biệt là tính tự động hóa của công nghệ này đã mang đến sự tiện lợi, nhanh chóng và giảm thiểu sai sót trong mọi công đoạn. Chính vì thế mà việc ứng dụng đối với các đơn vị tổ, chức doanh nghiệp với khối lượng thông điệp lớn là vô cùng phù hợp và hữu ích. Một số tính năng nổi bật của phần mềm CCM phải kể đến như:
Tự động hóa giao tiếp: Với tính năng này, doanh nghiệp chỉ cần tạo kịch bản thông điệp phù hợp, mọi việc gửi tin nhắn, email hay các hình thức giao tiếp khác đều được phần mềm CCM tự động hóa nhanh chóng, đảm bảo sự nhất quán thông điệp gửi đi lại tiết kiệm thời gian cho nhân viên hiệu quả.
Quản lý đa kênh giao tiếp: Khi chưa có sự hỗ trợ của CCM, doanh nghiệp có thể sẽ gặp khó khăn hơn trong việc quản lý giao tiếp bởi quá trình chuyển tiếp phức tạp qua nhiều kênh khác nhau. Tuy nhiên, khi ứng dụng CCM, tất cả các kênh giao tiếp khác nhau đều được tích hợp đồng bộ trên một nền tảng, giúp công việc trở nên đơn giản và khả năng tiếp cận khách hàng cũng tốt hơn.
Cá nhân hóa thông điệp: Dựa trên thông tin thu thập được từ hệ thống CRM và được tích hợp cùng CCM, hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp cá nhân hóa thông điệp gửi đến khách hàng một cách hiệu quả – yếu tố không chỉ mang đến một trải nghiệm giao tiếp tốt mà còn là lý do làm tăng mức độ hài lòng của khách hàng.
Phân tích và báo cáo hiệu quả giao tiếp: Để có thể cải thiện chiến lược giao tiếp tốt hơn, nhất định doanh nghiệp nào cũng cần phải trang bị công cụ phân tích, báo cáo. Và một điều tuyệt vời hơn là những công cụ này đều có ở CCM, vì thế mà mang đến sự tiện lợi cho doanh nghiệp trong việc theo dõi để nắm bắt những thông tin chính xác về số lượng khách hàng đã nhận thông điệp, mức độ phản hồi, tương tác từ khách hàng, từ đó lên kế hoạch tối ưu hóa chiến lược giao tiếp hiệu quả.
Quản lý tài liệu và nội dung: Thêm một tính năng tưởng chừng không cần thiết nhưng lại là yếu tố “bảo vệ” thông tin quan trọng. Có tính năng này, doanh nghiệp không chỉ dễ dàng lưu trữ tài liệu, nội dung quan trọng mà còn tiết kiệm thời gian tìm kiếm, đặc biệt, đảm bảo được tính đồng nhất với những thông điệp gửi đi.
Lý do phần mềm CCM giúp tiết kiệm chi phí
Với những tính năng mang lại nhiều lợi ích nói trên, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được chi phí rất nhiều khi ứng dụng CCM.
Giảm thiểu chi phí thuê đội ngũ nhân sự
Sở dĩ CCM có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí thuê đội ngũ nhân sự chính là bởi yếu tố tự động hóa quy trình giao tiếp mà CCM mang lại. Nhờ quy trình tự động hóa này mà mọi công đoạn gửi tin nhắn, email, thông báo,… đều không cần phải có sự can thiệp của nhân viên. Vì thế mà doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu được khoản chi phí thuê nhân sự để thực hiện công việc này.
Giảm chi phí sai sót
Cũng bởi bằng cách thực hiện tự động hóa quy trình khi gửi thông điệp nên mọi thông điệp sẽ được đồng nhất và chính xác. Doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được những lỗi thông tin có thể dẫn đến hiểu lầm, làm ảnh hưởng uy tín của doanh nghiệp. Do đó mà những chi phí khắc phục các sai sót để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng sẽ không gặp phải khi ứng dụng CCM.
Tối ưu hóa các chiến dịch marketing
Thông qua việc phân tích dữ liệu và báo cáo chi tiết từ phần mềm CCM, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược sao cho đạt hiệu quả tối đa nhất. Vì thế mà việc quảng cáo và marketing sẽ không phải tốn kém nhiều chi phí thực hiện liên tục do không đạt hiệu quả.
Giảm chi phí in ấn, gửi thư
Thay vì phải tốn kém chi phí và thời gian in ấn để gửi thư tay cho khách hàng thì nay với phần mềm CCM, mọi chiến dịch giao tiếp đều có thể chuyển đổi sang dạng điện tử, điều này vừa đảm bảo việc tiếp cận khách hàng nhanh chóng, vừa góp phần tiết kiệm chi phí hiệu quả.
Lý do phần mềm CCM giúp tiết kiệm thời gian
Bên cạnh giảm thiểu chi phí, tiết kiệm thời gian cũng là yếu tố nổi bật mà phần mềm CCM có thể hỗ trợ hiệu quả cho doanh nghiệp bằng cách:
Tự động hóa quy trình giao tiếp
Nhờ khả năng tự động hóa mọi quy trình giao tiếp từ phần mềm CCM mà nhân viên tại doanh nghiệp có thể “lược bỏ” được một vài công đoạn trong quá trình làm việc như gửi thông điệp hoặc những phản hồi mang tính chất lặp đi lặp lại để tập trung khoảng thời gian đó vào những việc quan trọng hơn.
Tiết kiệm thời gian tìm kiếm và quản lý tài liệu
Thay vì mất thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu cũ thì với tính năng quản lý tài liệu của phần mềm CCM, mọi việc lưu trữ và tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn. Điều này vừa tiết kiệm thời gian, lại nâng cao hiệu suất làm việc tốt hơn.
Phân tích dữ liệu nhanh chóng
Khi ứng dụng phần mềm CCM, doanh nghiệp không phải mất nhiều thời gian chỉ để tổng hợp các dữ liệu thủ công vì bước này sẽ được hệ thống thực hiện và báo cáo một cách tự động, chi tiết, chính xác, giúp doanh nghiệp có quyết định nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Dễ dàng tiếp cận khách hàng
Phần mềm CCM với khả năng quản lý giao tiếp từ nhiều kênh khác nhau nên doanh nghiệp không cần phải sử dụng quá nhiều công cụ giao tiếp mà vẫn dễ dàng tiếp cận khách hàng nhanh chóng, hiệu quả.
Với khả năng tự động hóa quy trình giao tiếp, quản lý đa kênh và phân tích dữ liệu, có thể thấy CCM là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và cải thiện hiệu quả công việc. Nếu bạn cũng đang tìm kiếm giải pháp tối ưu hóa quy trình giao tiếp phần mềm CCM tại EDC Tech chắc chắn là sự lựa chọn không thể bỏ qua.
