Nhằm đảm bảo hạ tầng vận hành ổn định, tính bảo mật cao và chi phí hợp lý, nhiều doanh nghiệp đã ưu tiên lựa chọn thuê chỗ đặt server. Tuy nhiên, giữa việc thuê ngắn hạn và dài hạn, đâu mới là hình thức tối ưu chi phí thực sự? Sau đây là những thông tin phân tích chi tiết.
1. Hình thức thuê chỗ đặt server ngắn hạn và dài hạn là gì?
Thuê chỗ đặt server ngắn hạn là thời gian kết thúc hợp đồng chỉ vỏn vẹn trong vài tháng, thường phù hợp với những doanh nghiệp có dự án thử nghiệm, nhu cầu tạm thời hoặc doanh nghiệp startup. Vì thế mà chi phí sẽ thường cao hơn do không có cam kết dài hạn.
Ngược lại, thuê dài hạn thời gian hợp đồng có thể kéo dài nửa năm, 1 năm, 2 năm và hơn thế nữa nên sẽ có những chính sách chiết khấu, ưu đãi, tặng thêm băng thông và dịch vụ hỗ trợ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp dễ dàng cân đối để tối ưu chi phí. Do đó mà vô cùng phù hợp với những doanh nghiệp cần hệ thống vận hành liên tục, ổn định, có dự án dài hạn,…
2. Chi phí thuê dài hạn rẻ hơn tới 20 – 40% so với thuê ngắn hạn
Có thể nói, đây là lợi ích tài chính rõ ràng nhất. Bởi với hợp đồng dài hạn, doanh nghiệp sẽ thường nhận được mức giá ưu đãi giảm theo số tháng cam kết, được ưu đãi băng thông, tốc độ mạng, đồng thời được miễn phí một số hạng mục như kiểm tra phần cứng, IP, U space và setup,…
Trong khi đó, thuê server ngắn hạn luôn đi kèm mức giá cao hơn do nhà cung cấp phải chịu rủi ro biến động khách hàng.
Lấy ví dụ cụ thể, doanh nghiệp thuê chỗ đặt server theo tháng có giá 2.000.000 VNĐ
nhưng khi thuê 12 tháng, giá có thể chỉ còn 1.400.000 – 1.600.000 VNĐ/tháng. Mức giá đã có sự chênh lệch 20 – 30% nhưng về hiệu suất, dịch vụ nhận được vẫn giống nhau.
3. Dự đoán chi phí và quản lý ngân sách
Với hợp đồng dài hạn, doanh nghiệp sẽ biết rõ chi phí trong khoảng thời gian cố định. Từ đó có thể tự chủ động lập kế hoạch tài chính, không mất thời gian gia hạn liên tục, tránh rủi ro tăng giá dịch vụ trong tương lai.
Trong khi đó, thuê chỗ đặt server ngắn hạn sẽ khiến doanh nghiệp khó dự trù ngân sách do đơn giá có thể thay đổi theo thị trường, phát sinh thêm chi phí phụ, phải dành thời gian quản lý hợp đồng nhiều lần.
4. Chi phí chuyển đổi và thiết lập hạ tầng
Doanh nghiệp sẽ phải tốn chi phí vận chuyển thiết bị, công lắp đặt, cấu hình lại, chi phí nhân lực giám sát, hỗ trợ kỹ thuật, chi phí downtime khi chuyển hệ thống cho mỗi lần di chuyển hoặc thay đổi chỗ đặt server.
Chưa kể đến, thời gian ngưng dịch vụ cũng sẽ phần nào ảnh hưởng lớn đến doanh thu.
Trong khi đó, rủi ro phải chuyển đổi nhà cung cấp với việc thuê chỗ đặt server dài hạn gần như bằng 0, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể.
5. Chính sách ưu tiên băng thông, IP,…
Đối với khách thuê dài hạn, thông thường sẽ được nhà cung cấp dành những ưu đãi độc quyền như: Tăng băng thông, tặng thêm IP public, miễn phí setup ban đầu, hỗ trợ kỹ thuật ưu tiên, được khuyến mãi trong các đợt gia hạn.
Nếu đổi ra chi phí thực tế cho những giá trị nói trên, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thêm vài triệu đến hàng chục triệu mỗi năm.
6. Hạ tầng, dịch vụ
Khi hiệu suất ổn định, doanh nghiệp có thể giảm thiểu thiệt hại tài chính từ downtime. Và với hợp đồng dài hạn, sẽ được tận hưởng những lợi thế từ nhà cung cấp như: Cam kết SLA cao, được hỗ trợ khi có sự cố, được bảo trì và chăm sóc server, đảm bảo vị trí tủ rack cố định.
Trong khi đó, thuê ngắn hạn có thể gặp các bất lợi về vị trí tủ rack nếu Data Center thay đổi quy hoạch, dễ bị điều chỉnh giá, điều kiện dịch vụ, chất lượng kỹ thuật không ưu tiên như hợp đồng dài hạn. Vì thế mà khó đảm bảo tính ổn định của hạ tầng server để doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động xuyên suốt và tối ưu ROI lâu dài.
7. Chi phí nhân sự kỹ thuật nội bộ
Data Center thường cung cấp: Hỗ trợ kỹ thuật 24/7, khởi động lại server theo yêu cầu, kiểm tra phần cứng định kỳ, thay thế dây mạng, thiết bị phụ trợ, giám sát alert nhiệt độ, nguồn điện khi doanh nghiệp thuê dài hạn. Ưu thế của việc hỗ trợ này giúp doanh nghiệp không cần tuyển thêm kỹ sư hệ thống, tối ưu thời gian quản lý kỹ thuật và giảm chi phí vận hành nội bộ.
Trong khi đó, thuê server ngắn hạn sẽ thường có mức hỗ trợ hạn chế nên đòi hỏi doanh nghiệp phải tự đảm nhiệm nhiều hơn, đồng nghĩa với tốn thời gian và chi phí hơn.
8. Nhu cầu mở rộng
Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu mở rộng sẽ tăng. Để mở rộng cần thêm server mới, tăng số lượng U space, nâng cấp cấp hình, mở rộng băng thông.
Nếu đã có hợp đồng dài hạn, doanh nghiệp sẽ có những chính sách hỗ trợ ưu đãi đặc biệt như giảm giá khi mở rộng, tặng thêm U miễn phí, tặng thêm dịch vụ bảo mật hoặc IP. Chính sách mà khách thuê ngắn hạn không có được hoặc mức giảm rất ít.
9. Biến động thị trường
Chi phí Data Center có thể thay đổi do giá điện tăng, biến động công nghệ, chi phí vận hành hạ tầng, nâng cấp mạng, thiết bị.
Nếu thuê server dài hạn, doanh nghiệp sẽ được giữ mức giá cũ theo hợp đồng. Vì vậy mà giảm thiểu rủi ro về biến động thị trường.
Ngược lại, với thuê ngắn hạn, khi hết hợp đồng sớm, giá sẽ thường bị điều chỉnh theo thị trường khiến chi phí vận hành không ổn định.
Tất cả điều trên có thể đưa ra một kết luận rằng, so với thuê ngắn hạn, thuê server dài hạn chính là giải pháp tối ưu tài chính bền vững, vô cùng phù hợp với những doanh nghiệp cần server hoạt động ổn định, lâu dài và tăng hiệu quả vận hành tổng thể.
