Việc lựa chọn tổng đài ảo ghi âm phù hợp không chỉ là giải pháp tiết kiệm chi phí khi ngân sách còn thấp mà còn là “chiến lược” quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm để quá trình chăm sóc khách hàng đạt hiệu quả cao.
Tổng đài ảo ghi âm cuộc gọi là gì? Vì sao doanh nghiệp nhỏ nên quan tâm?
Hiểu một cách đơn giản, do tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng đám mây. Vì thế, khi được tích hợp tính năng ghi âm, hệ thống sẽ lưu trữ tự động toàn bộ cuộc gọi đến và đi thông qua kết nối internet.
Do đó, doanh nghiệp nhỏ vẫn có thể dễ dàng đầu tư mà không lo tốn kém chi phí thuê đội IT chuyên sâu, cũng không cần lắp đặt hệ thống vật lý. Đặc biệt, có thể sử dụng hệ thống ngay trong ngày với chi phí chỉ bằng một phần nhỏ so với tổng đài truyền thống.
Lợi ích thực tế của tổng đài ảo ghi âm cuộc gọi giá rẻ
Đằng sau những cuộc gọi được ghi âm chi tiết của tổng đài ảo là những lợi ích thực tế mà doanh nghiệp nhận được như:
Chất lượng chăm sóc khách hàng được kiểm soát hiệu quả
Thông qua ghi âm, quản lý sẽ được nghe lại và nắm rõ nội dung tư vấn của từng nhân viên, phát hiện được thế mạnh cũng như lỗi giao tiếp của nhân viên trong quá trình tương tác khách hàng. Từ đó có hướng đào tạo nhân sự hiệu quả hơn, giúp trải nghiệm khách hàng được cải thiện hơn mà không cần tốn kém chi phí thuê chuyên gia.
Tiết kiệm chi phí vận hành
Với tổng đài ảo ghi âm cuộc gọi, doanh nghiệp không cần đầu tư phần cứng, không cần bảo trì hệ thống, chỉ trả phí theo đúng nhu cầu sử dụng. Vì vậy mà vô cùng tiết kiệm chi phí vận hành, cực kỳ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ cần tối ưu chi phí.
Làm việc linh hoạt từ xa
Tổng đài ảo có thêm một ưu điểm mà ở tổng đài truyền thống không có được chính là tính linh hoạt. Cụ thể, dù nhân viên làm việc ở bất kỳ đâu vẫn có thể nghe gọi từ các thiết bị điện thoại, laptop như tại văn phòng. Ghi âm vẫn đảm bảo đầy đủ nên đặc biệt mang lại lợi thế với doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa.
Lưu trữ dữ liệu an toàn, dễ truy xuất
Mọi dữ liệu đều được lưu trữ đầy đủ trên nền tảng đám mây. Do đó, ngoài tính bảo mật cao, doanh nghiệp còn có thể dễ dàng tìm kiếm và nghe lại nhanh chóng chỉ với vài click. Không còn tình trạng mất nhiều thời gian chỉ để tìm file ghi âm thủ công hay lo lắng những tình trạng rủi ro mất dữ liệu khi có sự cố hư hỏng máy.
Tổng đài ảo ghi âm cuộc gọi phù hợp với nhóm đối tượng nào?
Tổng đài ảo ghi âm được xem là giải pháp tiết kiệm – hiệu quả nên khá phù hợp đối với những doanh nghiệp muốn có hệ thống chăm sóc khách hàng tốt hơn nhưng còn hạn chế về tài chính, cụ thể:
- Doanh nghiệp nhỏ, startup ngân sách còn hạn chế, muốn triển khai nhanh nhưng vẫn đảm bảo tối ưu chi phí ban đầu.
- Các shop online, bán hàng đa kênh thường xuyên tiếp nhận số lượng cuộc gọi lớn mỗi ngày nên cần được kiểm soát đơn hàng và tránh tình trạng sai sót trong tư vấn.
- Các trung tâm đào tạo, tư vấn, bất động sản muốn lưu lại tất cả nội dung tư vấn để tránh việc tranh chấp thông tin, đồng thời lấy dữ liệu làm cơ sở để đánh giá hiệu suất nhân viên chính xác hơn.
