Tổng đài ảo không còn là từ khoá quá xa lạ đối với các doanh nghiệp, trung tâm cần đến hệ thống liên lạc hiện đại, tiết kiệm. Tuy nhiên, trước thực trạng thị trường có quá nhiều lựa chọn về hình thức tổng đài này. Vậy đâu mới là sự lựa chọn tốt nhất. Cùng so sánh dựa trên góc nhìn thực tế sau đây.

Toàn cảnh thị trường tổng đài ảo Việt Nam

Đối với các nền tảng tổng đài ảo hiện nay trên thị trường Việt Nam, sẽ có 3 nhóm chính sau:

Nhóm 1: Nhà cung cấp tổng đài ảo nội địa phổ thông

Mang đến hệ thống tổng đài ảo giá rẻ, dễ triển khai nên phù hợp với tài chính của nhiều doanh nghiệp nhỏ, mới bắt đầu làm quen tổng đài ảo.

Nhóm 2: Nền tảng tổng đài ảo Việt Nam tầm trung

Hệ thống cung cấp đầy đủ tính năng hơn so với nhóm 1, được tích hợp cả CRM và báo cáo nên vô cùng phù hợp với những doanh nghiệp đang trên đà phát triển.

Nhóm 3: Giải pháp tổng đài ảo mang tính quốc tế hoặc cao cấp

Sử dụng nhiều tính năng mạnh hơn nhưng đi kèm với mức giá cao hơn. Đây sẽ là sự lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp lớn, mạnh về nguồn tài chính.

Nhìn chung, tuỳ thuộc vào tình hình ngân sách cũng như nhu cầu thực tại của doanh nghiệp mà có thể chọn nhóm tổng đài ảo phù hợp. Sự phù hợp chính là sự lựa chọn tốt nhất thị trường lúc này.

So sánh tổng đài ảo Việt Nam dựa trên các tiêu chí quan trọng

Trước khi quyết định chọn nền tảng tổng đài ảo nào đó, có thể dựa trên các tiêu chí quan trọng dưới đây để so sánh và cân nhắc, đưa ra quyết định đúng đắn nhất.

Thứ nhất: So sánh khái niệm về giá rẻ

Có thể khi nhìn thấy tổng đài ảo giá rẻ, nhiều doanh nghiệp sẽ nghĩ là tiết kiệm và phù hợp với ngân sách hiện tại của mình. Tuy nhiên, đằng sau đó là một hệ thống tổng đài chất lượng kém, phát sinh chi phí ẩn. Xét trên tổng chi phí lại cao hơn rất nhiều.

Vì vậy, ngoài quan tâm đến giá rẻ, hãy chú ý đến chất lượng mà doanh nghiệp nhận được. Thực tế giá rẻ ở đây là nằm trong nhóm phù hợp, điển hình như nhóm 1 đã nói trên, dù không có quá nhiều tính năng như nhóm 2, nhóm 3 nhưng lại đủ dùng và đáp ứng được nhu cầu thực tại. Đương nhiên, nhóm 2, nhóm 3 cũng là sự lựa chọn tiết kiệm khi phù hợp với đúng đối tượng doanh nghiệp đầu tư. Quan trọng là vẫn là chất lượng hệ thống cung cấp cần đảm bảo giúp doanh nghiệp không gặp nhiều vấn đề sự cố dẫn đến phát sinh chi phí trong quá trình sử dụng.

Thứ hai: So sánh về độ ổn định cuộc gọi

Đây chính là tiêu chí hàng đầu cần phải quan tâm, dù so với nền tảng tổng đài ảo tầm trung và cao cấp, tổng đài ảo giá rẻ có thể sẽ không bằng. Nhưng không vì thế mà “nhắm mắt” lựa chọn tổng đài ảo giá rẻ đi kèm chất lượng kém và hay gặp phải vấn đề về mất tiếng, bị trễ. Nhất là đối với doanh nghiệp bán hàng chủ yếu qua điện thoại, hãy thực sự lưu ý yếu tố này.

