Chỉ cần lưu ý một vài bước cơ bản, việc lắp đặt tổng đài nội bộ sẽ trở lên đơn giản, nhanh chóng và tiết kiệm hơn bao giờ hết. Để doanh nghiệp của bạn vận hành trơn tru tiết kiệm chi phí, nhưng vẫn giữ được tính chuyên nghiệp, đừng bỏ qua thông tin sau đây nhé.

Một số thông tin về tổng đài nội bộ cần biết

Đây là hệ thống tổng đài giúp quản lý cuộc gọi đến và đi thông qua việc kết nối các phòng ban, bộ phận hay nhân viên trong một doanh nghiệp với nhau, từ đó mang đến hiệu quả trong giao tiếp cũng như xử lý công việc.

Khi nói đến tổng đài nội bộ, thông thường chúng ta sẽ liên tưởng đến việc phải lắp đặt phần cứng, đường dây cồng kềnh. Tuy nhiên, đó chỉ là phương thức hoạt động của tổng đài truyền thống, với sự phát triển của công nghệ hiện này, còn có thêm loại hình tổng đài hiện đại, hoạt động có hiệu quả mà lại tiết kiệm chi phí, đó chính là tổng đài ảo, chỉ cần có kết nối internet, tổng đài đã có thể hoạt động và vô cùng linh hoạt, giúp công ty có thể làm việc từ xa hay mở rộng quy mô thì cũng đơn giản và dễ dàng. Một số lợi ích của tổng đài ảo phải kể đến như:

Tiết kiệm chi phí

Đây là một trong những lý do lớn nhất mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn lắp đặt tổng đài nội bộ với hình thức thực hiện dựa trên sự kết nối internet. Điều này vừa giúp doanh nghiệp không phải đầu tư chi phí phần cứng hay hạ tầng ban đầu, vừa giúp thực hiện các cuộc gọi giữa các chi nhanh hay đối tác quốc tế một cách hiệu quả và tiết kiệm.

Dễ dàng quản lý cuộc gọi nội bộ

Khi lắp đặt tổng đài nội bộ, hệ thống sẽ có tính năng phân loại và chuyển tiếp cuộc gọi đến bộ phận phù hợp, đồng thời ghi lại lịch sử cuộc gọi. Dựa vào dữ liệu này, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và đánh giá nhân viên từng bộ phận, mang đến hiệu suất làm việc ngày càng cải thiện và tốt hơn.

Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng

Nhờ tích hợp với nhiều tính năng chăm sóc và quản lý khách hàng như CRM, việc lắp đặt tổng đài nội bộ sẽ giúp nhân viên truy cập thông tin khách hàng khi nhận cuộc gọi dễ dàng hơn. Từ đó không chỉ đảm bảo tiếp nhận cuộc gọi nhanh chóng mà còn xử lý, giải quyết một cách tốt hơn nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.

Đảm bảo tính linh hoạt

Với tính năng linh hoạt và mở rộng, tổng đài nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thêm tính năng mới khi có nhu cầu mở rộng quy mô thay vì phải đầu tư hạ tầng như tổng đài truyền thống. Điều này vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí, vừa không làm xáo trộn hay thay đổi quy trình hoạt động của công ty.

Xử lý cuộc gọi nhanh chóng, giảm thời gian chờ đợi từ khách hàng

Do được tích hợp tính năng IVR (Interactive Voice Response), nên hệ thống tổng đài nội bộ sẽ tự động phân phối cuộc gọi, điều này sẽ giúp khách hàng không phải chờ đợi lâu, cùng với những giải đáp nhanh chóng và chuyên nghiệp, khách hàng sẽ tăng sự hài lòng và giúp doanh nghiệp giữ mối quan hệ lâu dài.

Các bước lắp đặt tổng đài nội bộ đơn giản, nhanh chóng

Để đảm bảo việc lắp đặt tổng đài nội bộ sẽ mang đến sự hài lòng trong quá trình “phục vụ” doanh nghiệp hỗ trợ khách hàng, sau đây là một số bước khi thực hiện lắp đặt tổng đài.

Bước 1 – Cần xác định nhu cầu, mục tiêu

Việc xác định rõ nhu cầu cũng như mục đích sử dụng hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn được gói lắp đặt phù hợp. Để làm được điều này, hãy đánh giá về quy mô, số lượng nhân viên hỗ trợ, số lượng cuộc gọi hay những tính năng cần thiết như ghi âm cuộc gọi, trả lời tự động IVR, phân phối chuyển tiếp cuộc gọi,…

Bước 2 – Chọn lựa nhà cung cấp hệ thống tổng đài

Khi đã xác định được nhu cầu, doanh nghiệp hãy lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có giải pháp tốt và đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, nhiệt tình. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra về hệ thống tổng đài nhà cung cấp đó như thế nào có linh hoạt không có tích hợp được những công cụ mà doanh nghiệp đang sử dụng hay không.

Bước 3 – Lên kế hoạch cài đặt và cấu hình hệ thống tổng đài

Điều này vô cùng quan trọng, quyết định đến việc hệ thống tổng đài đó hoạt động có hiệu quả hay không. Do đó, doanh nghiệp hãy xem xét, lên kế hoạch chi tiết từ việc thiết lập các tính năng quan trọng như IVR, ghi âm cho tới thiết lập các nhóm, phòng ban nhận cuộc gọi.

Bước 4: Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống

Đây cũng là bước quan trọng khi lắp đặt tổng đài nội bộ mà doanh nghiệp cần quan tâm. Bởi lẽ, chỉ khi nhân viên nắm vững cách thức sử dụng hệ thống tổng đài thì mới xử lý được những tình huống phát sinh trong quá trình làm việc với khách hàng.

Bước 5: Kiểm tra lại và tối ưu hóa hệ thống

Đây là bước cuối cùng khi đã lắp đặt và vận hành hệ thống xong, việc kiểm tra cũng như đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống tổng đài sẽ giúp doanh nghiệp có thể điều chỉnh và tối ưu cấu hình, tính năng hệ thống đạt hiệu quả tốt nhất. Để thực hiện bước này, doanh nghiệp hãy lưu ý về những chỉ số quan trọng cần theo dõi như thời gian chờ đợi, số lượng cuộc gọi xử lý thành công, hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như mức độ hài lòng của khách hàng.

Trên là các bước lắp đặt tổng đài nội bộ đơn giản, nhanh chóng mà doanh nghiệp nào cũng nên nắm vững. Tuy nhiên, để tổng đài nội bộ hoạt động đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần lưu ý chọn đúng tổng đài phù hợp, đảm bảo mạng Internet ổn định, có tích hợp nhiều tính năng linh hoạt cũng như cần đảm bảo việc bảo mật dữ liệu tốt nhất nhé.

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.