Làm sao chọn tổng đài ảo ghi âm cuộc gọi phù hợp ngân sách thấp
Đối với doanh nghiệp nhỏ thì tối ưu chi phí luôn là điều họ quan tâm. Tuy nhiên, bên cạnh yếu tố này, khi lựa chọn tổng đài ảo cũng cần đảm bảo đáp ứng những tiêu chí quan trọng sao cho vừa phù hợp với ngân sách nhưng vẫn mang đến hiệu quả cao trong quá trình vận hành:
- Thứ nhất – Giá cả cần minh bạch, linh hoạt: Doanh nghiệp nên ưu tiên gói cước theo tháng và có thể nâng cấp dễ dàng khi cần.
- Thứ hai – Dễ sử dụng: Nên chọn tổng đài ảo ghi âm cuộc gọi có giao diện đơn giản, được hướng dẫn sử dụng rõ ràng và hỗ trợ nhanh chóng khi cần, tránh tình trạng mất thời gian cả tuần chỉ để học cách sử dụng.
- Thứ ba – Tính năng đủ dùng: Thay vì sử dụng quá nhiều tính năng phức tạp gây lãng phí. Doanh nghiệp nhỏ chỉ cần ưu tiên một số tính năng quan trọng và cần thiết như: ghi âm cuộc gọi, lịch sử cuộc gọi, phân nhánh đơn giản và báo cáo.
- Thứ tư – Khả năng mở rộng: Nếu có định hướng phát triển doanh nghiệp lâu dài, không thể bỏ qua tính năng mở rộng của tổng đài ảo ghi âm. Nên chọn hệ thống dễ thêm user và không cần phải thay đổi toàn bộ khi doanh nghiệp đang trên đà phát triển và cần được mở rộng.
Một số sai lầm phổ biến khi chọn tổng đài ảo giá rẻ cần lưu ý
Chỉ nhìn vào giá mà không kiểm tra chất lượng ghi âm hay chọn hệ thống quá phức tạp dẫn đến tình trạng lãng phí là một trong những sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp nhỏ mắc phải khi chọn tổng đài ảo ghi âm cuộc gọi giá rẻ:
Giá là yếu tố tiên quyết đưa ra lựa chọn?
Nếu chỉ nhìn vào giá mà quên đi chất lượng thực sự của tổng đài ảo. Bạn không khó để tìm được nhà cung cấp tổng đài ảo giá rẻ nhưng lại dễ gặp phải tình trạng ghi âm không ổn định, mất dữ liệu, hỗ trợ kém. Từ đó, xét trên phương diện về hiệu quả mang lại, còn tốn kém hơn rất nhiều. Do đó, bên cạnh mức giá, hãy tìm hiểu kỹ hơn về loại công nghệ mà doanh nghiệp “chọn mặt gửi vàng” nhé.
Chọn hệ thống quá phức tạp
Chọn hệ thống có nhiều tính năng chưa thực sự dùng đến, nhân viên lại khó sử dụng vì sự phức tạp. Đó là lý do mà doanh nghiệp nhỏ dù tốn kém chi phí nhưng lại không có được kết quả như mong đợi.
Không kiểm tra chất lượng ghi âm
Khi lựa chọn tổng đài ghi âm, nếu bỏ qua việc kiểm tra chất lượng ghi âm, doanh nghiệp sẽ dễ nhận phải hệ thống có âm thanh không rõ ràng, ổn định, thường xuyên bị gián đoạn và việc lưu trữ cũng không đảm bảo đầy đủ.
Để triển khai tổng đài ảo chi phí thấp nhưng vẫn mang lại hiệu quả cao dù ngân sách chưa lớn, doanh nghiệp nên lưu ý những sai lầm cần tránh nói trên và bắt đầu bằng những gói cơ bản, sau đó nâng cấp dần khi doanh nghiệp phát triển để đảm bảo chất lượng dịch vụ, tăng tỷ lệ chốt đơn và quản lý hiệu quả hơn.
