Lưu ý khi tạo lời chào trả lời tự động cho tổng đài 1900
Tổng đài 1900 mang đến những ưu điểm vượt trội mà tổng đài truyền thống không có. Với tính năng tạo lời chào tự động bạn cần lưu ý những điểm sau.
Lưu ý khi tạo lời chào trả lời tự động cho tổng đài 1900
Muốn thiết lập được lời chào trả lời tự động nhanh chóng, dễ dàng, chuyên nghiệp, tạo thiện cảm cho khách hàng mỗi lần gọi vào đầu số 1900 của công ty mình. Bạn sẽ cần lưu ý một số điểm sau đây.
- Xác định dịch vụ bạn đăng ký có cho phép tạo lời chào tự động
- Tạo lời chào đơn giản, rõ ràng
- Tạo lời chào thân thiện, cung cấp thông tin chính xác
Xác định dịch vụ bạn đăng ký có cho phép tạo lời chào tự động
Để cài đặt được lời chào trả lời tự động cho tổng đài điện thoại điều đầu tiên bạn nên xác định là dịch vụ, gói dịch vụ mà bạn đăng ký có cho phép tạo lời chào hay không?
Cần xác định dịch vụ tổng đài 1900 có tạo được lời chào tự động trước khi thiết lập
Khi đã xác định dịch vụ, gói dịch vụ lắp đặt tổng đài 1900 có tiện ích tạo lời chào tự động thì bạn mới có thể tạo lời chào. Trường hợp gói dịch vụ bạn đăng ký không có tiện ích tạo lời chào tự động hoặc có nhưng khi bàn giao, bạn nghiệm thu không có lời chào. Thì bạn phải yêu cầu đơn vị cung cấp thiết lập lời chào tự động cho bạn.
Vì nếu thiếu lời chào trả lời tự động thì sẽ làm giảm ý nghĩa của tổng đài 1900 rất nhiều.
Tạo lời chào đơn giản, rõ ràng
Khi tạo lời chào tự động mừng khách hàng đến với công ty bạn có đi kèm hướng dẫn để kết nối với các phòng ban cụ thể. Hay khi tạo lời chào trả lời tự động hotline 1900 sau giờ làm việc thông báo cho khách hàng không cần chờ kết nối với tổng đài viên. Mà cuộc gọi sẽ được chuyển vào số tiếp nhận khác hay gửi đến email người quản lý thì bạn cũng nên chọn câu từ đơn giản, rõ ràng.
Nên nhớ khi khách hàng tiếp cận tổng đài của bạn, dù là ai cũng không muốn nghe lời chào dài dòng, câu từ khó hiểu, tối nghĩa. Bạn nên sử dụng những câu từ ngắn gọn, chọn từ dễ hiểu với mọi tầng lớp, không sử dụng các từ “bác học” để tránh người gọi đầu số 1900 không thể hiểu rõ, thực hiện thao tác, tốn thời gian.
Tạo lời chào thân thiện, cung cấp thông tin chính xác
Thân thiện và cung cấp thông tin chính xác, chỉ dẫn kỹ cho từng máy nhánh cũng là điều bạn nên thực hiện tỉ mỉ khi tạo lời chào cho tổng đài của doanh nghiệp.
Cần tạo lời chào cho tổng đài 1900 thật thân thiện với các thông tin chính xác nhất.
Thông tin không chính xác dễ làm khách hàng nhầm lẫn, không chọn đúng máy nhánh, phải thao tác gọi đi gọi lại nhiều lần sẽ khiến khách hàng bực tức, khó chịu và đánh giá thấp sự chuyên nghiệp của tổng đài 1900 cũng như của công ty bạn đấy.
Lời chào trả lời tự động có thể thay thế khi bạn thiết lập sai, muốn chỉnh sửa khi cần nhưng quá trình này cũng có thể tốn không ít thời gian, công sức của doanh nghiệp. Cho nên, ngay từ đầu chúng ta cứ làm đúng thì mọi việc sẽ thuận lợi, dễ dàng hơn bạn nhé.
Muốn tìm hiểu thêm về tổng đài 1900 hoặc muốn mua đầu số 1900 uy tín, bạn hãy gọi điện thoại cho ODS qua số 1900 6634. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi lúc.
