Tổng đài ảo hiện không chỉ là hệ thống nghe gọi với phiên bản nâng cấp hơn mà đây còn được xem như “cỗ máy tạo doanh thu” vô cùng cần thiết đối với doanh nghiệp.
Nếu bạn đang quan tâm về một phần mềm đủ mạnh để đo lường, vận hành, giúp tối ưu toàn bộ quy trình bán hàng qua điện thoại, đừng bỏ qua những thông tin chi tiết về tổng đài ảo được cập nhật ngay sau đây.
Vì sao phần mềm tổng đài ảo là sự lựa chọn ưu tiên cho doanh nghiệp hiện đại?
Phần mềm tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng Cloud nên không phụ thuộc vào phần cứng chỉ cần máy tính hoặc điện thoại có kết nối internet hay tài khoản hệ thống là đã có thể dễ dàng triển khai một cách linh hoạt, không giới hạn địa lý và khắc phục được nhiều vấn đề còn tồn đọng của tổng đài truyền thống như:
– Khó kiểm soát được cuộc gọi
– Dễ bỏ lỡ cuộc gọi vào thời điểm quá tải hay ngoài giờ hành chính
– Khó đo lường chất lượng tư vấn do không có đầy đủ dữ liệu
– Tốn kém chi phí bảo trì, thay mới cho hệ thống tổng đài cũ
Vì vậy mà phần mềm tổng đài ảo sẽ luôn là sự lựa chọn ưu tiên cho những doanh nghiệp hiện đại bởi những ưu điểm:
Đảm bảo về tốc độ phản hồi – yếu tố quyết định lớn đến doanh thu
Doanh nghiệp sẽ dễ dàng “nhường” lại cơ hội bán hàng cho đối thủ chỉ vì để khách hàng chờ đợi sự phản hồi. Đây là điều mà hầu hết doanh nghiệp đều nhận thấy rõ nhưng lại chưa thể khắc phục nếu còn sử dụng hệ thống tổng đài chưa đảm bảo được tốc độ phản hồi.
Với phần mềm tổng đài ảo lại khác, nhờ tính năng phân phối cuộc gọi thông minh một cách tự động, giúp kết nối nhanh đến đúng bộ phận nên sẽ loại bỏ được thời gian chờ đợi của khách hàng. Và đương nhiên, việc phản hồi nhanh hơn sẽ tăng tỷ lệ chốt đơn hơn.
Cung cấp đầy đủ dữ liệu theo thời gian thực – sức mạnh giúp doanh nghiệp ngày càng tăng trưởng bền vững
Nếu không có dữ liệu, quản lý sẽ khó mà có thể đánh giá đâu là nhân viên làm việc hiệu quả, có năng suất nhất, lên kịch bản như thế nào để chuyển đổi cao hay khung giờ nào dễ chốt đơn nhất.
Đặc biệt, đối với những doanh nghiệp có đội telesales lớn, thực hiện số lượng cuộc gọi lên đến hàng nghìn thì càng cần phải có phần mềm tổng đài ảo giúp cung cấp báo cáo thời gian thực để nhà quản lý dựa trên số liệu ra quyết định thay vì cảm tính.
Cắt giảm chi phí – tăng hiệu suất
Với phần mềm tổng đài ảo, doanh nghiệp không cần đầu tư lắp đặt tổng đài vật lý, dây cáp cồng kềnh cũng như không tốn kém chi phí bảo trì hệ thống. Nhờ vậy mà có thể tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu hiệu quả, đồng thời mở rộng dễ dàng khi tăng trưởng.
Những tính năng vượt trội của phần mềm tổng đài ảo
Khi đề cập đến những lợi ích mà phần mềm tổng đài ảo mang lại, không thể bỏ qua những tính năng vô cùng vượt trội như:
Tính năng IVR thông minh
Hay còn gọi là lời chào tự động giúp để lại ấn tượng cho khách hàng ngay từ cuộc gọi đầu tiên, đồng thời phân luồng khách hàng chính xác thông qua cách hướng dẫn nhấn phím để được phục vụ nhanh hơn, có trải nghiệm tốt hơn và lễ tân cũng được giảm tải áp lực công việc nhiều hơn.
Ghi âm và quản lý chất lượng cuộc gọi
Để kiểm soát nội dung tư vấn được chỉn chu và có thêm dữ liệu đào tạo nhân viên mới cũng như giải quyết tranh chấp, khiếu nại khi cần, không thể bỏ qua tính năng ghi âm của phần mềm tổng đài ảo.
Đặc biệt, việc quản lý chất lượng cuộc gọi sẽ vô cùng dễ dàng khi mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên Cloud, đảm bảo an toàn dễ truy xuất.
Hiển thị thông tin khách hàng khi gọi đến
So với những khách hàng không có dữ liệu hiển thị, việc một khách hàng được popup thông tin đầy đủ từ họ tên, lịch sử tư vấn, ghi chú quan trọng,.. Dù là nhân viên mới cũng sẽ biết cách tư vấn sao cho chuyên nghiệp, mượt mà và tăng khả năng chốt đơn hơn.
Auto Call – Tăng năng suất gấp nhiều lần
Phần mềm tổng đài ảo có thể giúp tăng năng suất cuộc gọi gấp nhiều lần nhờ tính năng tự động quay số, chăm sóc khách hàng định kỳ, thông báo, nhắc lịch hẹn thanh toán. Vì thế mà không cần đội ngũ nhân viên quá đông, doanh nghiệp vẫn có thể yên tâm khối lượng công việc lớn đều được xử lý tốt nhất.
Báo cáo và phân tích chuyên sâu
Về số lượng cuộc gọi, tỷ lệ bắt máy, thời lượng trung bình, hiệu suất chiến dịch,… đều được phần mềm tổng đài ảo báo cáo chi tiết và phân tích chuyên sâu. Đây là nền tảng vô cùng quan trọng để nhà quản lý có thể theo dõi và tối ưu quy trình bán hàng.
Lợi thế cạnh tranh khi sử dụng phần mềm tổng đài ảo
Sở hữu nhiều tính năng vượt trội nói trên, sử dụng phần mềm tổng đài ảo là lợi thế cạnh tranh cực lớn bởi:
– Doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội bán hàng nào
– Quy trình chăm sóc khách hàng luôn được chuẩn hoá nhờ các dữ liệu báo cáo chi tiết, chính xác
– Có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi nhưng vẫn đảm bảo không làm gián đoạn hệ thống
– Dễ dàng mở rộng bằng cách thêm tài khoản, nâng cấp gói dịch vụ khi có nhu cầu tăng trưởng.
Vì vậy mà giải pháp này vô cùng phù hợp với các lĩnh vực thương mại điện tử, ngành tài chính, bảo hiểm, bất động sản, trung tâm đào tạo,…
Tuy nhiên, khi tìm kiếm phần mềm tổng đài ảo, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn đơn vị uy tín, có hạ tầng ổn định, cam kết uptime cao, bảo mật dữ liệu tốt, hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, phần mềm có khả năng tích hợp CRM để đảm bảo nhận được hết những giá trị mà phần mềm này mang lại.
