Trước thực trạng thị trường quá nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo, việc chọn ra một nơi thực sự uy tín để yên tâm sử dụng hệ thống không phải là điều dễ dàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng có thể dựa trên tiêu chí đánh giá dưới đây để đưa ra quyết định tốt nhất.
Dịch vụ tổng đài ảo thực sự “Uy tín” là gì?
Có thể nhiều người sẽ hiểu “Uy tín” luôn thuộc về nơi cung cấp có thương hiệu lớn, quảng cáo nhiều và đông khách hàng lựa chọn. Điều này không hoàn toàn sai, thương hiệu lớn có thể mang lại sự yên tâm hơn cho người dùng, nhưng trong thực tế, không phải thương hiệu nào lớn cũng mang đến sự hài lòng cho khách hàng cả về chi phí, chất lượng lẫn phong cách phục vụ.
Một dịch vụ “uy tín” phải đáp ứng hệ thống hoạt động ổn định, giúp việc kinh doanh không bị gián đoạn và được hỗ trợ nhanh chóng khi có vấn đề. Nói một cách dễ hiểu hơn, uy tín sẽ là “tấm vé” giữ chân khách hàng tốt nhất.
Vì vậy, dù là thương hiệu lớn hay nhỏ, doanh nghiệp cũng nên có những tiêu chí đánh giá nhất định để chọn được dịch vụ tổng đài ảo thực sự uy tín và mang lại hiệu quả trong quá trình vận hành.
Vậy đâu là tiêu chí đánh giá dịch vụ tổng đài ảo uy tín?
Như đã chia sẻ, một dịch vụ “uy tín” cần phải đáp ứng một số tiêu chuẩn nhất định về cả hệ thống, công việc, lẫn sự hỗ trợ. Tuy nhiên, để có được điều đó, cần đánh giá dựa trên 5 tiêu chí quan trọng sau đây:
Độ ổn định cuộc gọi
Đây được xem là tiêu chí quan trọng nhất để xác định một dịch vụ tổng đài có thực sự uy tín hay không. Nếu độ ổn định cuộc gọi không đảm bảo, dù cung cấp nhiều tính năng đến đâu cũng khó có thể mang đến trải nghiệm tốt cho khách hàng.
Ngược lại, thiếu tính năng, nhưng cuộc gọi luôn đảm bảo ổn định, không bị mất tiếng, trễ cuộc gọi hay rớt kết nối, doanh nghiệp vẫn không mất đi sự chuyên nghiệp và mang đến sự hài lòng cho khách hàng.
Do đó, một dịch vụ uy tín, nhất định cần đảm bảo cuộc gọi ổn định giờ cao điểm, âm thanh rõ ràng, không bị delay.
Chi phí minh bạch
Có những dịch vụ khi báo giá ban đầu rất rẻ nhưng lại phát sinh nhiều chi phí ẩn như phí user, phí lưu trữ, phí cuộc gọi, phí nâng cấp,…Doanh nghiệp hãy xem xét hỏi thật kỹ để không lao vào “bẫy giá”.
Hỗ trợ kỹ thuật thực tế
Support chính là yếu tố không thể thiếu khi chọn dịch vụ tổng đài ảo. Để đánh giá tiêu chí này, nên hỏi về thời gian phản hồi, hỗ trợ hành chính hay ngoài giờ, có hotline không,…Có sự hỗ trợ kỹ thuật tốt sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm hơn trong quá trình sử dụng nếu không may hệ thống bị lỗi.
Trải nghiệm sử dụng
Hệ thống tốt là hệ thống mà nhân viên có thể sử dụng dễ dàng, doanh nghiệp cũng dễ đào tạo mà không cần hướng dẫn quá phức tạp. Ngược lại, nhân viên khó sử dụng hệ thống cũng đồng nghĩa với quá trình làm việc thiếu hiệu quả và có thể không dùng đến, từ đó việc đầu tư trở thành sự “lãng phí” không đáng có.
Khả năng mở rộng
Thay vì vài tháng phải đổi hệ thống, nên chọn dịch vụ thêm user dễ và có thể nâng cấp linh hoạt. Đây là điều cần đặc biệt quan tâm, nhất là với doanh nghiệp có định hướng phát triển lâu dài.
Các loại dịch vụ tổng đài ảo tại Việt Nam
Hiện nay, có 3 nhóm phổ biến cung cấp dịch vụ tổng đài ảo tại Việt Nam bao gồm:
Nhóm tổng đài ảo giá rẻ:
Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, startup, shop online bởi ưu điểm giá thành thấp, triển khai nhanh, dễ sử dụng. Tuy nhiên, nhược điểm sẽ là tính năng còn hạn chế, có một số hệ thống không ổn định. Nếu lựa chọn nhóm này, doanh nghiệp nên có sự đánh giá, kiểm tra kỹ trước khi “xuống tiền”.
Nhóm cung cấp tổng đài ảo dịch vụ tầm trung – cân bằng:
Phù hợp với đội sales đang phát triển, có đội ngũ khoảng vài chục nhân sự. So với nhóm trên, nhóm này có tính ổn định hơn, nhiều tính năng hơn bao gồm cả phân quyền, báo cáo. Tuy nhiên, chi phí cũng sẽ cao hơn và cần nhiều thời gian để làm quen với hệ thống.
Nhóm dịch vụ cao cấp – “full option”:
Thường được nhiều doanh nghiệp lớn lựa chọn bởi tính năng mạnh, AI, automation được tích hợp sâu. Nhược điểm duy nhất của nhóm này có lẽ là giá thành cao và nhiều tính năng có thể không cần thiết đối với doanh nghiệp nhỏ.
Do đó, tuỳ vào tình hình thực tế của doanh nghiệp mà có thể đưa ra lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên cần lưu ý một số yếu tố:
- Tránh chọn theo mức giá rẻ nhất mà không test hệ thống, dẫn đến nhận lại hệ thống chất lượng kém
- Nên chọn dịch vụ có tính năng ghi âm, báo cáo, phân quyền nếu cần quản lý đội sales.
- Cần chọn nền tảng có thể nâng cấp và không bị giới hạn nếu mong muốn phát triển lâu dài.
- Nên chọn nhà cung cấp có sự hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng
- Nền tảng không bị lỗi thời, nhân viên dễ dàng sử dụng
Tóm lại, dịch vụ tổng đài ảo Uy tín không nằm ở những lời quảng cáo “có cánh” mà là ở trải nghiệm. Khi người dùng không gặp vấn đề hoặc có vấn đề được xử lý ngay mà không làm mất khách thì đây chính là nơi doanh nghiệp có thể trao gửi niềm tin chọn lựa.
