Trong hành trình xây dựng thương hiệu, giữa vô vàn thử thách, thì đăng ký hotline doanh nghiệp không chỉ là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng để giải quyết vấn đề mà còn là đại diện cho hình ảnh và uy tín của bạn. Vì vậy, việc tìm hiểu chi tiết về hình thức dịch vụ này là yếu tố then chốt để doanh nghiệp có thể dễ dàng “chọn mặt gửi vàng” vào đúng loại hình hotline và đơn vị cung cấp tốt nhất vừa giúp nâng cao hiệu quả hoạt động lại tiết kiệm chi phí đáng kể.
Hotline doanh nghiệp là gì? Tại sao phải đăng ký hotline doanh nghiệp?
Hotline doanh nghiệp là số điện thoại duy nhất đại diện cho doanh nghiệp nhằm kết nối đến khách hàng, phục vụ trong công việc bán hàng, chăm sóc khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật hay các dịch vụ khác. Một số hotline đẹp, dễ nhớ còn gây dấu ấn mạnh mẽ đến khách hàng, khẳng định được sự uy tín, chuyên nghiệp trên thị trường.
Khi đăng ký hotline doanh nghiệp, không chỉ đơn giản là phục vụ trong quá trình giao tiếp mà còn góp phần mang lại nhiều lợi thế vô cùng quan trọng như:
Gây dựng hình ảnh chuyên nghiệp
Như đã đề cập, một số hotline đẹp, dễ nhớ sẽ góp phần tạo nên ấn tượng tốt với khách hàng ngay từ lần liên hệ đầu tiên. Đặc biệt khi cần hỗ trợ qua hotline, khách hàng sẽ được giải đáp nhanh chóng, chuyên nghiệp. Điều này vô cùng quan trọng để xây dựng niềm tin và duy trì mối quan hệ bền lâu với khách hàng.
Khả năng duy trì kết nối liên tục, nhanh chóng
Đây là một trong những lợi ích rõ ràng khi đăng ký hotline doanh nghiệp. Việc duy trì kết nối liên tục nhanh chóng để giải quyết những thắc mắc hay các vấn đề từ khách hàng sẽ giảm thiểu khả năng chờ đợi, mang đến cho khách hàng một sự hài lòng khi sử dụng dịch vụ tại đây.
Hỗ trợ 24/7
Vừa đáp ứng về việc phản hồi nhanh, vừa hỗ trợ 24/7 đảm bảo lúc nào khách hàng cũng được hỗ trợ một cách tốt nhất là một trong những lợi ích từ đăng ký hotline doanh nghiệp. Điều này càng thể hiện tính chất cần thiết mà doanh nghiệp nào cũng nên quan tâm, đặc biệt là các doanh nghiệp, dịch vụ luôn cần phải hỗ trợ khách hàng liên tục như ngân hàng, thương mại điện tử, y tế, bảo hiểm,…
Quản lý cuộc gọi hiệu quả
Khi đăng ký hotline doanh nghiệp có tích hợp các tính năng phân bổ cuộc gọi, ghi âm, báo cáo, thống kê. Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi, phân tích đánh giá cuộc gọi để hiểu hơn về hành vi, nhu cầu khách hàng, từ đó có những chiến lược cải thiện, nâng cấp dịch vụ tốt hơn.
Tiết kiệm chi phí
Nhờ sử dụng một hotline duy nhất nên việc tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp sẽ hiệu quả hơn. Thứ nhất, tiết kiệm chi phí chi trả cho nhiều số điện thoại, thứ hai, tiết kiệm chi phí thuê nhân sự tiếp nhận cuộc gọi. Bởi đăng ký hotline doanh nghiệp có thể trả lời tự động và đảm bảo giải quyết được mọi yêu cầu từ khách hàng một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.
Quy trình đăng ký hotline doanh nghiệp và những điều cần biết
Điều đầu tiên khi đăng ký hotline doanh nghiệp, cần xác định rõ mục đích và nhu cầu sử dụng hotline để lựa chọn được loại hình hotline phù hợp với ngân sách mà vẫn đảm bảo đáp ứng công việc hiệu quả. Sau khi đã xác định được nhu cầu, mục đích, doanh nghiệp có thể tiến hành quy trình đăng ký hotline đơn giản thông qua các bước sau:
Bước 1 – Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ
Hiện nay, trên thị trường có không ít nhà cung cấp dịch vụ hotline doanh nghiệp, do đó, để lựa chọn một nhà cung cấp mang đến giải pháp công việc tốt nhất, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp đảm bảo yếu tố về chi phí, tính năng hỗ trợ cũng như khả năng mở rộng và chất lượng dịch vụ.
Theo đó, một tổng đài không cần đầu tư vào phần cứng hay các thiết bị kết nối rườm rà và cơ sở hạ tầng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí đầu tư ban đầu khá lớn, một tổng đài có tích hợp nhiều tính năng ghi âm, báo cáo, chuyển tiếp, trả lời tự động hay tính năng mở rộng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cho nhân viên trực tổng đài mà vẫn đảm bảo giải đáp nhanh chóng những yêu cầu từ khách hàng. Đặc biệt với tính năng mở rộng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô, chi nhánh mà không quá lo lắng về chi phí.
Cuối cùng, đừng quên về chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp, để đảm bảo hỗ trợ doanh nghiệp một cách nhanh chóng khi có sự cố xảy ra, giúp hệ thống hotline luôn trong trạng thái hoạt động liên tục và không bị gián đoạn.
Bước 2 – Lựa chọn đầu số hotline phù hợp
Hiện nay có khá nhiều đầu số hotline để doanh nghiệp lựa chọn phù hợp với nhu cầu, mục đích sử dụng, trong đó:
Đầu số 1800 thường là lựa chọn phổ biến vì tính miễn phí khi phục vụ khách hàng. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi đầu số này thường được ứng dụng nhiều trong các lĩnh vực tư vấn, bảo hiểm, ngân hàng,…
Khác với tính miễn phí của đầu số 1800, đầu số 1900 sẽ tính phí cho các cuộc gọi đến nên thường được sử dụng để cung cấp các thông tin chuyên sâu.
Đầu số di động là các số điện thoại thông thường và được ứng dụng bởi các công ty, doanh nghiệp nhỏ hay cơ sở kinh doanh mới hoạt động.
Bước 3 – Cài đặt và đào tạo nhân viên sử dụng
Ở bước này, nhà cung cấp sẽ hỗ trợ cài đặt cũng như thiết lập các tính năng cho dịch vụ hotline như IRV, ghi âm, chuyển tiếp, báo cáo,… Việc của doanh nghiệp sau khi hoàn tất ở khâu này là cần đào tạo nhân viên về cách thức sử dụng để đảm bảo quá trình làm việc với khách hàng thông qua hotline tốt nhất.
Bước 4 – Theo dõi và quản lý hiệu quả
Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp có thể đánh giá về hiệu quả sử dụng. Vì vậy, hãy thường xuyên theo dõi các báo cáo từ thời gian, số lượng cuộc gọi cũng như mức độ hài lòng của khách hàng để đưa ra được phương án cải thiện kịp thời.
Có thể thấy việc đăng ký hotline doanh nghiệp là một bước quan trọng mang đến nhiều lợi thế cho doanh nghiệp trong việc cải thiện khả năng giao tiếp với khách hàng và nâng tầm dịch vụ. Tuy nhiên, doanh nghiệp hãy cân nhắc chọn đúng đơn vị uy tín để đảm bảo vừa tiết kiệm chi phí vừa nâng cao hiệu quả hoạt động một cách tốt nhất nhé.
