Đăng ký dịch vụ hotline chất lượng không chỉ giúp doanh nghiệp có thêm phương tiện kết nối đến khách hàng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, tạo dựng lên tên tuổi và uy tín của công ty. Tuy nhiên, với ngân sách hạn chế thì đâu mới là giải pháp để đăng ký hotline phù hợp. Cùng đi tìm lời giải đáp ngay sau đây nhé.

Dịch vụ hotline là gì? Và làm thế nào để đăng ký

Dịch vụ Hotline là gì?

Hotline hay còn gọi là đường dây nóng nhằm “phục vụ” sự kết nối giữa doanh nghiệp với khách hàng để giải quyết các vấn đề về sản phẩm, dịch vụ thông qua số điện thoại cố định. Với tần suất hoạt động 24/7, dịch vụ hotline sẽ giúp doanh nghiệp luôn trong trạng thái sẵn sàng tiếp nhận và hỗ trợ mọi lúc, mọi nơi, kể cả giờ hành chính.

Làm thế nào để đăng ký dịch vụ hotline

Hiện nay, dịch vụ hotline có nhiều loại phổ biến như số hotline cố định, số hotline miễn phí cho khách hàng gọi đến như 1800, số hotline mà khách hàng phải trả phí khi gọi đến như 1900. Tùy thuộc vào từng mục đích mà mỗi doanh nghiệp tổ chức sẽ có sự lựa chọn khác nhau về số hotline. Và dĩ nhiên đây cũng là một trong những điều quan trọng trong quy trình đăng ký dịch vụ hotline cho doanh nghiệp, cụ thể:

Xác định nhu cầu sử dụng

Hãy xác định nhu cầu cần một dịch vụ hotline cố định, di động hay tổng đài chuyên dụng, số hotline miễn phí hay trả phí,… Việc làm này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định đăng ký loại dịch vụ phù hợp với tiêu chí về nhu cầu và ngân sách.

Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hotline

Đây là điều dĩ nhiên và là yếu tố tất yếu mà doanh nghiệp nào cũng cần làm trước khi đăng ký dịch vụ hotline. Nhất là trong thực trạng thị trường có muôn vàn đơn vị cung cấp hotline từ các nhà mạng viễn thông cho đến công ty cung cấp dịch vụ tổng đài ảo.

Vì vậy, để lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, giá tốt, doanh nghiệp cần lưu ý các yếu tố sau:

Yếu tố về chi phí dịch vụ: Yếu tố này trước tiên phụ thuộc vào loại số điện thoại miễn phí hay trả phí, kèm theo chi phí bổ sung cho các tính năng như ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, hỗ trợ cuộc gọi cùng lúc và báo cáo cuộc gọi. Hãy xem xét kỹ về nhu cầu, mục đích sử dụng của doanh nghiệp để đưa ra sự lựa chọn phù hợp nhất. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên xem xét về chi phí duy trì hàng tháng để có tính toán hợp lý phù hợp với ngân sách và nhu cầu sử dụng.

Yếu tố về chất lượng dịch vụ: Các yếu tố này sẽ bao gồm hệ thống mạng ổn định, đáp ứng bảo mật thông tin và có đội ngũ hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp.

Yếu tố về tính năng hỗ trợ: Đây là hạng mục quan trọng quyết định đến khâu chăm sóc khách hàng có hiệu quả hay không, có đảm bảo nâng cao trải nghiệm khách hàng hay không. Một số tính năng hỗ trợ cần thiết để giải quyết vấn đề này chính là tính năng trả lời tự động (IVR), tính năng phân phối, chuyển tiếp cuộc gọi thông minh đến bộ phận liên quan, tính năng báo cáo chi tiết và tích hợp với CRM. Những tính năng cơ bản này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý cuộc gọi cũng như chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.

Yếu tố về tính mở rộng: Điều quan trọng mà doanh nghiệp không nên bỏ qua nếu hướng đến một tương lai doanh nghiệp phát triển, mở rộng và có nhiều chi nhánh.

Kiểm tra tính ổn định của dịch vụ

Để đảm bảo tính ổn định của dịch vụ, doanh nghiệp hãy kiểm tra hệ thống hotline đạt tiêu chí hoạt động liên tục, không có sự cố trước khi quyết định đăng ký. Đây là điều quan trọng quyết định đến hiệu quả công việc sau này của doanh nghiệp. Nhất là đối với những doanh nghiệp cần duy trì mối quan hệ lâu bền với khách hàng.

Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ đăng ký dịch vụ

Khi đã lựa chọn được số hotline cũng như nhà cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp có thể yên tâm đăng ký dịch vụ. Lưu ý luôn chuẩn bị sẵn sàng các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp từ thông tin liên hệ, địa chỉ cho đến giấy phép kinh doanh khi nhà cung cấp yêu cầu để đảm bảo quy trình đăng ký diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.

Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống

Đây là bước cuối cùng sau khi hoàn tất việc đăng ký và cài đặt, hãy hướng dẫn nhân viên sử dụng hệ thống để đảm bảo trong quá trình làm việc với khách hàng không gặp bất kỳ sự cố nào từ việc tiếp nhận cuộc gọi hay xử lý cuộc gọi,…

Lợi ích khi đăng ký dịch vụ hotline

Việc đảm bảo các yếu tố trên khi đăng ký dịch vụ hotline sẽ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động như: 

Hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, tạo sự tin tưởng từ khách hàng

Khi đăng ký dịch vụ hotline với một số hotline duy nhất, doanh nghiệp có thể sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7 để xử lý những vấn đề liên quan đến sản phẩm, dịch vụ. Sự phản hồi nhanh chóng sẽ phần nào nâng tầm chất lượng dịch vụ, mang đến những ấn tượng tốt về sự uy tín, chuyên nghiệp của doanh nghiệp, nhất là những doanh nghiệp trong lĩnh vực y tế, bảo hiểm, tài chính hay dịch vụ toàn cầu  thì càng cần đảm bảo yếu tố nhanh chóng này.

Đặc biệt, khi khách hàng được giải quyết vấn đề nhanh chóng với một số hotline dễ nhớ sẽ càng khiến họ cảm thấy yên tâm và đặt niềm tin nhiều hơn đến doanh nghiệp. Yếu tố này sẽ góp phần giúp doanh nghiệp tạo dựng nên hình ảnh uy tín, chuyên nghiệp trên thị trường.

Tiết kiệm chi phí

Thay vì phải chi trả nhiều chi phí cho các điện thoại cá nhân, khi đăng ký dịch vụ hotline, doanh nghiệp chỉ cần một số hotline duy nhất, từ đó sẽ tiết kiệm chi phí đáng kể. Đồng thời vẫn đảm bảo tăng hiệu quả công việc nhờ xử lý được nhiều cuộc gọi cùng lúc.

Dễ dàng theo dõi và giám sát cuộc gọi

Việc đăng ký dịch vụ hotline, doanh nghiệp không chỉ dễ dàng tiếp nhận cuộc gọi, mà còn có thể theo dõi và giám sát thường xuyên cuộc gọi nhờ tính năng báo cáo, ghi âm chi tiết. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có những đánh giá, phân tích chính xác trong việc cải thiện chất lượng dịch vụ. Đồng thời là dữ liệu để đào tạo nhân viên, giúp nâng cao hiệu quả công việc tốt hơn.

Như vậy, đăng ký dịch vụ hotline là điều cần thiết mà doanh nghiệp nào cũng cần có. Hãy lựa chọn loại hình hotline phù hợp từ đơn vị uy tín và đăng ký ngay hôm nay để nâng tầm dịch vụ chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất nhé.