5 mẹo tối ưu hóa tổng đài VoIP bạn nên biết

Nếu được sử dụng tốt, tổng đài VoIP sẽ mang đến những lợi ích không ngờ. Vì thế nên bạn đừng bỏ qua những mẹo tối ưu hóa tổng đài này.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng hệ thống VoIP, thì việc tận dụng tất cả tính năng của nó là điều cần thiết. Nhưng bạn có biết làm thế nào để tối ưu hóa tổng đài VoIP vào hệ thống điện thoại văn phòng không?

Dưới đây là 5 mẹo tối ưu hóa tổng đài điện thoại VoIP mà bạn cần biết để áp dụng vào hệ thống điện thoại của mình để mang lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất cho doanh nghiệp.

Đào tạo nhân sự

Những chức năng của VoIP như chia sẻ tệp, hội nghị video,… sẽ giúp ích rất nhiều trong việc đào tạo nhân sự.

Một hệ thống thông tin liên lạc công nghệ cao, tiên tiến, hiện đại sẽ giúp ích không nhỏ cho doanh nghiệp bạn trong việc đào tạo nhân sự. Với chức năng tối ưu hóa tổng đài VoIP tuyệt vời này, doanh nghiệp có thể chia sẻ và lưu trữ các thông tin quan trọng mà không cần sử dụng email.

Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tận dụng được hệ thống mà còn giúp hạn chế tình trạng giảm năng suất do sử dụng một hệ thống bên ngoài, đồng thời nâng cao tính bảo mật và phòng ngừa tình trạng tình lộ thông tin qua email.

Ngoài ra, hầu hết các hệ thống VoIP đều tích hợp tính năng chia sẻ tệp, hội nghị video, máy tính để bàn từ xa,… vừa hỗ trợ tối đa cho việc đào tạo nhân sự, vừa giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và khai thác được những chức năng mà VoIP mang lại.

Tận dụng điện thoại di động

Tính năng liên kết với thiết bị di động của VoIP sẽ giúp doanh nghiệp duy trì liên lạc với khách hàng bất kỳ lúc nào.

Có khi nào bạn gặp phải tình trạng văn phòng cúp điện đột ngột hay hệ thống điện thoại bỗng ngừng hoạt động. Thời gian chết đó đủ để làm mất đi lòng tin khách hàng cũng như không nhỏ chi phí kinh doanh văn phòng.

Trong khi đó, hệ thống tổng đài VoIP với chức năng tích hợp với các thiết bị di động. Do đó, trong trường hợp hệ thống thông tin văn phòng không hoạt động, người dùng có thể sử dụng điện thoại di động đã liên kết với VoIP và hiển thị bằng số điện thoại công ty. Ngoài ra, trong trường hợp khẩn cấp, nhân viên cũng có thể sử dụng số điện thoại văn phòng khi đang ở nhà hay đi du lịch bên ngoài.

Không còn lo lắng về việc mở rộng quy mô

Việc mở rộng tổng đài VOIP rất nhanh chóng và dễ dàng

Doanh nghiệp của bạn ngày càng phát triển, đồng nghĩa với việc số lượng nhân viên của bạn cũng nhiều hơn và có thể phục vụ khách hàng của mình tốt hơn. Tuy nhiên, sự tăng trưởng chỉ có thể xảy ra nếu nhân viên mới của bạn có hiệu suất làm việc hợp lý và kế hoạch làm việc hiệu quả. Và việc tối ưu hóa tổng đài VoIP sẽ góp phần không nhỏ đối với sự phát triển của nhân viên và toàn công ty.

Lí do là VoIP không chỉ đơn giản là một hệ thống điện thoại. Nó có thể hoạt động như một phần của hệ thống truyền thông tích hợp đầy đủ giúp nâng cao năng suất kinh doanh, từ đó hỗ trợ rất lớn trong việc đào tạo nhân viên và nâng cao sự phát triển của doanh nghiệp.

Tham khảo thêm: Lắp đặt tổng đài điện thoại, tổng đài ảo nhanh chóng, dễ dàng

Hệ thống hóa các tệp lưu trữ

VoIP cũng được tích hợp chức năng hệ thống hóa các tệp lưu trữ dựa trên đám mây đi kèm.

Nếu muốn tận dụng tối đa các chức năng của hệ thống điện thoại văn phòng, bạn cũng nên hệ thống hóa các tệp lưu trữ dựa trên đám mây đi kèm. Để phát huy tối đa lợi ích, doanh nghiệp cần trang bị một bộ quy tắc cho nhân viên khi cần đến cũng như đảm bảo rằng tất cả mọi người sử dụng cùng một quy trình đặt tên, bao gồm ngày, tên tệp và ứng dụng khách mà nó liên quan đến.

Việc thiết lập một hệ thống thư mục có tổ chức sẽ có tác dụng hỗ trợ lớn trong việc lưu trữ các thông tin quan trọng.

Tùy chỉnh lời chào khách hàng qua tổng đài VOIP

Mang đến ấn tượng tốt cho khách hàng nhờ tính năng tùy chỉnh lời chào khách hàng của VoIP.

Khi khách hàng gọi đến doanh nghiệp, họ luôn muốn được chào đón bằng một giọng nói trấn an chuyên nghiệp từ người thật, chứ không nhất thiết phải là robot tự động mà nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay.

Do đó, khi thiết lập hệ thống điện thoại văn phòng, doanh nghiệp cần đảm bảo tùy chỉnh cho lời chào ban đầu. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lấy được thiện cảm ban đầu từ khách hàng hơn.

Tổng kết

Đừng bao giờ cho rằng việc tối ưu hóa tổng đài VoIP là điều không cần thiết. Sau khi đầu tư thời gian và công sức vào việc chọn đúng hệ thống và cài đặt, nếu có một kế hoạch hữu ích, bạn sẽ nhận được những lợi ích không nhỏ từ khoản đầu tư đó mang lại. Chúc doanh nghiệp của bạn thành công trong việc tối ưu hóa hệ thống tổng đài điện thoại của mình.

Nguồn: Medlininc.com