Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc triển khai phần mềm kế toán online giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu quản lý tài chính. Tuy nhiên, nếu lựa chọn sai giải pháp hạ tầng, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro về bảo mật và hiệu suất. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ những lưu ý quan trọng khi thue may chu chạy phần mềm kế toán online.
Tại sao nên thuê máy chủ riêng cho phần mềm kế toán?
Trước đây, các phần mềm kế toán phổ biến như MISA SME.NET, FAST hay BRAVO thường được cài đặt trên một máy chủ vật lý đặt tại văn phòng. Tuy nhiên, phương án này sẽ có nhiều yếu điểm như: rủi ro hỏng phần cứng, mất dữ liệu do virus,…
Việc chuyển sang thuê máy chủ mang lại lợi ích vượt trội:
An toàn dữ liệu tập trung: Dữ liệu không còn nằm rải rác ở các máy con laptop cá nhân. Mọi dữ liệu được lưu trữ tập trung trên máy chủ, giúp quản lý và sao lưu dễ dàng.
Khả năng mở rộng tức thì: Khi dữ liệu công ty phình to sau 3-5 năm, bạn chỉ cần vài cú click chuột để nâng cấp thêm RAM, ổ cứng mà không cần mua máy mới.
Tiết kiệm chi phí: Loại bỏ hoàn toàn chi phí đầu tư máy chủ vật lý đắt đỏ, chi phí điện năng và bảo trì phần cứng.
5 Tiêu chí quan trọng khi chọn thuê máy chủ kế toán
Bảo mật dữ liệu kế toán – yếu tố quan trọng hàng đầu
Dữ liệu kế toán là tài sản sống còn của doanh nghiệp. Vì vậy, khi thuê máy chủ chạy phần mềm kế toán online, yếu tố bảo mật cần được đặt lên hàng đầu.
Doanh nghiệp cần đảm bảo:
- Máy chủ có tường lửa và cơ chế chống truy cập trái phép.
- Phân quyền người dùng rõ ràng theo vai trò kế toán, quản lý, lãnh đạo.
- Hệ thống được cập nhật bảo mật thường xuyên.
- Có giải pháp sao lưu dữ liệu an toàn.
Một hệ thống máy chủ bảo mật kém có thể dẫn đến rò rỉ dữ liệu tài chính, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và hoạt động doanh nghiệp.
Hiệu năng máy chủ phải phù hợp với phần mềm kế toán
Hệ điều hành Windows Server vốn đã tiêu tốn khá nhiều tài nguyên hệ thống. Và RAM là yếu tố quan trọng nhất. Nếu Ram không đủ, khi nhiều người truy cập đồng thời, phần mềm sẽ giật lag kinh khủng.
Với CPU thì hãy ưu tiên số Core cao để xử lý nhiều tác vụ truy xuất dữ liệu cùng lúc từ các máy trạm.
Ngoài ra, cơ sở dữ liệu kế toán yêu cầu tốc độ Đọc/Ghi cực lớn mỗi khi bạn nhập chứng từ hoặc xuất báo cáo tổng hợp. Tuyệt đối không thuê máy chủ sử dụng ổ đĩa HDD truyền thống.
Hãy yêu cầu nhà cung cấp cam kết sử dụng 100% ổ cứng SSD Enterprise hoặc cao cấp hơn là NVMe. Điều này giúp thời gian xuất báo cáo giảm trừ hàng chục phút xuống chỉ còn vài giây.
Hệ điều hành tương thích
Hầu hết các phần mềm kế toán tại Việt Nam hiện nay được xây dựng trên nền tảng .NET Framework và cơ sở dữ liệu SQL Server của Microsoft. Do đó, môi trường hoạt động ổn định nhất là Windows Server ( các phiên bản 2012, 2016, 2019 hoặc 2022).
Lưu ý: Hãy hỏi kỹ nhà cung cấp về chi phí bản quyền ( License) Windows Server. Sử dụng bản quyền “lậu” (crack) trên máy chủ thuê ngoài có thể khiến server của bạn bị khóa bất cứ lúc nào do vi phạm chính sách.
Khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển
Doanh nghiệp có xu hướng mở rộng:
- Tăng số lượng nhân sự kế toán
- Mở thêm chi nhánh
- Phát sinh thêm dữ liệu và nghiệp vụ
Vì vậy, máy chủ chạy phần mềm kế toán online cần có khả năng:
- Nâng cấp CPU, RAM, ổ cứng linh hoạt
- Mở rộng số lượng user sử dụng
- Không làm gián đoạn hệ thống khi nâng cấp
Khả năng mở rộng tốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và không phải thay đổi hạ tầng nhiều lần.
Sao lưu và khôi phục dữ liệu
Sao lưu dữ liệu là yếu tố không thể thiếu khi vận hành phần mềm kế toán online.
Sẽ ra sao nếu máy chủ gặp sự cố và toàn bộ dữ liệu kế toán 10 năm qua biến mất? Dù hạ tầng Cloud rất an toàn, bạn vẫn cần phương án dự phòng.
Hãy chọn nhà cung cấp có tính năng Auto Backup hàng ngày. Lời khuyên cho doanh nghiệp là nên cấu hình backup ra một nơi khác hoặc tải bản sao lưu về máy cá nhân định kỳ hàng tuần để an tâm tuyệt đối.
Đừng đánh cược dữ liệu tài chính quan trọng với những dịch vụ VPS giá rẻ thiếu cam kết bảo mật. Hãy lựa chọn một đối tác cung cấp dịch vụ cho thuê máy chủ uy tín để đảm bảo hệ thống kế toán luôn online 24/7, sẵn sàng cho mọi kỳ báo cáo thuế quan trọng.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết các bước thuê server vật lý giá rẻ tại ODS
