Thay vì sử dụng tổng đài truyền thống, khó quản lý, chi phí lại cao, tổng đài ảo sẽ là một giải pháp nên cần được thay thế nhờ tính linh hoạt, hiện đại và tiết kiệm, giúp tối ưu vận hành và chăm sóc khách hàng hiệu quả trong thời đại số.

Tổng đài ảo doanh nghiệp là gì?

Cũng là hệ thống tổng đài liên lạc, nhưng phương thức hoạt động của tổng đài ảo lại khác hẳn so với tổng đài truyền thống. Đó chính là mọi cuộc gọi, ghi âm, lưu trữ dữ liệu đều trên nền tảng điện toán đám mây, giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý nhiều máy nhánh, kết nối CRM, phần mềm bán hàng và theo dõi hiệu suất nhân viên.

Đặc biệt, tổng đài ảo doanh nghiệp không phải lắp đặt phần cứng tại văn phòng nên việc triển khai và mở rộng vô cùng dễ dàng.

Lý do doanh nghiệp nên sử dụng tổng đài ảo?

Với bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào cũng vậy, điều mà họ quan tâm nhất trong quá trình vận hành là tăng tỷ lệ chuyển đổi, tiết kiệm chi phí cùng tính linh hoạt trong làm việc. Và cái điểm mạnh của tổng đài ảo là hoàn toàn có thể đáp ứng được điều này, cụ thể:

Cách tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng từ tổng đài ảo

Điều gây ảnh hưởng nhất đến tỷ lệ chuyển đổi khách hàng chính là việc làm mất khách. Đây là vấn đề thường gặp đối với những doanh nghiệp không đáp ứng được tính phản hồi nhanh chóng khi khách hàng gọi đến.

Tuy nhiên, với tổng đài ảo doanh nghiệp, nhờ tính năng phân phối cuộc gọi thông minh mà mọi cuộc gọi đều không bị bỏ lỡ, lịch sử tương tác cũng được ghi nhận và theo dõi chất lượng tư vấn. Nhờ tính chuyên nghiệp vậy mà tỷ lệ chốt đơn cũng được cải thiện đáng kể.

Cách giảm chi phí vận hành từ tổng đài ảo

Nhờ hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây mà tổng đài ảo chỉ cần trả phí linh hoạt theo nhu cầu sử dụng và gói dịch vụ đăng ký. Điều này so với tổng đài ảo truyền thống có thể tiết kiệm được nhiều khoản phí đáng kể như chi phí lắp đặt phần cứng ban đầu, chi phí bảo trì, những cước gọi nội bộ và chi phí mở rộng hệ thống.

Cách tổng đài ảo giúp làm việc từ xa dễ dàng

Nếu như tổng đài truyền thống, nhân viên chỉ có thể làm việc cố định tại văn phòng thì tổng đài ảo lại giúp nhân viên làm việc linh hoạt hơn ở bất kỳ thời gian, địa điểm nào. Chỉ cần có các thiết bị có kết nối internet như laptop, điện thoại di động hay ứng dụng softphone, hệ thống vẫn đảm bảo hoạt động như tại công ty.

Đây là lợi thế vô cùng lớn, nhất là những doanh nghiệp đang có xu hướng làm việc từ xa.

Tính năng quan trọng của tổng đài ảo doanh nghiệp

Một trong những lý do khiến tổng đài ảo trở thành một giải pháp hoàn hảo để thay thế công cụ truyền thống chính là nằm ở những tính năng vô cùng quan trọng được tích hợp trong hệ thống như:

1. Tính năng IVR – Lời chào và phân luồng tự động

Tính năng này cho phép tạo lời chào chuyên nghiệp, đồng thời hướng dẫn khách hàng bấm phím lựa chọn phòng ban khi gọi tới. Ví dụ “ Để gặp bộ phận kinh doanh nhấn phím 1, để gặp bộ phận chăm sóc khách hàng nhấn phím 2,… Lợi thế này không chỉ giúp khách hàng cảm thấy hài lòng vì không phải chờ đợi mà còn giảm tải áp lực cho nhân viên rất nhiều, nhất là vào những giai đoạn cao điểm.

