6 yếu tố cần lưu ý để thiết lập tổng đài VoIP thành công

Tổng đài VoIP không chỉ tiết kiệm chi phí mà với những tính năng hiện đại, giúp doanh nghiệp cải thiện dịch vụ khách hàng tốt hơn. Vậy những yếu tố nào sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập VoIP thành công?

Các doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị chu đáo về mọi mặt trước khi thiết lập VoIP

Theo khảo sát thực tế, việc chuyển từ điện thoại cố định sang VoIP sẽ mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Không chỉ tiết kiệm chi phí, hệ thống này còn tích hợp rất nhiều tính năng hiện đại giúp bạn kiểm soát chất lượng của dịch vụ chăm sóc khách hàng lẫn sale. Thế nhưng, vấn đề lắp đặt và nâng cấp sang tổng đài ảo VoIP là điều khiến khá nhiều doanh nghiệp băn khoăn.

Để giúp bạn yên tâm chuyển đổi sang hệ thống tổng đài tiện ích này, ODS gửi tới bạn 6 yếu tố cần lưu ý khi thiết lập VoIP dưới đây. Hãy chú ý theo dõi nhé!

• Xây dựng kế hoạch
• Xác định mục tiêu của doanh nghiệp
• Kiểm tra tính khả dụng của mạng
• Chất lượng dịch vụ
• Nhà cung cấp tổng đài ảo VOIP
• Chú trọng vào tính bảo mật

Xây dựng kế hoạch

Để chuyển đổi sang mô hình tổng đài VoIP, trước tiên doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch tỉ mỉ, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình, bao gồm các yếu tố sau: thời gian, ngân sách, phân chia công việc cụ thể…

Với những doanh nghiệp lớn, bản kế hoạch cần có sự phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng nhóm riêng. Ngược lại, những doanh nghiệp nhỏ chỉ cần một bản kế hoạch dự án vài trang là đủ.

Để thiết lập VoiP thành công, hãy xây dựng một kế hoạch chi tiết

Xác định mục tiêu của doanh nghiệp

VoIP có vô số tính năng hiện đại và hữu ích khác nhau. Đương nhiên, với nhiều tính năng cao cấp, bạn sẽ phải bỏ ra một mức phí cố định hàng tháng để sử dụng dịch vụ. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định trước nhu cầu cần kíp nhất của mình là gì để chỉ mua các gói tính năng phù hợp, tránh lãng phí.

Chỉ nên lựa chọn những tính năng cần thiết và phù hợp nhất của VoiP để áp dụng vào doanh nghiệp

Tốt nhất, bạn nên lập ra 2 bản danh sách: danh sách đầu tiên liệt kê những tính năng cần thiết hiện phải có, danh sách thứ hai gồm các tính năng quan trọng nhưng chưa có nhu cầu ở thời điểm hiện tại. Và hãy thực hiện lần lượt chúng theo lộ trình phù hợp ngân sách dự trù của doanh nghiệp.

Kiểm tra tính khả dụng của mạng

Bởi kết nối hoàn toàn thông qua Internet nên khi thiết lập VoIP, doanh nghiệp cần kiểm tra tính khả dụng của mạng internet công ty trước. Chẳng hạn băng thông có đủ để thực hiện các cuộc gọi VoIP không, hay tốc độ Internet có đủ nhanh để đảm bảo chất lượng cuộc gọi…

Bên cạnh đó, bạn cũng cần xem xét xem liệu có nên nâng cấp hay đổi mới các thiết bị như bộ định tuyến, thiết bị chuyển mạch, modem,… để tăng tính tương thích trước khi cài đặt tổng đài VoIP.

VoIP kết nối hoàn toàn thông qua internet

Ngoài ra, để tìm hiểu Internet đã đáp ứng điều kiện để thực hiện cuộc gọi VoIP chưa, doanh nghiệp cũng cần đánh giá thêm các khía cạnh khác như công suất, tốc độ… của thiết bị. Nếu kết nối Internet cũ không thể đáp ứng yêu cầu, bạn cần lắp đặt hệ thống mạng mới trước khi chuyển sang sử dụng VoIP.

Chất lượng dịch vụ

Chất lượng cuộc gọi là yếu tố hàng đầu mà doanh nghiệp phải lưu ý trước khi lắp đặt VoIP

Chất lượng cuộc gọi là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm khi thiết lập VoIP. Để hỗ trợ việc kiểm soát chất lượng cuộc gọi VoIP, bạn có thể sử dụng công cụ QoS. Với QoS, doanh nghiệp có thể xem xét các thông số Jitter, Latency và Packet Loss – đây là 3 yếu tố quan trọng hàng đầu ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi. Nếu kiểm soát được sự biến động của chúng, chắc chắn chất lượng và hiệu suất cuộc gọi VoIP sẽ được nâng cao đáng kể.

Nhà cung cấp tổng đài ảo VOIP

Phương pháp đơn giản và thuận tiện nhất để thiết lập VoIP là trực tiếp mua dịch vụ từ các nhà cung cấp uy tín. Thế nhưng để tìm được một đơn vị chuyên nghiệp không phải là điều dễ dàng.

Một nhà cung cấp VoiP chuyên nghiệp sẽ đảm bảo quá trình trải nghiệm dịch vụ hoàn hảo nhất cho bạn

Vậy nên để lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ VoIP, doanh nghiệp cần xem xét đến 3 yếu tố:

• Danh tiếng và chuyên môn của nhà cung cấp.
• Chính sách hỗ trợ khách hàng và giá cả.
• Tính khả dụng của các tính năng.

Các yếu tố này không chỉ đáp ứng yêu cầu trước mắt của doanh nghiệp là thực hiện và kiểm soát chất lượng cuộc gọi mà còn đảm bảo quá trình bảo hành, nâng cấp thuận lợi hơn.

Chú trọng vào tính bảo mật

Tính bảo mật là vấn đề mà doanh nghiệp nào cũng cần lưu ý khi sử dụng các dịch vụ qua internet

Giống như bất kỳ dịch vụ truy cập Internet nào, trước khi thiết lập VoIP, doanh nghiệp cần đảm bảo chất lượng của vấn đề bảo mật thông tin khách hàng khi thực hiện các cuộc gọi. Mặc dù phía nhà cung cấp đã tích hợp sẵn các công cụ bảo mật nhưng bạn vẫn nên biết chính xác chúng hoạt động như thế nào và nhà cung cấp của mình sẽ làm gì nếu chẳng may gặp sự cố để lộ thông tin.

Dù gì đi nữa, việc sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại VoIP là một xu hướng của thời đại. Nếu bạn muốn cải thiện và kiểm soát chất lượng cuộc gọi đồng thời tiết kiệm chi phí điện tín, hãy chuẩn bị thật kỹ lưỡng để thiết lập VoIP càng sớm càng tốt.

Tham khảo thêm: Lắp đặt tổng đài điện thoại, tổng đài ảo nhanh chóng, dễ dàng