Nhờ khả năng kết nối nhanh chóng, giúp quản lý có thể tập trung và tối ưu chi phí, tổng đài 1900 ngày càng trở nên phổ biến và được xem là một trong những công cụ không thể thiếu trong chăm sóc khách hàng của nhiều doanh nghiệp.

Lợi ích nổi bật của tổng đài 1900

Tổng đài 1900 là loại hình dịch vụ viễn thông được thiết lập một đầu số duy nhất giúp doanh nghiệp có thể tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng trên toàn quốc. Loại tổng đài này có điểm đặc biệt là người gọi đến sẽ chịu cước phí, doanh nghiệp có thể nhận được phần doanh thu từ cước cuộc gọi.

Thay vì bắt đầu với những số điện thoại thông thường khó nhớ, bằng số 1900 tổng đài này luôn được nhiều doanh nghiệp lớn như ngân hàng, bảo hiểm hay ngành thương mại điện tử lựa chọn sử dụng nhờ tính chuyên nghiệp, dễ nhớ, dễ quảng bá trên nhiều nền tảng truyền thông, cụ thể một số lợi ích nổi bật không thể bỏ qua như:

1. Nâng cao hình ảnh thương hiệu

Khi nhìn vào đầu số 1900, khách hàng sẽ cảm nhận ngay được sự chuyên nghiệp, có đầu tư nghiêm túc vào dịch vụ chăm sóc khách hàng. Đó là lý do họ tin tưởng, đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp và là cơ sở để doanh nghiệp tạo dựng sự uy tín trong mắt khách hàng.

2. Quản lý cuộc gọi hiệu quả

Sử dụng tổng đài 1900, doanh nghiệp có thể ghi âm cuộc gọi, thiết lập lời chào IVR, phân phối cuộc gọi tự động (ACD) và theo dõi báo cáo chi tiết. Nhờ vậy mà chất lượng dịch vụ sẽ được kiểm soát hiệu quả hơn, trải nghiệm khách hàng cũng được cải thiện tốt hơn.

3. Tăng doanh thu gián tiếp

Cũng bởi hệ thống thu cước phí từ người gọi nên ngoài là công cụ hỗ trợ, tổng đài 1900 còn có thể giúp doanh nghiệp có thêm một nguồn thu ổn định từ những dịch vụ tư vấn chuyên sâu như ngành y tế, luật, công nghệ,…

4. Linh hoạt, dễ mở rộng

Một hệ thống tổng đài hiện đại có thể tích hợp cùng nhiều tính năng vượt trội giúp phục vụ việc chăm sóc khách hàng tốt hơn như CRM, chatbot, email,… Đây cũng là thế mạnh lớn để doanh nghiệp khi phát triển, muốn mở rộng quy mô sẽ vô cùng dễ dàng mà không cần đầu tư đến hạ tầng phức tạp.

Các loại tổng đài 1900 phổ biến

Hiện nay có hai dạng tổng đài 1900 phổ biến:

• Tổng đài 1900 truyền thống: Loại tổng đài sử dụng hạ tầng viễn thông cố định nhưng chi phí khá cao, khó mở rộng nên hình thức này đang dần được thay thế bằng mô hình hiện đại hơn.
• Tổng đài 1900 VoIP (Cloud): Là tổng đài được tích hợp cùng VoIP, hoạt động trên nền tảng đám mây với nhiều ưu điểm không cần đầu tư lắp đặt phần cứng cồng kềnh, chi phí thấp hơn, triển khai từ xa dễ dàng hơn, tích hợp nhiều tính năng thông minh giúp phục vụ trong công việc tốt hơn. Vì vậy, hệ thống này hiện đang trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn.

Những lưu ý khi triển khai tổng đài 1900

Với nhiều lợi ích nói trên, doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực có lượng khách hàng lớn cần hỗ trợ, thường cung cấp nhiều dịch vụ tư vấn chuyên sâu hay những doanh nghiệp muốn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, cần hệ thống quản lý cuộc gọi tập trung như ngành ngân hàng, tài chính, y tế, giáo dục, thương mại điện tử, dịch vụ,… có thể cân nhắc sử dụng tổng đài 1900. Tuy nhiên, trước khi triển khai cần lưu ý một số yếu tố sau:

1. Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Yếu tố này quyết định rất nhiều đến chất lượng dịch vụ. Vì vậy, để đảm bảo hài lòng trong quá trình sử dụng hệ thống, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn đơn vị uy tín, có kinh nghiệm triển khai thực tế, hạ tầng ổn định và luôn có sự hỗ trợ kỹ thuật tận tình 24/7.

2. Xây dựng kịch bản chăm sóc khách hàng

Hệ thống tổng đài tốt không thể thiếu một quy trình chuyên nghiệp. Do đó, việc xây dựng một kịch bản chăm sóc khách hàng với IVR rõ ràng, luôn chú trọng đào tạo nhân viên và theo dõi, cải thiện liên lục là điều mà doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm.

3. Tối ưu chi phí

Dù tổng đài 1900 có thể giúp doanh nghiệp tạo ra doanh thu. Tuy nhiên, nếu không có sự quản lý tốt, chi phí vận hành cũng có thể tăng cao. Cách để hạn chế điều này là cần theo dõi báo cáo thường xuyên để tối ưu hiệu quả.

Xu hướng phát triển của tổng đài 1900

Với nhiều ưu thế có được, hệ thống tổng đài 1900 trong tương lai sẽ không chỉ dừng lại ở việc tiếp nhận cuộc gọi mà còn được tích hợp sâu cùng với công nghệ AI hay các dữ liệu lớn để hiểu rõ nhu cầu, hành vi khách hàng, giúp doanh nghiệp gia tăng sự hài lòng của khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Nếu đang trên hành trình tìm kiếm một giải pháp chăm sóc khách hàng hiệu quả, linh hoạt, hiện đại, tổng đài 1900 chính là lựa chọn đáng cân nhắc cần triển khai sớm để giúp doanh nghiệp phát triển bền vững hơn.