2. Tính năng ghi âm và lưu trữ cuộc gọi

Ghi âm và lưu trữ cuộc gọi là tính năng không thể thiếu để quản lý có thể dựa vào đó kiểm soát chất lượng tư vấn, đào tạo nhân viên hoặc xử lý khi có khiếu nại. Tổng đài ảo có được sự tích hợp này khi mọi dữ liệu được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống cloud và việc truy xuất cũng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

3. Tính năng báo cáo chi tiết theo thời gian thực

Mọi cuộc gọi vào, ra, thời lượng cuộc gọi, tỷ lệ bắt máy và hiệu suất từng nhân viên đều được hệ thống cung cấp một cách chi tiết theo thời gian thực, giúp nhà quản lý có thể đưa ra quyết định chính xác hơn.

4. Tính năng tích hợp CRM, phần mềm bán hàng

CRM, phần mềm quản lý bán hàng sẽ vô cùng cần thiết cho những doanh nghiệp muốn cải thiện giao tiếp với khách hàng và tăng tỷ lệ chốt đơn. Bằng cách hiển thị thông tin đầy đủ trên màn hình khi khách hàng gọi đến. Kể cả những nhân viên mới tại doanh nghiệp vẫn có thể dễ dàng nắm bắt và có cách tư vấn cá nhân hoá hiệu quả, chinh phục được khách hàng ngay tại lần giao tiếp đầu tiên.

5. Tính năng tự động gọi ra (Auto Call)

Tính năng này đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp chuyên về Telesales, cần thường xuyên nhắc lịch hẹn và chăm sóc khách hàng định kỳ, giúp tối ưu năng suất đội ngũ kinh doanh.

Với nhiều tính năng quan trọng trên, tổng đài ảo vô cùng phù hợp với những doanh nghiệp thuộc lĩnh vực thương mại điện tử, tài chính, bảo hiểm, trung tâm đào tạo, thẩm mỹ viện, spa, các công ty dịch vụ,.. Nhất là với những doanh nghiệp có đội ngũ telesales từ 3 người trở lên. Và thực tế, giải pháp này đã, đang được ứng dụng mang lại nhiều lợi ích cạnh tranh cho doanh nghiệp từ những cải thiện đáng kể như:

• Cải thiện về độ chuyên nghiệp trong mắt khách hàng
• Không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội bán hàng
• Đội ngũ telesales được quản lý thông minh, hiệu quả
• Chi phí được kiểm soát tốt hơn
• Khách hàng hài lòng và đồng hành lâu dài hơn với doanh nghiệp.

Khi lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo, cần lưu ý gì?

Nhiều lợi ích từ tổng đài ảo là thế. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả đầu tư, bạn cần lưu ý lựa chọn đơn vị uy tín, có hạ tầng ổn định, hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, cam kết uptime cao, bảo mật dữ liệu tốt, có khả năng tuỳ chỉnh theo nhu cầu. Đây là những yếu tố mà ODS hoàn toàn có thể đáp ứng được.

Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu phản hồi nhanh cũng như mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách hàng, việc đầu tư vào tổng đài ảo tại ODS, không chỉ là giải pháp tiết kiệm chi phí, mà còn là bước đi chiến lược tạo doanh thu nhờ lợi thế tăng tỷ lệ bắt máy, chốt đơn, tăng hiệu suất nhân viên và nâng cao hình ảnh thương hiệu.

Do đó, nếu doanh nghiệp bạn cũng đang tìm kiếm giải pháp tổng đài ảo giúp nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu chuyển đổi, tổng đài ảo chính là lựa chọn phù hợp mà bạn không nên bỏ qua.