Chọn một tổng đài phù hợp không chỉ giúp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động liên hệ mà còn quyết định rất nhiều đến chiến lược phát triển dịch vụ của doanh nghiệp. Vì vậy, khi quyết định mua tổng đài điện thoại, doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố được đề cập dưới đây để đảm bảo tránh được những trục trặc, sự cố không mong muốn nhé.

Một số lưu ý cần biết khi mua tổng đài điện thoại

Tổng đài điện thoại ra đời được xem như công cụ cần thiết nhằm hỗ trợ kết nối cuộc gọi đến và đi giữa khách hàng, nhân viên với doanh nghiệp và ngược lại.

Nhờ sự tiến bộ của công nghệ, hiện nay tổng đài điện thoại không chỉ hoạt động cố định bằng phần cứng theo phương thức truyền thống trước đây mà còn hoạt động dựa trên nền tảng internet với nhiều tính năng nổi bật như trả lời tự động, phân phối cuộc gọi một cách tự động, ghi âm cuộc gọi, báo cáo,… 

Theo đó, để có thể “biến” tổng đài trở thành “trợ thủ” đắc lực giúp công ty tối ưu chi phí và ngày càng phát triển, tiến xa hơn thì ngay từ bước đầu tiên khi có nhu cầu mua tổng đài điện thoại cần lưu ý những yếu tố sau.

Xác định rõ mục đích sử dụng

Hiện nay có rất nhiều loại hình tổng đài điện thoại, phổ biến là tổng đài truyền thống và tổng đài ảo. Mặc dù đều là hình thức liên lạc nhưng hai loại hình nghe gọi này lại có những đặc điểm khác nhau từ chi phí đến hình thức hoạt động. 

Nếu tổng đài truyền thống hoạt động sử dụng mạng cố định và phải đầu tư nhiều thiết bị, phần cứng tốn kém thì tổng đài ảo lại giúp giảm chi phí hiệu quả ngay từ ban đầu và có thể ứng dụng linh hoạt khi làm việc xa. Cũng bởi yếu tố này mà nhiều doanh nghiệp hiện nay đều ứng dụng tổng đài ảo, nhất là những doanh nghiệp mong muốn mở rộng quy mô và chi nhánh.

Do đó, để đảm bảo có sự lựa chọn phù hợp nhất, hãy xác định rõ mục đích sử dụng. Ví dụ như chỉ phục vụ nghe gọi nội bộ hay cần chăm sóc khách hàng, cần quảng bá pr về sản phẩm dịch vụ, cần có khả năng tích hợp CRM, hệ thống chuyển tiếp cuộc gọi hay khả năng quản lý cuộc gọi, quản lý nhiều kênh liên lạc như chat, email, điện thoại,… Điều này vô cùng quan trọng trong hành trình cải thiện chất lượng dịch vụ và nâng tầm sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Nên kiểm tra tính tương thích

Việc kiểm tra tính tương thích với các phần mềm và thiết bị doanh nghiệp sử dụng trước khi mua tổng đài như khả năng tích hợp với CRM, hệ thống quản lý khách hàng hay những phần mềm hỗ trợ khác sẽ đảm bảo hệ thống tổng đài được hoạt động trơn tru, linh hoạt và có hiệu quả hơn.

Đảm bảo tính mở rộng và nâng cấp

Những tính năng mở rộng và nâng cấp sẽ hỗ trợ rất nhiều trong việc doanh nghiệp muốn phát triển và mở rộng quy mô trong tương lai. Đó cũng là thời điểm mà tổng đài phát huy thế mạnh của mình giúp công ty dễ dàng thực hiện đúng dự định mục tiêu mà không phải lo lắng quá nhiều về những khó khăn cản trở từ thời gian cho đến chi phí đầu tư nhân lực, cơ sở hạ tầng,…

Đảm bảo dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp

Đây cũng là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm, bởi điều này sẽ góp phần hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả khi gặp trục trặc hay sự cố. Vì vậy, hãy lựa chọn nhà cung cấp sở hữu đội ngũ chuyên nghiệp, nhiệt tình và sẵn sàng hỗ trợ khi có yêu cầu.

Lợi ích khi mua tổng đài điện thoại

Đảm bảo những lưu ý trên khi mua tổng đài điện thoại sẽ giúp doanh nghiệp sở hữu nhiều lợi thế trong quá trình vận hành tổng đài, cụ thể:

Giúp quản lý cuộc gọi hiệu quả

Những cuộc gọi sẽ được quản lý hiệu quả hơn khi mua tổng đài điện thoại ảo thay vì sử dụng nhiều số điện thoại khác nhau. Bởi lẽ, dùng tổng đài ảo, các cuộc gọi sẽ được tập trung vào hệ thống duy nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân bổ, xử lý và cải thiện tốc độ phản hồi từ khách hàng, tránh tình trạng bỏ lỡ nhiều cuộc gọi như tình trạng thường gặp ở việc dùng nhiều số điện thoại riêng lẻ khác nhau cho từng bộ phận, nhân viên.

Hỗ trợ tăng cường chăm sóc khách hàng

Khi tổng đài được tính hợp tính năng trả lời tự động như IVR sẽ hỗ trợ doanh nghiệp phân loại, đồng thời chuyển hướng cuộc gọi đến đúng nhân viên bộ phận để tiếp nhận, xử lý yêu cầu khách hàng một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.

Không chỉ vậy, tính năng ghi âm cuộc gọi từ tổng đài cũng góp phần hỗ trợ doanh nghiệp đào tạo nhân viên hoặc giải quyết những tranh chấp trong sản phẩm, dịch vụ, từ đó tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp

Khi có một hệ thống tổng đài tích hợp nhiều tính năng như trả lời tự động,  phân phối cuộc gọi cũng như báo cáo chi tiết về cuộc gọi sẽ giúp doanh nghiệp để lại ấn tượng về sự uy tín, chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Yếu tố quan trọng để xây dựng niềm tin, mối quan hệ bền vững với khách hàng.

Nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí

So với việc phải bỏ ra chi phí để duy trì thiết bị phần cứng và đường dây điện thoại riêng biệt cho từng bộ phận thì mua tổng đài điện thoại sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều. Chưa kể đến việc, sử dụng tổng đài này sẽ không phải bỏ ra quá nhiều chi phí tốn kém để thuê đội ngũ nhân sự , bởi khi có sự kết hợp với các tính năng tự động, chuyển cuộc gọi sẽ không cần đến nhân viên trực mà vẫn nâng cao hiệu quả công việc nhờ tính nhanh chóng và giảm tình trạng gọi nhỡ. 

Giám sát và báo cáo hiệu quả

Thông qua các báo cáo chi tiết về thời gian, số lượng cuộc gọi, tỷ lệ trả lời và mức độ hài lòng của khách hàng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng giám sát, theo dõi công việc hiệu quả để có những phương pháp, chiến lược nâng cấp quy trình làm việc và cải thiện dịch vụ tốt nhất.

Có thể thấy, mua tổng đài điện thoại là quyết định sáng suốt và vô cùng quan trọng không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, hãy lựa chọn đúng hình thức tổng đài và chọn lựa đúng đơn vị cung cấp uy tín để đảm bảo quá trình hoạt động hiệu quả, giúp doanh nghiệp ngày càng trở nên chuyên nghiệp và phát triển bền vững nhé.