Thứ ba: So sánh về quá trình sử dụng

Thông thường, tổng đài ảo giá rẻ sẽ thường dễ sử dụng so với nền tảng tổng đài ảo tầm trung. Tương tự, tổng đài ảo tầm trung mặc dù cần thời gian để làm quen nhưng việc sử dụng lại không quá phức tạp như hệ thống tổng đài cao cấp.

Đó cũng chính là lý do mỗi nhóm tổng đài ảo sẽ phù hợp với từng đối tượng doanh nghiệp khác nhau. Đã có không ít doanh nghiệp, vì chọn sai nhóm nền tảng mà phải bỏ hệ thống. Ví dụ, doanh nghiệp lớn bỏ hệ thống nhóm 2 vì thiếu tính năng, doanh nghiệp nhỏ bỏ hệ thống vì khó dùng,…

Thứ tư: So sánh về tính năng

Với tổng đài ảo giá rẻ, thông thường doanh nghiệp sẽ nhận được những tính năng cơ bản như nghe gọi, lưu trữ lịch sử và ghi âm. Đối với doanh nghiệp tầm trung sẽ có thêm báo cáo, tính năng phân quyền và CRM. Còn hệ thống tổng đài cao cấp sẽ có AI, automation, tích hợp sâu.

Để biết được đâu là sự lựa chọn tốt nhất, hãy trả lời câu hỏi, đâu là tính năng thực sự cần thiết với doanh nghiệp mình.

Thứ năm: So sánh về khả năng mở rộng

Nếu có kế hoạch tăng trưởng, khả năng mở rộng là tiêu chí không thể bỏ qua. Thông thường, tổng đài ảo luôn có tính năng mở rộng khi cần. Tuy nhiên, để so sánh giữa tổng đài ảo giá rẻ, tầm trung và cấo cấp thì khả năng mở rộng sẽ tốt hơn và linh hoạt hơn dựa theo sự tăng dần mức độ của các nền tảng.

Thứ sáu: So sánh về hỗ trợ kỹ thuật

Hệ thống tổng đài ảo giữa các nhà cung cấp có thể sẽ có điểm chung về cách hoạt động cùng những tính năng, nhưng một điểm khác biệt khó có thể “sao chép” chính là sự hỗ trợ kỹ thuật. Mỗi đơn vị sẽ có phương pháp hỗ trợ khác nhau, nhưng nếu tìm được một nơi có sự support rất nhanh khi hệ thống lỗi thì đây chính là dấu hiệu cần lựa chọn để yên tâm hơn trong những trường hợp hệ thống lỗi.

Thực tế: Các nhóm trên phù hợp với doanh nghiệp nào?

• Đối với Startup / doanh nghiệp nhỏ: Phù hợp với nhóm tổng đài ảo giá rẻ (nhóm 1) vì tính nhanh, gọn, tiết kiệm
• Đối với doanh nghiệp đang scale (10 – 50 người): Phù hợp với nhóm hệ thống tổng đài ảo tầm trung (nhóm 2) vì lúc này doanh nghiệp sẽ có đội sales lớn hơn, cần được kiểm soát tốt hơn.
• Đối với Call center chuyên nghiệp: Phù hợp với nhóm hệ thống cao cấp (nhóm 3) nhờ tính năng tích hợp sâu, tự động hóa, giúp doanh nghiệp tận dụng hết thế mạnh của tổng đài ảo để đưa doanh nghiệp tiến xa và phát triển bền vững hơn.

Tóm lại, nếu doanh nghiệp cần tiết kiệm chi phí, chọn tổng đài ảo giá rẻ, ưu tiên tính ổn định, dễ dùng là tốt nhất. Nếu cần quản lý đội sales tốt nên chọn hệ thống tầm trung có phân quyền và báo cáo rõ ràng. Nếu cần automation, có thể cân nhắc lựa chọn hệ thống cao cấp hơn.

Lưu ý, khi đã xác định được nhóm nền tảng phù hợp với doanh nghiệp, đừng quên kiểm tra về độ trễ khi gọi, chất lượng ghi âm, giao diện quản lý, chi phí phát sinh,… để tránh việc đưa vào sử dụng nhưng không đạt được hiệu quả như mong đợi.